Obowiązki pracodawcy wobec pracownika ubiegającego się o przyznanie emerytury lub renty

W myśl art. 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 1440, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą emerytalną, pracodawcy (płatnicy składek) są zobowiązani:

Pracodawca (płatnik składek) jest zobowiązany do kompletowania wniosku o świadczenie emerytalno-rentowe wyłącznie w odniesieniu do pracowników, za których opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w chwili zgłoszenia przez tego ubezpieczonego wniosku o emeryturę lub rentę albo zgłoszenia przez członka rodziny zmarłego pracownika wniosku o rentę rodzinną.

Jeśli pracodawca wypłaca świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, komplet dokumentów należy przekazać do ZUS na 30 dni przed planowaną datą przejścia pracownika na emeryturę.

Do kompletowania wniosku o świadczenia emerytalno-rentowe (ZUS Rp-1E) zobowiązani są pracodawcy, jeśli stosowny wniosek złoży pracownik, z wyjątkiem:

• zleceniodawców,
• osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (są to pracodawcy, którzy 30 listopada 2012 r. nie zgłaszali co najmniej 20 osób do ubezpieczenia chorobowego).

Ubezpieczeni urodzeni po 31 grudnia 1948 r. składają wnioski o świadczenie do ZUS sami

Pracodawca nie pośredniczy w składaniu wniosków o emeryturę dla pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r., przechodzących na emeryturę na tzw. nowych zasadach, na podstawie art. 24 i 184 ustawy emerytalnej. Ta grupa ubezpieczonych zgłasza wnioski emerytalne bezpośrednio w ZUS.

Dokumenty stwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa do świadczenia. Ponadto dokumenty, o których mowa wyżej, nie są wymagane, jeżeli zostały złożone w ZUS do celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy lub odrębnych przepisów.

Przykład:

Pracownica, urodzona 20 lipca 1954 r., po osiągnięciu powszechnego wieku emerytalnego (60 lat i 7 miesięcy) złożyła 21 marca 2015 r. do ZUS wniosek o emeryturę. Do podstawy wymiaru emerytury wskazała zarobki z lat 2005–2014. Zwróciła się do swojego zakładu pracy o wydanie zaświadczenia ZUS Rp-7.

Zakład pracy nie musi wystawiać druku ZUS Rp-7, ponieważ na indywidualnym koncie pracownicy w ZUS znajdują się dane o wysokości składek odprowadzanych za nią przez zakład pracy.

Przejęcie zakładu pracy lub likwidacja pracodawcy

Pracownikom, którzy zostali przejęci wraz z częścią zakładu, zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków lub dochodów (ZUS Rp-7) powinien wystawić nowy pracodawca. Zgodnie bowiem z art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.) stał się on stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Natomiast pracodawcą właściwym do wystawienia druku ZUS Rp-7 dla pracowników pozostałych w nieprzejętej części przedsiębiorstwa lub tych, z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem, jest ich dotychczasowy pracodawca.

Jeśli dotychczasowy zakład pracy przekazał dokumenty płacowe pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Potwierdzenia powinien dokonać uprawniony do tego rodzaju czynności pracownik firmy, np. specjalista ds. kadr i płac.

W razie gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane przez pracodawcę (następcę prawnego) na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. w:

1. umowie o pracę,
2. pismach o powołaniu, mianowaniu,
3. karcie wynagrodzeń.

Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki Skarbu Państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

Gdy zakład pracy został zlikwidowany i nie ma prawnego następcy, wysokość zarobków może potwierdzić jednostka przechowująca dokumentację pracowniczą (np. organ założycielski, organ nadrzędny, archiwum lub firma przechowalnicza).

Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Zgodnie ze wspólnym stanowiskiem ZUS i MPiPS z 13 stycznia 2003 r. w sprawie podmiotów uprawnionych do wystawiania świadectwa pracy w szczególnych warunkach:

(...) W postępowaniu przed organem rentowym o ustalenie uprawnień do wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub uprawnień do otrzymania rekompensaty pieniężnej dopuszczalne są – jako środki dowodowe – zaświadczenia potwierdzające okresy wykonywania takiej pracy, wystawione przez:

• organy założycielskie zlikwidowanych zakładów pracy, w tym m.in. przez b. Ministerstwo Gospodarki,
  
• Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa,
  
• zakłady pracy, posiadające w swoich archiwach zakładowych akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z akt tych bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.

Przy ustalaniu uprawnień do emerytury lub renty, a także obliczaniu wysokości tych świadczeń oraz przy ustalaniu kapitału początkowego dopuszczalne jest uwzględnianie – jako środka dowodowego – zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku Rp-7 wystawionego przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa.

W zaświadczeniach, o których wyżej mowa (tj. ZUS Rp-7, świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, zaświadczeniach pracodawcy potwierdzających okres zatrudnienia), powinna być zawarta informacja, na podstawie jakich dokumentów osobowych zostały one wystawione.

Zygmunt Łobejko