Obiad dla klienta a koszty uzyskania przychodów

Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup obiadu lub innego posiłku nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 17 października 2014 r., nr IPTPB3/423-257/14-2/IR.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynikało, że wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie naprawy samochodów osobowych i ciężarowych, montażu wind załadowczych, serwisu klimatyzacji itp. Spółka stara się wyspecjalizować w zakresie obsługi zwłaszcza dużych samochodów ciężarowych, m.in. dobierając odpowiednią kadrę pracowniczą, kupując specjalistyczne maszyny i urządzenia czy organizując akcje promocyjno-marketingowe, które mają zachęcić obecnych i potencjalnych nowych klientów do korzystania z jej usług.

Jednym z takich działań marketingowych, mających zachęcać zwłaszcza stałych klientów do ponownego skorzystania z usług spółki, dokonujących napraw i oczekujących na naprawę kilka godzin, jest wydawanie takim klientom karnetów uprawniających do bezpłatnego posiłku w pobliskim barze (przede wszystkim w formie „dania dnia”, jeśli jest ono w danym momencie dostępne, lub innego dania w równoważnej cenie). Następnie na podstawie takich karnetów bar wystawia na spółkę fakturę obciążającą ją kosztami wydanych obiadów. Koszt jednego obiadu jest niewielki w porównaniu z wartością usługi naprawy świadczonej dla klienta otrzymującego karnet i wynosi około kilkanaście złotych.

Koszty uzyskania przychodów

Dyrektor IS wyjaśnił w pierwszej kolejności, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku, dyrektor IS zwrócił uwagę, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku między poniesionym kosztem a uzyskiwaniem bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a w szczególności art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączenie wydatków na reprezentację

Konsekwencją takiego zapisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków na reprezentację.

Organ podatkowy podkreślił, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego uzasadnione jest odwołanie się do wykładni językowej tego pojęcia. Wyjaśnił, że reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową (Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.

Zatem za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w myśl ww. przepisu należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań.

Zdaniem dyrektora IS nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią).

Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup obiadu lub innego posiłku nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

W razie gdy celem wydatku na poczęstunek w postaci obiadu sfinansowanego klientowi przez podatnika nie jest wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku firmy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z klientami, lecz nawiązanie regularnej współpracy z obecnymi i potencjalnymi klientami, które służy utrzymaniu i zwiększeniu sprzedaży usług będących przedmiotem działalności spółki, to wydatek ponoszony w tym celu spełnia przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jest ponoszony w celu osiągnięcia przychodów.

Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego, dyrektor IS potwierdził, że wydatek firmy na sfinansowanie obiadów w trakcie oczekiwania klientów na wykonanie usługi nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem może być uznany za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Jacek Kotowski