01.12.2016

Problemy osób chcących obecnie wskazać do podstawy wymiaru świadczenia lub dla potrzeb ustalenia kapitału początkowego zarobki z 20 dowolnych lat z całego okresu ubezpieczenia, wynikają m.in. z tego, że w momencie zakończenia pracy w danym zakładzie, odbierając świadectwo pracy, nie zwróciły się przy tej okazji do właściwych służb zakładu pracy o wystawienie zaświadczenia o zarobkach. Zakład pracy nie mógłby odmówić wystawienia zaświadczenia o zarobkach na prośbę pracownika, nie miał natomiast obowiązku wystawiania takiego zaświadczenia z urzędu.

Poczynając od 1 stycznia 2003 r. płatnicy składek są zobowiązani do przechowywania list płacy, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W przypadku braku dokumentacji płacowej w zakładzie pracy dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych może być również legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tych okresach wynagrodzeniach.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania wymaganych dowodów (zaświadczenia pracodawcy lub legitymacji ubezpieczeniowej z odpowiednimi wpisami), środkiem dowodowym jest też uwierzytelniona kopia dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, kserokopie) sporządzona przez jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu pracy (np. organ założycielski, firmę przechowalniczą, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich).

Odpis notarialny albo poświadczoną przez notariusza kserokopię dokumentu (także legitymacji ubezpieczeniowej) lub zeznań świadków (w przypadku dokumentowania niektórych okresów zatrudnienia) ZUS traktuje jak oryginał i dopuszcza, na wniosek osoby zainteresowanej, jako środek dowodowy w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS, mając na uwadze zgłaszane przez zainteresowanych trudności z udokumentowaniem wynagrodzeń z okresu sprzed 1980 r., już w lipcu 1999 r. zajęły w tej sprawie następujące wspólne stanowisko:

W przypadku braku w zakładzie pracy dokumentacji płacowej oraz braku wpisu o zarobkach w legitymacji ubezpieczeniowej istnieje możliwość ustalenia wysokości zarobków na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na podstawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika, których okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika.

Wystawiając zaświadczenie o wynagrodzeniu dla potrzeb emerytalno-rentowych na podstawie dokumentacji zastępczej (akt osobowych pracownika), należy uwzględnić w zaświadczeniu tylko te składniki wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki wynagrodzenia, np. premie i nagrody mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

Dopuszcza się ustalanie przez zakład pracy wynagrodzenia określonego w dokumentacji osobowej stawką godzinową, pod warunkiem jednak, że w aktach osobowych pracownika zachowały się dane dotyczące ilości faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie (dziennie, tygodniowo, miesięcznie). Jest bowiem oczywiste, że aby obliczyć wynagrodzenie pracownika, który był opłacany według stawki godzinowej, niezbędna jest wysokość stawki godzinowej oraz ilość przepracowanych w danym miesiącu godzin. Bez zachowanej w aktach osobowych ewidencji dotyczącej ilości przepracowanych godzin zakład pracy nie ma podstaw, aby obliczyć kwotę osiąganego w danym miesiącu wynagrodzenia.

Przykład:

Nasza pracownica ukończy w grudniu 2016 r. powszechny wiek emerytalny i będzie składała wniosek o emeryturę. Zakłady pracy, w których pracowała w latach 1985–2000, osiągając wysokie wynagrodzenie, które chciałaby wskazać do podstawy wymiaru emerytury, uległy likwidacji. Nie ma wpisów o zarobkach z tego okresu w legitymacji ubezpieczeniowej.

Jakimi innymi środkami dowodowymi będzie mogła udokumentować wynagrodzenie z tamtego okresu?

Zakład pracy może ustalić wynagrodzenie do potrzeb emerytalno-rentowych na podstawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika. Archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów pracy są upoważnione do wydawania odpisów, wyciągów, kopii przechowywanych dokumentów, a także zaświadczeń, uwierzytelnionych i podpisanych przez osoby kierujące takimi archiwami.

Dla potwierdzenia okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych wystarczającymi dokumentami wydawanymi przez archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów pracy są uwierzytelnione kserokopie:

• indywidualnych kart wynagrodzeń – kart zarobkowych,
• list płacy (lub stosownych ich fragmentów),
• świadectw pracy,
• umów o pracę itp.,

lub sporządzone i podpisane przez uprawnioną osobę – w oparciu o posiadaną dokumentację – wypisy bądź zaświadczenia, których treść powinna uwzględniać żądania osoby zainteresowanej zaświadczeniem, na dowolnie ustalonym wzorze.

Archiwa i prywatni przechowawcy nie mogą wydawać zaświadczeń o zarobkach na druku ZUS Rp-7, ponieważ nie są do tego uprawnieni. Archiwa mogą natomiast wydawać osobom zainteresowanym odpisy, wypisy, wyciągi lub kopie ich dokumentów osobowych, uwierzytelnione i podpisane przez osoby kierujące takimi archiwami.

Minimalne wynagrodzenie za podstawę wymiaru składek

W myśl art. 15 ust. 2a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 887, z późn. zm.), w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy. Niezależnie od tego, jaka jest faktyczna przyczyna braku możliwości przedłożenia zarobków, wnioskodawca nie musi jej udowadniać. Kwotę minimalnego wynagrodzenia organ rentowy przyjmuje z urzędu, bez konieczności składania przez zainteresowanego wniosku w tej sprawie.

Zygmunt Łobejko