Naliczenie i ewidencja księgowa odpisu na ZFŚS w roku 2015

Kwotę naliczonego na dany rok odpisu należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS: do 31 maja - 75% kwoty naliczonego odpisu oraz do 30 września - pozostałe 25% naliczonego odpisu.

Zgodnie z art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 111 z późn. zm., dalej: ustawa o zfśs) odpis podstawowy naliczany jest jako procent kwoty bazowej. W 2015 roku, kolejny już raz, na podstawie art. 5b ustawy, kwota ta ma odpowiadać przeciętnemu wynagrodzeniu miesięcznemu w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszonemu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Kwota ta wynosi 2917,14 zł.

Naliczenie odpisu

Zgodnie z regulacjami ustawy odpis podstawowy (obowiązkowy) naliczany jest w następujący sposób:

1. 37,5% kwoty bazowej na jednego zatrudnionego, w przeliczeniu na pełne etaty,
2. odpisy na pracowników młodocianych (na jednego pracownika młodocianego):
   • 5% kwoty bazowej w I roku nauki,
   • 6% kwoty bazowej w II roku nauki,
   • 7% kwoty bazowej w III roku nauki,
3. 50% kwoty bazowej – odpisy na pracowników wykonujących prace w warunkach szczególnych lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych.

Ponadto pracodawca może zwiększyć odpis podstawowy:

• na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% kwoty bazowej,
• na każdego emeryta i rencistę o 6,25% kwoty bazowej,
• pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% kwoty bazowej pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Przykład:
Obliczenie odpisu rocznego
Przeciętne zatrudnienie na 1 stycznia 2015 r. wynosi:

1. normalne warunki pracy – 38 osób:
   • pełny etat – 28 osób,
   • ½ etatu – 6 osób,
   • ¼ etatu – 4 osoby,
2. szczególne (uciążliwe) warunki pracy – 10 osób:
   • pełny etat – 10 osób,
3. niepełnosprawni – 10 osób:
   • pełny etat – 8 osób,
   • ½ etatu – 2 osoby,
4. emeryci – 8 osób.

1. Odpis podstawowy w przeliczeniu na pełne etaty, pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach:
kwota odpisu na jeden etat → 37,5% x 2917,14 zł = 1093,93 zł;
zatrudnieni w przeliczeniu na pełne etaty → 28 + 6 x 0,5 + 4 x 0,25 = 32;
kwota odpisu podstawowego → 32 x 1093,93 zł = 35 005,76 zł.

2. Odpis podstawowy na pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnych:
kwota odpisu na jedną osobę → 50% x 2917,14 zł = 1458,57 zł;
kwota odpisu podstawowego → 10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł.

3. Odpis podstawowy i odpis dodatkowy na osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności:
kwota odpisu podstawowego → 1093,93 zł x (8 + 2 x 0,5) = 9845,37 zł;
kwota odpisu dodatkowego na jedną osobę → 6,25% x 2917,14 zł = 182,32 zł;
dodatkowy odpis → 10 osób x 182,32 zł = 1823,20 zł.

4. Dodatkowy odpis na emerytów i rencistów:
odpis na jedną osobę → 2917,14 zł x 6,25% = 182,32 zł;
odpis na emerytów → 8 x 182,32 zł = 1458,56 zł.

Razem odpis na rok 2015 wyniesie 62 718,59 zł.

Kwotę naliczonego na dany rok odpisu należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs:

• do 31 maja – 75% kwoty naliczonego odpisu,
• do 30 września – pozostałe 25% naliczonego odpisu.

Tworząc fundusz, trzeba mieć również na uwadze przepisy podatkowe, które pozwalają zaliczyć w koszty uzyskania przychodów tylko te kwoty, które zostały naliczone zgodnie z regulacjami ustawy o zfśs i zostały przekazane na wyodrębniony rachunek funduszu. W myśl przepisów podatkowych naliczone, lecz niewpłacone kwoty nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Sposób ujęcia naliczonego odpisu uzależniony jest od przyjętego w jednostce wariantu ewidencji kosztów. Jednak biorąc pod uwagę to, że dotyczy on całego roku (12 miesięcy), bez względu na wariant ewidencji kosztów należy zarachować go do rozliczenia w czasie i sukcesywnie zaliczać w koszty okresu.

Przykład:

Ewidencja odpisu na ZFŚS
1. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów według rodzaju:

Naliczony odpis:
Winien (Debet)          Koszty według rodzaju (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, 
                                analitycznie ZFŚS) – 62 718,59,
Ma (Credit)                Fundusze specjalne, analitycznie ZFŚS – 62 718,59;

Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie:
Winien (Debet)          Rozliczenia międzyokresowe kosztów – 62 718,59,
Ma (Credit)                Rozliczenie kosztów rodzajowych – konto 490 – 62 718,59;

Rozliczenie w koszty miesięcznego odpisu (62 718,59 / 12) → 5226,55:
Winien (Debet)          490 Rozliczenie kosztów rodzajowych – 5226,55,
Ma (Credit)                Rozliczenia międzyokresowe kosztów – 5226,55.

2. Jednostka ewidencjonuje koszty w układzie kalkulacyjnym (kwoty jak wyżej):

Naliczony odpis:
Winien (Debet)          Rozliczenia międzyokresowe kosztów,
Ma (Credit)                Fundusze specjalne, analitycznie ZFŚS;

Rozliczenie w koszty miesięcznego odpisu:
Winien (Debet)          Odpowiednie konto zespołu 5, np. koszty zarządu, koszty działalności 
                                podstawowej, koszty sprzedaży, koszty wydziałowe itp.,
Ma (Credit)                Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów według rodzaju i rozlicza koszty na konta zespołu 5:

Naliczony odpis:
Winien (Debet)          Koszty według rodzaju (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, 
                                analitycznie ZFŚS),
Ma (Credit)                Fundusze specjalne, analitycznie ZFŚS;

Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie:
Winien (Debet)          Rozliczenia międzyokresowe kosztów,
Ma (Credit)                Rozliczenie kosztów rodzajowych – konto 490;

Rozliczenie w koszty miesięcznego odpisu:
Winien (Debet)          Konto kosztów zespołu 5, np. koszty zarządu,
Ma (Credit)                Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

W bilansie jednostki stan funduszu ujmowany jest w następujący sposób:

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
III. Zobowiązania krótkoterminowe
3. Fundusze specjalne.

Tworząc ZFŚS, należy pamiętać o tym, że na konie roku należy dokonać ponownego przeliczenia przeciętnego stanu zatrudnienia i dokonać korekty naliczonego odpisu. Po czym wprowadzić kwotę korekty do ewidencji księgowej i dokonać ewentualnej dopłaty na rachunek ZFŚS lub zwrotu z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki.

Elżbieta M. Kowalska