Możliwość przekazania PIT-11 pracownikowi w formie elektronicznej

Pytanie podatnika: Czy płatnik przekazując podatnikowi imienną informację PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym z wykorzystaniem zabezpieczonej platformy internetowej, realizuje obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji? Czy konieczne jest uzyskanie zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11 w ww. formie, a jeżeli tak, to czy konieczna jest zgoda w formie pisemnej? Czy raport z logowania podatników do platformy internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770, ze zm.) - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 12 listopada 2014 r. (data wpływu do Biura - 13 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i zleceniobiorcom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 listopada 2014 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i zleceniobiorcom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca średnio w ciągu roku zatrudnia łącznie około 8000 osób na terenie całej Polski. W zależności od specyfiki powierzanych obowiązków, zatrudnia osoby na podstawie umów o pracę oraz umów zlecenia. W ramach wykonywanych obowiązków zleceniobiorcy korzystają już z odpowiednio zabezpieczonej platformy internetowej Wnioskodawcy, za pomocą której dokonują np. potwierdzania realizacji umów.

Wnioskodawca chciałby stworzyć nową funkcjonalność (zastosowanie) tej platformy i planuje wprowadzić do niej dostęp także dla pracowników i przy wykorzystaniu tej platformy internetowej udostępniać zarówno dla pracowników jak i zleceniobiorców informację PIT-11 w formie elektronicznej, zgodnie z następująca procedurą:

1. Wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.
2. Deklaracje PIT-11 zostaną przez odpowiednio umocowanego przedstawiciela Wnioskodawcy podpisane elektronicznie z użyciem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. Na deklaracjach PIT naniesiony zostanie znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo.
4. Deklaracje PIT-11 zostaną zamieszczone na opisanej wyżej zabezpieczonej platformie internetowej i będą dostępne do pobrania dla obecnych i byłych pracowników oraz zleceniobiorców poprzez linki zarówno do odczytu jak i pobrania; przy czym dostęp do danej deklaracji PIT-11 będzie indywidualnie przypisany do danego podatnika i tylko dla niego dostępny.
5. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej (na służbowy adres e-mail oraz na służbowy numer telefonu pracownika a w przypadku aktualnie zatrudnionych zleceniobiorców oraz zleceniobiorców i pracowników, z którymi w trakcie roku umowa została rozwiązana - na wskazany przez zleceniobiorcę, lub takiego pracownika prywatny adres e-mail oraz numer telefonu), zostanie podatnikowi wysłana:
   • informacja o publikacji deklaracji PIT-11 na zabezpieczonej platformie internetowej,
   • informacja o adresie www strony, na której opublikowana została deklaracja PIT-11 wraz z zamieszczonym linkiem przekierowującym,
   • informacja o nadanym unikatowym dla danego podatnika loginie dostępu do przedmiotowej platformy internetowej Wnioskodawcy.
6. Podatnik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący, wpisuje podany mu unikatowy login, dokonuje autoryzacji a następnie na swój nr telefonu otrzymuje automatycznie od Wnioskodawcy unikatowe hasło dostępu do swojego konta. Za pomocą otrzymanego hasła podatnik loguje się na platformę internetową, w której udostępniona jest dotycząca tylko tego podatnika deklaracja PIT-11.
7. Platforma internetowa będzie zapisywać godzinę i datę pierwszego dostępu podatnika do udostępnionego dokumentu PIT-11.
8. Platforma internetowa będzie generować raport z logowania się podatników do wymienionej wyżej platformy internetowej zawierającej udostępnione PIT-11.
9. Raport z logowania, o którym mowa powyżej, będzie zawierał potwierdzenie dostępu do dokumentu przez podatnika z wykazem godziny i daty otwarcia pliku PDF z deklaracją PIT-11.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1. Czy płatnik przekazując podatnikowi imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym z wykorzystaniem zabezpieczonej platformy internetowej, realizuje obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji?
2. Czy konieczne jest uzyskanie zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej a jeżeli tak, to czy konieczna jest zgoda w formie pisemnej?
3. Czy raport z logowania podatników do platformy internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie przez płatnika podatnikowi (pracownikowi lub zleceniobiorcy) imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - realizuje obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji. Na gruncie przepisów podatkowych brak jest bowiem regulacji, które nakazywałyby płatnikom przekazywać deklaracje podatnikom w tylko jednej określonej formie, w tym przypadku w formie pisemnej.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.

Z powyższego wynika, że jedynie forma sporządzenia przedmiotowych informacji została uregulowana przez prawo podatkowe i powinna przybrać formę ustalonego wzoru. Wnioskodawca, jako płatnik do tego określonego wzoru będzie się stosować. Przepisy nie określają natomiast sposobu przekazania informacji PIT-11 pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca uważa, że doręczenie podatnikowi deklaracji PIT-11 przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób wskazany w opisanej przez Wnioskodawcę powyżej procedurze wypełni obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji przez płatnika. Formy bezpośredniego jej doręczenia w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego nie są jedynymi formami przewidzianymi w przypadku doręczania przedmiotowej deklaracji PIT-11. Przekazanie podatnikowi informacji PIT-11 może nastąpić także za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Według Wnioskodawcy, sposób przesyłania informacji PIT-11 podatnikom drogą elektroniczną sugeruje również Ministerstwo Finansów. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronach Ministerstwa Finansów w dniu 8 stycznia 2013 r. „Drogą elektroniczną mogą być składane między innymi informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Deklaracje w takiej formie przekazywać można nie tylko do urzędów skarbowych, ale także samym pracownikom, co daje dodatkowe oszczędności.”

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje ponadto potwierdzenie w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących analogicznych zdarzeń przyszłych lub stanów faktycznych a to m. in w następujących interpretacjach indywidualnych:

• z 13 stycznia 2012 r. znak: IPPB4/415-791/11-3/MP7 wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie;
• z 7 lipca 2011 r. znak: IBPB II/1/415-388/11/MK wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach;
• z 7 maja 2014 r. znak: IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi.

Organy podatkowe w każdej z powyżej wskazanych interpretacji wyjaśniły, że przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierać wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w...