Możliwość anulowania faktury zaewidencjonowanej w pliku JPK_VAT

Anulowanie faktury mimo, że jest stosowane powszechnie, nie zostało uregulowane w przepisach ustawy o VAT. Ustawodawca nie przewidując takiej możliwości starał się nadać fakturze szczególnie doniosłe znaczenie. Jednak praktyka wykształciła tego rodzaju operację. Jest to bowiem rozwiązanie dużo bardziej racjonalne, niż wystawianie do każdego takiego dokumentu obarczonego pomyłką dokumentu korygującego.

Praktyka ta – istniejąca od dawna – była i jest dopuszczana przez organy podatkowe. Przyzwolenie na anulowanie faktury dał m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 marca 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ. Uznał w niej, że anulowanie faktury powinno być uznane za wyjątkowy sposób naprawienia popełnionej pomyłki. Obowiązkiem podatnika jest dołożenie maksimum staranności w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych. Jeżeli natomiast sprzedawca dokona anulowania ma obowiązek zachowania w dokumentacji oryginału jak i kopii takiego dokumentu sprzedaży. Przy czym konieczne jest dokonanie na nich dopisku, który dokument taki jednoznacznie unieważni. Dla podatnika wypływa stąd wniosek, że anulowanie faktury może dotyczyć jedynie dokumentów, które stanowią potwierdzenie czynności niezaistniałej jeszcze w rzeczywistości.

Anulowana faktura nie mogła więc wejść do obrotu prawnego, czyli nie nastąpiło jeszcze jej przekazanie nabywcy, oraz nie mógł powstać obowiązek podatkowy z tytułu transakcji tak udokumentowanej.

Wskazać można kilka sytuacji, gdy istnieją podstawy faktyczne anulowania faktury:

1. zorientowanie się przez wystawcę, że w dokumencie popełnił błąd,
2. transakcja nie miała miejsca w praktyce,
3. klient nie odebrał faktury, czyli sprzedawca posiada obydwa egzemplarze dokumentu,
4. towar został wysłany wraz z fakturą a nieodebrana przesyłka wróciła do nadawcy, który posiada obydwa egzemplarze tego dokumentu,
5. zamówiony towar został przez nabywcę zwrócony wraz z fakturą,
6. zamówiony towar został razem z fakturą wysłany nabywcy. Przesyłka nie dotarła jednak do adresata jak również nie została zwrócona sprzedawcy.

E-faktury

W obrocie gospodarczym dominują dziś faktury elektroniczne ze względu na swoje niepodważalne zalety. Jednak również w przypadku posługiwania się takimi dokumentami zdarzają się oczywiście pomyłki. W przypadku dokumentów elektronicznych anulowanie faktury nie jest niedopuszczalne. Zagadnieniem tym zajął się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK. Stwierdzono w niej, że faktura elektroniczna jest wprowadzona do obrotu w momencie wysłania jej do odbiorcy na wskazany przez niego adres mailowy. Zatem faktura wygenerowana, lecz nie przesłana, może zostać anulowana bez przeszkód. Utworzona, zarejestrowana i przesłana faktura elektroniczna nie może natomiast zostać przez odbiorcę zwrócona, nawet w przypadku, gdy są w niej błędy oczywiste.

Anulowana faktura w JPK_VAT

Obowiązek przesyłania Ministerstwu Finansów Jednolitych Plików Kontrolnych nie spowodował anulowania możliwości takich operacji. Zmienił się natomiast sposób postępowania sprzedawcy w tego rodzaju przypadkach. Plik zawiera informacje, których źródłem jest rejestr zakupu podatnika i umożliwia organom podatkowym bardzo dokładny wgląd w transakcje przeprowadzone przez przedsiębiorcę. Aktualnie przekazywany JPK istnieje w dwóch wersjach:

• JPK_V7M – dla miesięcznych rozliczeń VAT,
• JPK_V7K – dla kwartalnych rozliczeń VAT.

Różnica pomiędzy nimi polega na odmiennej częstotliwości składania dokumentu w części deklaracyjnej. Plik JPK_V7M w każdym miesiącu zawiera część deklaracyjną i ewidencyjną. Z kolei JPK_V7K za dwa pierwsze miesiące kwartału ma wyłącznie część ewidencyjną (opartą na rejestrach) a za ostatni miesiąc kwartału składa się z dwóch elementów, części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej.

Plik JPK podlega kontroli zarówno pod kątem poprawności wpisów, jak również w przypadku faktur sprzedaży sprawdzana jest ciągłość numeracji wystawionych dokumentów. Ma to ogromne znaczenie właśnie w przypadku anulowania faktury.

Sposób dokonania korekty pliku zależny jest od następujących czynników:

• czy błąd został ujawniony przed wysłaniem JPK,
• czy wykryty przez podatnika błąd wpływa na wysokość podstawy opodatkowania bądź też na wysokość należnego podatku.

W przypadku, gdy podatnik zorientuje się przed wysyłką pliku za dany okres rozliczeniowy, iż do zapisów wkradł się błąd nie wpływający na wysokość zobowiązania podatkowego lecz mający znaczenie dla zidentyfikowania transakcji, podatnik ma możliwość w takiej sytuacji usunąć błędny wpis i wykazać wyłącznie pozycje faktur z prawidłowymi danymi.

Jeżeli zaś błąd ujawniony został już po wysłaniu JPK zajdzie konieczność wystornowania zapisu błędnego. Oznacza to, że konieczny będzie ponowny wpis w całości lecz ze znakiem przeciwnym oraz dodanie nowego wpisu z prawidłowymi danymi.

W przypadku anulowania faktury, gdy została ona wykazana w już złożonym pliku JPK, korekta JPK powinna być wysłana bez uwzględniania usuniętej faktury. Jeżeli natomiast wysyłka jeszcze nie nastąpiła anulowana faktura nie powinna zostać w wysłanym pliku uwzględniona.

JPK_FA

Od lipca 2018 r. podatnicy VAT mają obowiązek na żądanie organu podatkowego przekazywać mu plik JPK_FA. Służy on przedstawieniu sytuacji danego podatnika w danym momencie. Jego celem jest więc monitorowanie jej pod kątem wystawionych faktur przez podatnika. Jest więc to szczególnego rodzaju plik kontrolny utworzony specjalnie dla faktur sprzedaży, wykorzystywany przez organy podatkowe oraz kontroli skarbowej podczas prowadzenia czynności kontrolnych albo sprawdzających. Ponieważ struktura ta zawierać powinna wszystkie faktury wystawione przez podatnika właściwie ujęcie w niej faktur anulowanych ma szczególne znaczenie.

Od 1 lipca 2019 r. obowiązuje nowa wersja struktury JPK_FA. Podatnik w dalszym ciągu ma obowiązek udostępniać ją na żądanie organu podatkowego w terminie nie dłuższym niż trzy dni a w przypadku znacznej ilości dokumentów może się on zwrócić o jego wydłużenie.

Aplikacja e-mikrofirma

Wspomnieć należy o istotnej pomocy dla podatników VAT jaką stanowi aplikacja e-mikrofirma. Umożliwia ona wystawianie i utrwalanie faktur, tworzenie ewidencji oraz wysyłanie plików JPK_V7M, JPK_V7K oraz JPK_FA. Działa ona w ten sposób, iż samoczynnie nadaje kolejny numer wystawionej fakturze – co nie pozwala na zakłócenie chronologii. Nie oznacza to, że błędnie wystawiona faktura nie może zostać przez wystawcę anulowana. Może to być uczynione na ogólnych zasadach, a więc przed wprowadzeniem takiego dokumentu do obrotu prawnego. W momencie gdy w takich okolicznościach podatnik dokona anulowania wystawionej faktury zostaje ona automatycznie przeniesiona na listę faktur anulowanych. W związku z tym nie jest ona ujmowana ani w ewidencji VAT ani w pliku JPK_VAT czy JPK_FA. Aby nie doszło do pomyłek, które zaburzyłyby wielkość sprzedaży tego rodzaju możliwość istnieje wyłącznie w stosunku do faktur, do których nie został wysłany dokument korygujący. Dla łatwej identyfikacji anulowana faktura zachowuje pierwotne nadany jej przez system numer. Kolejna wystawiona faktura otrzymuje już inny numer, nie ma więc obawy, że zostaną one zdublowane. Skoro dokument sprzedażowy został anulowany brak jest możliwości jego przywrócenia i wprowadzenia do obiegu. Zatem podatnik może bez obaw wystawiać nową fakturę opiewającą na te same kwoty dla tego samego nabywcy. Faktura taka zostanie automatycznie opatrzona innym już numerem.

Adam Okonkwo