02.08.2017

Warunki stosowania urządzeń fiskalnych zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie zawiera również wymagania, którym musi podporządkować się przedsiębiorca kończący działalność gospodarczą, wykorzystujący uprzednio do rejestracji obrotu urządzenia rejestrujące.

Warto pamiętać, że niedostosowanie się do tych wymogów może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową i problemami z rozliczeniem końcowym VAT - nie możemy więc kasy fiskalnej po prostu zezłomować lub oddać (sprzedać) komuś innemu, przed dopełnieniem formalności. 

Zakończenie działalności oznacza zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym - jej moduł fiskalny jest bowiem przyporządkowany do konkretnego przedsiębiorcy i nie może być używany do rejestrowania obrotu w innej firmie. A w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik powinien:

- wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

- złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy - wniosek ma swój określony wzór i znajduje się w załączniku numer 3 do wspomnianego wyżej rozporządzenia;

- złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego - wniosek powinien zawierać co najmniej dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, datę wyrejestrowania kasy, datę fiskalizacji, numer urządzenia rejestrującego i miejsce jego dotychczasowej instalacji;

- dokonać przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Praktyka dokonywania odczytu końcowego jest różna. Czasami odbywa się to w ten sposób, że upoważniony serwisant umawia się na odczyt w siedzibie urzędu skarbowego i jedzie tam z naszym urządzeniem (urządzeniami). W przypadku większych podmiotów odczyt odbywa się najczęściej w miejscu prowadzenia działalności. W każdym natomiast przypadku szczegółowych informacji udzieli nam serwis kas, i najczęściej to właśnie firma serwisująca weźmie na siebie dokonanie niezbędnych formalności - pobierając za to zryczałtowaną opłatę.

Odczyt kończy się sporządzeniem protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego. Raport stanowi załącznik do protokołu, a jego wzór stanowi załącznik nr 4 do wspomnianego już rozporządzenia.

Ulga na zakup nowych kas rejestrujących - uwaga na konieczność zwrotu

Przy instalacji nowych kas rejestrujących przedsiębiorcy powszechnie korzystają z ulgi na zakup nowej kasy. Nic dziwnego - warunki skorzystania z niej nie są skomplikowane. Ale jest tu pewnego rodzaju pułapka. Art. 111. ust 6 ustawy o VAT nakazuje zwrot odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania.

Warto pamiętać o tym przepisie - może warto wstrzymać się z formalnym zakończeniem działalności, jeśli do końca tego terminu brakuje kilkadziesiąt dni? Wszystko zależy od kwoty ulgi - czasami kwota do zwrotu będzie wyższa niż np. kwota obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne i innych kosztów związanych z przełożeniem zakończenia działalności.

Warunki korzystania z ulgi na zakup kas rejestrujących zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Rozporządzenie to zawiera również informacje w sprawie trybu postępowania w przypadku likwidacji działalności.

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, między innymi w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną działalności, nastąpi otwarcie likwidacji firmy albo zostanie ogłoszona jej upadłość.

Zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących dokonuje się na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie:

1) do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Sprzedaż kasy fiskalnej po zakończeniu działalności

Po dokonaniu formalności związanych z odczytem pamięci fiskalnej (i co istotne - po wejściu w posiadanie protokołu z tego odczytu) urządzenie fiskalne można odsprzedać. W przypadku popularnych urządzeń fiskalnych możliwa jest wymiana modułu fiskalnego na nowy - i ponowna fiskalizacja, część urządzeń kupowana jest również przez firmy szkolące serwisantów lub do celów szkoleniowych w placówkach zatrudniających nowych pracowników. Należy jednak spodziewać się trudności w przypadku chęci odsprzedaży urządzeń tańszych. Koszt instalacji modułu fiskalnego w używanym urządzeniu często powoduje nieopłacalność zakupu.

RG