Najbliższe szkolenia podatki.biz:
Popularne w dziale:
- 2021-01-07 15:00:00Podatki 2021: Zwolnienia z obowiązku stosowania kas
- 2021-01-08 14:00:00Podatki 2021. Opodatkowanie najmu po zmianach
- 2021-02-12 12:00:00Ulga internetowa w PIT za rok 2020
- 2021-01-14 14:00:00Parametry i wskaźniki 2021: Pracownik
- 2021-01-12 12:00:00VAT 2021: Parametry, wskaźniki, limity
Ważne informacje w serwisie:
Aktualności:
- 24.02.2021Przedsiębiorcy czekają na jedno cyfrowe okienko
- 24.02.2021Pracownicze plany kapitałowe z opóźnieniem?
- 24.02.2021Luka w VAT wzrośnie przez pandemię
- 24.02.2021Kontrole PIP ujawniły liczne nieprawidłowości przy wypłatach wynagrodzeń
- 23.02.2021Wznawianie działalności w pandemii. Biznes wskazuje na problem prawny
- 23.02.2021Dopłaty do oprocentowania kredytów dla firm. Rząd szykuje zmiany
- 23.02.2021Podatki 2021: O czym warto pamiętać, przesyłając PIT-11 przez internet?
- 23.02.2021Część oddziałów celnych do likwidacji
- 22.02.2021Odszkodowania za straty związane z pandemią? Senacki projekt już w Sejmie
- 22.02.2021Płaca minimalna musi być przewidywalna – twierdzi Rada Przedsiębiorczości
- 22.02.2021Podatki 2021: Nowy Polski Ład może wpłynąć także na podatki
- 22.02.2021Podpisy elektroniczne coraz bardziej popularne w firmach
Podobne na forum:
- 2020-08-06Dzień dobry. Przejęłam prowadzenie księgowości po ksiegowym, który zachorował nagle i nie ma z nim...
- 2019-09-30Proszę o polecenie dobrego i niedrogiego programu księgowego do prowadzenia pkpir, ryczałtu, płac,...
- 2018-05-12Witam, Planuję założyć DG (finansowaną z dotacji z UP) Zakres działalności będzie w dwóch...
- 2017-02-12Dzień dobry. Czy mógłby mi ktoś pomóc i zaproponować program księgowy , który generuje JPK ? Do tej...
- 2016-03-14Witajcie, Spółka była prowadzona przez biuro rachunkowe, które w trakcie całej współpracy było w...
- 2015-10-06Witajcie, muszę wybrać jakiś program księgowy do pełnej księgowości i do tego program do wystawiania...
Artykuły: Facebook
12.06.2018
Księgowy dowód zastępczy
Przedsiębiorca handluje samochodami. Kupuje m.in. samochody uszkodzone. Do naprawy samochodów wykorzystuje części samochodowe zakupione przez Internet od osób fizycznych nieprowadzących działalności. Czasami sprzedający nie chcą podać swoich danych osobowych. W takim przypadku dokumentuje zakup części za pomocą własnego dowodu księgowego o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”, a w miejscu sprzedającego umieszcza zapis „klient detaliczny”. Czy wydatek udokumentowany na podstawie takiego dowodu jest prawidłowy i można zaliczyć go do koszów?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:
- wydatek winien być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- wydatek nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
- wydatek winien być właściwie udokumentowany.
Wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa jednak zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.
W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposób prowadzenia księgi oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów w 2018 r. określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Dowody księgowe
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 powyższej ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
- korygujące poprzednie zapisy;
- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dowody zastępcze
Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
- w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
- w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Z powyższych przepisów wynika, że dowód zastępczy może być wystawiany, gdy nie ma możliwości pozyskania obcego dowodu źródłowego. Stanowi on szczególny rodzaj dokumentu, którego zadaniem jest umożliwienie dokonania zapisu księgowego, a tym samym ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. W takiej sytuacji dowód zastępczy trwale zastępuje dowód obcy. Dowód ten sporządza pracownik dokonujący operacji. Przy czym dowody zastępcze nie mogą być stosowane do operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Dowody w postępowaniu podatkowym
Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ustawy Ordynacja podatkowa, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części samochodowych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie jest możliwe uznanie za samodzielny dowód księgowy, właściwy do wprowadzenia poniesionego kosztu do ksiąg rachunkowych, dowodu o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”. Nie można w tym przypadku uznać, że ww. dowód spełnia wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, skoro nie zawiera on określenia obu stron, które transakcję zawarły. Jednakże, jeśli przedsiębiorca będzie w posiadaniu wydruków aukcji internetowych informujących o wygranej aukcji i potwierdzenia dokonania przelewów na konta sprzedawców, które stanowić będą załącznik do sporządzonego przez niego „dowodu zakupu części samochodowych”, to wszystkie ww. dokumenty łącznie stanowić mogą podstawę do wprowadzenia poniesionego wydatku do księgi rachunkowej i uznanie tego wydatku za koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
(Interpretacja indywidualna z 20 kwietnia 2018 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.132.2018.1.AP - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej)
Red.
Ostatnie artykuły z tego działu
- Wykup samochodu osobowego z leasingu – rozliczenie VAT
- Wznawianie działalności w pandemii. Biznes wskazuje na problem prawny
- Dopłaty do oprocentowania kredytów dla firm. Rząd szykuje zmiany
- Niewykorzystana kwota ulgi termomodernizacyjnej nie przepada
- Najem prywatny - obowiązek zapłaty podatku mimo zaległości czynszowych?
- Faktury zaliczkowe – ewidencja u dostawcy i odbiorcy
- Odszkodowania za straty związane z pandemią? Senacki projekt już w Sejmie
- Kiedy nie można stosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy
- Podatki 2021: Nowe wzory deklaracji PIT-4R i PIT-8AR
- Podatki 2021: Dłuższe terminy płatności zaliczek dla części płatników PIT