Szukaj
Wykop ten artyku Do陰cz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artyku造: Facebook

30.11.2018

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych – prawa i obowi您ki pracodawcy, obowi您ki ZUS

Od 2019 r. dokumentacj pracownicz nowo zatrudnionych podatników b璠zie mo積a przechowywa przez 10 a nie 50 lat. Oznacza to jednak niestety konieczno嗆 przekazywania jeszcze wi瘯szej ilo軼i informacji do ZUS, który przypomina pracodawcom o ich nowych obowi您kach. Obowi您ki b璠 mieli te pracodawcy, którzy zechc skróci okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych wcze郾iej. 

Okres przechowywania akt - istotna jest data zatrudnienia

Okres, przez który od nowego roku trzeba b璠zie przechowywa akta pracownicze, zale篡 od daty zatrudnienia pracownika czy zleceniobiorcy. Je郵i zosta zatrudniony przed 1999 r., to tak jak teraz nale篡 przechowywa dokumentacj przez 50 lat. Natomiast akta wszystkich nowo zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców (od 2019 r.) b璠 przechowywane krócej – 10 lat od ko鎍a roku kalendarzowego, w którym usta stosunek pracy lub zako鎍zy豉 si umowa zlecenia.

Skrócenie okresu przechowywania akt

Okres przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018 mo積a skróci z 50 do 10 lat, po spe軟ieniu dwóch dodatkowych warunków:

  • z這瞠nia o鈍iadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW),

oraz

  • przekazania do ZUS raportów (ZUS RIA).

Je郵i pracodawca nie z這篡 za swoich pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych ZUS RIA, to tak jak obecnie b璠zie przechowywa przez 50 lat listy p豉c, karty wynagrodze albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstaw wymiaru renty albo emerytury obliczanej na starych zasadach.

O鈍iadczenie i raporty

Dokument ZUS OSW zawiera o鈍iadczenie, 瞠 pracodawca przeka瞠 raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018. To o鈍iadczenie mo積a z這篡 w wybranym przez pracodawc momencie. B璠zie je mo積a wycofa - ale tylko do czasu z這瞠nia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raporty informacyjne ZUS RIA

Raporty informacyjne ZUS RIA b璠 sk豉dane za ka盥ego pracownika czy zleceniobiorc, który po raz pierwszy podj掖 prac w latach 1999–2018. Dotyczy to tak瞠 osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej lub innej umowy o 鈍iadczenie us逝g, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje si przepisy dotycz帷e zlecenia. W raportach tych b璠 przekazywane dane, które obecnie nale篡 po鈍iadcza w formie papierowej, w przypadku wystawiania pracownikom i zleceniobiorcom dokumentów, które trzeba do陰czy do wniosku o przyznanie 鈍iadczenia, np. emerytury. Dane z raportów zostan zapisane przez ZUS na koncie ubezpieczonego.

Raporty informacyjne ZUS RIA - terminy

Je瞠li pracodawca z這篡 o鈍iadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA i go nie odwo豉, to taki raport za ka盥ego pracownika i zleceniobiorc nale篡 przekaza:

  • w ci庵u roku od dnia, w którym zostanie z這穎ne o鈍iadczenie – je郵i pracownik albo zleceniobiorca zako鎍zy prac przed z這瞠niem o鈍iadczenia,

  • razem z wyrejestrowaniem z ubezpiecze spo貫cznych na formularzu ZUS ZWUA – je郵i pracownik albo zleceniobiorca zako鎍zy prac po z這瞠niu o鈍iadczenia.

Nale篡 te przekaza kopi raportu informacyjnego ZUS RIA (w formie papierowej) pracownikowi lub zleceniobiorcy, który przestanie pracowa. Natomiast po 10 latach przechowywania dokumentacji powstanie obowi您ek wydania by貫mu pracownikowi czy zleceniobiorcy dokumentów zwi您ane z jego zatrudnieniem, je郵i tego za膨da.

Dane w raporcie ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA nale篡 podawa nast瘼uj帷e dane:

  • wyp豉cone przychody niezb璠ne do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury, której wysoko嗆 ZUS oblicza wed逝g starych zasad – za lata kalendarzowe od 1999 r. do 2018 r.,

  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w okre郵onym wymiarze obowi您kowego wymiaru zaj耩 od 1999 r. do 2018 r.,

  • okresy wykonywania i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) od 1999 r. do 2008 r.,

  • okresy wykonywania i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych w wykazach) od 1999 r. do 2008 r.,

  • dat rozwi您ania albo wyga郾i璚ia ostatniego stosunku pracy albo stosunku s逝瘺owego,

  • tryb rozwi您ania stosunku pracy,

  • podstaw prawn rozwi您ania lub wyga郾i璚ia ostatniego stosunku pracy lub stosunku s逝瘺owego oraz informacj, z czyjej inicjatywy stosunek pracy zosta rozwi您any,

  • informacj, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przys逝giwa deputat w璕lowy albo ekwiwalent pieni篹ny za deputat w璕lowy

  • Okresy pracy górniczej albo równorz璠nej

Raportu informacyjnego ZUS RIA nie trzeba b璠zie przekazywa za pracowników zatrudnionych przy pracy górniczej, pracy równorz璠nej z prac górnicz oraz maj帷ych okresy zaliczane do pracy górniczej. Dlatego po 2018 r. nadal trzeba b璠zie przechowywa dokumentacj z tymi danymi przez 50 lat i potwierdza je pracownikom wyst瘼uj帷ym o emerytur.

Okres przechowywania 50 lat

B璠zie trzeba przechowywa dokumenty pracownika przez 50 lat od ko鎍a jego pracy u pracodawcy, gdy:

  • pracodawca zg這si go po raz pierwszy do ubezpiecze spo貫cznych w latach 1999–2018 i nie przekaza za niego raportu informacyjnego ZUS RIA,

  • pracodawca zg這si go do ubezpieczenia spo貫cznego przed 1999 r. (nawet je郵i kontynuowa u pracodawcy prac po 1998 r.),

  • pracownik wykonywa u pracodawcy prac górnicz lub prac równorz璠n z prac górnicz albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Obowi您ki wobec pracownika i zleceniobiorcy

Je郵i za pracownika zostanie z這穎ny raport informacyjny ZUS RIA przy wyrejestrowaniu z ubezpiecze, nale篡 przekaza mu:

  • kopi ZUS RIA, aby móg zweryfikowa zawarte w nim informacje,

  • dowody, które potwierdz, 瞠 wykonywa od 1999 r. do 2008 r. prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prac wymienion w starych wykazach),

  • dowody, które potwierdz, 瞠 wykonywa od 1999 r. do 2008 r. prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prac wymienion w nowych wykazach).

Nale篡 poinformowa pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie do jej odbioru i terminie odbioru oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Przedsi瑿iorca b璠帷y zleceniodawc powinien przekaza zleceniobiorcy kopi raportu informacyjnego ZUS RIA, aby móg zweryfikowa zawarte w nim informacje. Analogicznie nale篡 go poinformowa o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotycz帷ej umowy, prawie do jej odbioru i terminie odbioru.

Obowi您ki ZUS

ZUS równie poinformuje pracownika (zleceniobiorc), 瞠 zosta z這穎ny za niego raport informacyjny ZUS RIA. Zrobi to:

  • w informacji o stanie konta przes豉nej za rok, w którym zosta przekazany raport informacyjny ZUS RIA,

  • wraz z formularzem PIT przes豉nym za rok, w którym zosta przekazany raport informacyjny ZUS RIA, – je郵i pracownik czy zleceniobiorca pobiera emerytur lub rent i ZUS nie wysy豉 do niego informacji o stanie konta.

Je郵i raport informacyjny zosta przekazany po wyrejestrowaniu z ubezpiecze, pracownik zostanie poinformowany przez ZUS o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,

  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie odbioru,

  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,

  • konieczno軼i wyst徙ienia do pracodawcy jako p豉tnika sk豉dek o wydanie:

    • dowodów, które potwierdzaj, 瞠 wykonywa od 1999 r. do 2008 r. prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prac wymienion w starych wykazach),

    • dowodów, które potwierdzaj, 瞠 wykonywa od 1999 r. do 2008 r. prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prac wymienion w nowych wykazach).

Je郵i raport informacyjny zosta przekazany po wyrejestrowaniu zleceniobiorcy z ubezpiecze, ZUS

równie poinformuje go o skróconym okresie przechowywania dokumentacji zwi您anej z umow zlecenia, prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru. Ubezpieczonym, którzy maj profil na Platformie Us逝g Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), zostan udost瘼nione tam dane z raportu informacyjnego ZUS RIA.

Nowy dokument ZUS RPA

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy b璠 przekazywane w imiennym raporcie miesi璚znym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA).

Informacj o dacie i sposobie rozwi您ania albo wyga郾i璚ia stosunku pracy albo stosunku s逝瘺owego przekazywane b璠 na formularzu ZUS ZWUA, którym pos逝篡 do wyrejestrowania pracownika z ubezpiecze spo貫cznych.

W formularzu tym zostanie dodany nowy blok, w którym trzeba b璠zie podawa:

  • dat rozwi您ania b康 wyga郾i璚ia ostatniego stosunku pracy lub stosunku s逝瘺owego,

  • tryb rozwi您ania stosunku pracy lub stosunku s逝瘺owego,

  • podstaw rozwi您ania stosunku pracy lub stosunku s逝瘺owego,

  • informacj, z czyjej inicjatywy zosta rozwi您any stosunek pracy.

Imienny raport miesi璚zny ZUS RPA nale篡 przekazywa bez wzgl璠u na to, w jakim charakterze pracownika by zatrudniony. Nie trzeba go przekazywa za ka盥y miesi帷, ale za ten miesi帷, w którym:

  • pracownikowi wyp豉cony zostanie przychód nale積y za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. trzynastka za 2018 r.,

  • obok 鈍iadcze z tytu逝 niezdolno軼i do pracy lub macierzy雟twa, np. obok zasi趾u chorobowego, zostanie wyp豉cony pracownikowi sk豉dnik wynagrodzenia, np. dodatek sta穎wy, od którego nie zosta造 op豉cone sk豉dki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

  • pracownik wykonywa prac nauczycielsk.

Imienny raport miesi璚zny ZUS RPA uzupe軟i dane przekazane za pracownika (zleceniobiorc) w innych imiennych raportach miesi璚znych, niezb璠ne, aby przyzna i obliczy wysoko嗆 emerytury i renty.

Opracowano na podstawie materiaów ZUS

 

 

Ostatnie artyku造 z tego dzia逝

Wszystkie artyku造 z tego dzia逝 »

rozwi wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy U篡tkownicy podatki.biz. Cho czytamy uwa積ie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczeg馧owych. Zadaj帷 je, kierujecie je nie do nas, a do innych U篡tkownik闚 podatki.biz. Je瞠li chcecie wyja郾i lub rozwi您a jaki problem, zach璚amy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zesp馧 podatki.biz