Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

30.11.2018

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych – prawa i obowiązki pracodawcy, obowiązki ZUS

Od 2019 r. dokumentację pracowniczą nowo zatrudnionych podatników będzie można przechowywać przez 10 a nie 50 lat. Oznacza to jednak niestety konieczność przekazywania jeszcze większej ilości informacji do ZUS, który przypomina pracodawcom o ich nowych obowiązkach. Obowiązki będą mieli też pracodawcy, którzy zechcą skrócić okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych wcześniej. 

Okres przechowywania akt - istotna jest data zatrudnienia

Okres, przez który od nowego roku trzeba będzie przechowywać akta pracownicze, zależy od daty zatrudnienia pracownika czy zleceniobiorcy. Jeśli został zatrudniony przed 1999 r., to tak jak teraz należy przechowywać dokumentację przez 50 lat. Natomiast akta wszystkich nowo zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców (od 2019 r.) będą przechowywane krócej – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Skrócenie okresu przechowywania akt

Okres przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018 można skrócić z 50 do 10 lat, po spełnieniu dwóch dodatkowych warunków:

  • złożenia oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW),

oraz

  • przekazania do ZUS raportów (ZUS RIA).

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych ZUS RIA, to tak jak obecnie będzie przechowywać przez 50 lat listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury obliczanej na starych zasadach.

Oświadczenie i raporty

Dokument ZUS OSW zawiera oświadczenie, że pracodawca przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018. To oświadczenie można złożyć w wybranym przez pracodawcę momencie. Będzie je można wycofać - ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raporty informacyjne ZUS RIA

Raporty informacyjne ZUS RIA będą składane za każdego pracownika czy zleceniobiorcę, który po raz pierwszy podjął pracę w latach 1999–2018. Dotyczy to także osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. W raportach tych będą przekazywane dane, które obecnie należy poświadczać w formie papierowej, w przypadku wystawiania pracownikom i zleceniobiorcom dokumentów, które trzeba dołączyć do wniosku o przyznanie świadczenia, np. emerytury. Dane z raportów zostaną zapisane przez ZUS na koncie ubezpieczonego.

Raporty informacyjne ZUS RIA - terminy

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA i go nie odwoła, to taki raport za każdego pracownika i zleceniobiorcę należy przekazać:

  • w ciągu roku od dnia, w którym zostanie złożone oświadczenie – jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,

  • razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Należy też przekazać kopię raportu informacyjnego ZUS RIA (w formie papierowej) pracownikowi lub zleceniobiorcy, który przestanie pracować. Natomiast po 10 latach przechowywania dokumentacji powstanie obowiązek wydania byłemu pracownikowi czy zleceniobiorcy dokumentów związane z jego zatrudnieniem, jeśli tego zażąda.

Dane w raporcie ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA należy podawać następujące dane:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury, której wysokość ZUS oblicza według starych zasad – za lata kalendarzowe od 1999 r. do 2018 r.,

  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć od 1999 r. do 2018 r.,

  • okresy wykonywania i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) od 1999 r. do 2008 r.,

  • okresy wykonywania i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych w wykazach) od 1999 r. do 2008 r.,

  • datę rozwiązania albo wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy albo stosunku służbowego,

  • tryb rozwiązania stosunku pracy,

  • podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,

  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy

  • Okresy pracy górniczej albo równorzędnej

Raportu informacyjnego ZUS RIA nie trzeba będzie przekazywać za pracowników zatrudnionych przy pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz mających okresy zaliczane do pracy górniczej. Dlatego po 2018 r. nadal trzeba będzie przechowywać dokumentację z tymi danymi przez 50 lat i potwierdzać je pracownikom występującym o emeryturę.

Okres przechowywania 50 lat

Będzie trzeba przechowywać dokumenty pracownika przez 50 lat od końca jego pracy u pracodawcy, gdy:

  • pracodawca zgłosił go po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w latach 1999–2018 i nie przekazał za niego raportu informacyjnego ZUS RIA,

  • pracodawca zgłosił go do ubezpieczenia społecznego przed 1999 r. (nawet jeśli kontynuował u pracodawcy pracę po 1998 r.),

  • pracownik wykonywał u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Obowiązki wobec pracownika i zleceniobiorcy

Jeśli za pracownika zostanie złożony raport informacyjny ZUS RIA przy wyrejestrowaniu z ubezpieczeń, należy przekazać mu:

  • kopię ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,

  • dowody, które potwierdzą, że wykonywał od 1999 r. do 2008 r. pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracę wymienioną w starych wykazach),

  • dowody, które potwierdzą, że wykonywał od 1999 r. do 2008 r. pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracę wymienioną w nowych wykazach).

Należy poinformować pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie do jej odbioru i terminie odbioru oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Przedsiębiorca będący zleceniodawcą powinien przekazać zleceniobiorcy kopię raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje. Analogicznie należy go poinformować o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy, prawie do jej odbioru i terminie odbioru.

Obowiązki ZUS

ZUS również poinformuje pracownika (zleceniobiorcę), że został złożony za niego raport informacyjny ZUS RIA. Zrobi to:

  • w informacji o stanie konta przesłanej za rok, w którym został przekazany raport informacyjny ZUS RIA,

  • wraz z formularzem PIT przesłanym za rok, w którym został przekazany raport informacyjny ZUS RIA, – jeśli pracownik czy zleceniobiorca pobiera emeryturę lub rentę i ZUS nie wysyła do niego informacji o stanie konta.

Jeśli raport informacyjny został przekazany po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń, pracownik zostanie poinformowany przez ZUS o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,

  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie odbioru,

  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,

  • konieczności wystąpienia do pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:

    • dowodów, które potwierdzają, że wykonywał od 1999 r. do 2008 r. pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracę wymienioną w starych wykazach),

    • dowodów, które potwierdzają, że wykonywał od 1999 r. do 2008 r. pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracę wymienioną w nowych wykazach).

Jeśli raport informacyjny został przekazany po wyrejestrowaniu zleceniobiorcy z ubezpieczeń, ZUS

również poinformuje go o skróconym okresie przechowywania dokumentacji związanej z umową zlecenia, prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru. Ubezpieczonym, którzy mają profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), zostaną udostępnione tam dane z raportu informacyjnego ZUS RIA.

Nowy dokument ZUS RPA

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy będą przekazywane w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA).

Informację o dacie i sposobie rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego przekazywane będą na formularzu ZUS ZWUA, którym posłuży do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

W formularzu tym zostanie dodany nowy blok, w którym trzeba będzie podawać:

  • datę rozwiązania bądź wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego,

  • tryb rozwiązania stosunku pracy lub stosunku służbowego,

  • podstawę rozwiązania stosunku pracy lub stosunku służbowego,

  • informację, z czyjej inicjatywy został rozwiązany stosunek pracy.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA należy przekazywać bez względu na to, w jakim charakterze pracownika był zatrudniony. Nie trzeba go przekazywać za każdy miesiąc, ale za ten miesiąc, w którym:

  • pracownikowi wypłacony zostanie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. trzynastka za 2018 r.,

  • obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego, zostanie wypłacony pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

  • pracownik wykonywał pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA uzupełni dane przekazane za pracownika (zleceniobiorcę) w innych imiennych raportach miesięcznych, niezbędne, aby przyznać i obliczyć wysokość emerytury i renty.

Opracowano na podstawie materiałów ZUS

 

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz