Koszty uzyskania przychodów: Wydatki refakturowane przez podmoty współpracujące

Brak jest przepisu wprost wyłączającego z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone przez podmioty współpracujące z podatnikami na podstawie umów cywilnych. W takiej sytuacji do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów wystarczające jest spełnienie warunków ogólnych zaliczenia wydatku do kosztów.

Stan faktyczny

Spółka świadczy usługi informatyczne. Jej odbiorcami są podmioty z kraju i zagranicy. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka korzysta z usług podwykonawców – konsultantów IT. Podwykonawcy prowadzą własną działalność gospodarczą i świadczą usługi na rzecz Spółki (jako przedstawiciele) w oparciu o umowy cywilnoprawne.

Konsultanci Spółki w związku z wykonywanymi usługami odbywają liczne podróże służbowe. Zdecydowana większość tych wyjazdów to wyjazdy zagraniczne. Zgodnie z poszczególnymi umowami, podwykonawcy mają zagwarantowany zwrot kosztów ponoszonych podczas podróży służbowych. W szczególności chodzi o ponoszone przez konsultanta koszty transportu i usługi hotelowe oraz usługi gastronomiczne ponoszone podczas spotkań biznesowych z klientami. Koszty spotkań biznesowych obejmują wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności lub napoi oraz koszty dojazdu na spotkania (np. opłaty na paliwo lub inny środek transportu, opłaty parkingowe, opłaty autostradowe) przedstawiciela Wnioskodawcy.

Wniosek dotyczy możliwości zaliczania kosztów przedstawicieli Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Konsultanci świadczą usługi na rzecz klientów Spółki. Wykonując usługi ponoszą koszty podróży służbowych własnych oraz koszty związane ze spotkaniami biznesowymi z klientami Spółki. Podróże służbowe w ogromnej większości dotyczą wyjazdów zagranicznych. Sieć odbiorców usług Spółki jest geograficznie bardzo rozbudowana. Konsultanci nabywają bilety lotnicze, ponoszą koszty transportu z lotniska do hotelu, koszty przejazdów do klientów. Podróże często wiążą się z koniecznością nabywania przez Przedstawicieli usług hotelowych w miejscu, w którym realizują usługi na rzecz Spółki. Ponoszą oni także koszty związane z przemieszczaniem się po mieście: opłaty parkingowe, usługi taxi, bilety komunikacji miejskiej.

W ramach świadczonych usług przez Konsultantów na rzecz Spółki, biorą oni udział w spotkaniach z klientami Spółki. Ponoszą w związku z tym wydatki na organizację tychże spotkań: usługi gastronomiczne, zakup żywności, napojów. Przy czym wydatki te nie mają charakteru wystawności, reprezentacji. Są to oczywiste wydatki niezbędne do przeprowadzenia spotkania biznesowego.

Przedstawiciel – działając na podstawie umowy cywilnoprawnej – ponosi wydatki na podróże służbowe, a także wydatki związane ze spotkaniami biznesowymi prowadzonymi w ramach swoich działań dla Spółki (dowody dokumentujące nabycie usług noclegowych, transportowych, przejazdów a także kosztów związanych ze spotkaniem biznesowym, wskazują na dane działalności gospodarczej prowadzonej przez Konsultanta). Wydatki te Przedstawiciel następnie refakturuje na Spółkę. Refakturowanie odbywa się w stosunku 1:1, bez naliczania jakiejkolwiek marży.

Spółka w dalszej kolejności dokonuje refakturowania tychże kosztów na odbiorców usług Spółki. W efekcie koszty poniesione przez przedstawiciela są przerzucane na odbiorcę finalnego Spółki.

Pytanie Wnioskodawcy

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym koszty ponoszone przez Przedstawicieli w ramach świadczenia usług na rzecz Spółki i następnie refakturowane na Spółkę, będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu Spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?

Stanowisko i uzasadnienie Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty ponoszone przez Przedstawiciela świadczącego usługi na rzecz Spółki i następnie refakturowane na Spółkę będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu Spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są "koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1". Na tle powyższego przepisu uznaje się, że kosztami podatkowymi mogą być wszystkie poniesione przez podatnika wydatki, za wyjątkiem tych określonych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym także kiedy służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Należy podkreślić, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i te pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, jeżeli zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody w przyszłości.

W praktyce wykładni powyższych przepisów wskazuje się, że zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów zależy w szczególności od tego czy:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

• został właściwie udokumentowany.

W art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. brak jest przepisu wprost wyłączającego z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone przez podmioty współpracujące z podatnikami na podstawie umów cywilnych. Dlatego też w dalszej części Spółka skupiła się na wykazaniu, że w analizowanym stanie faktycznym spełnione są przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., które umożliwiać będą uznanie tych wydatków za koszty uzyskania przychodów.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, specyfika zadań wykonywanych przez Przedstawicieli wiąże się z koniecznością podróżowania oraz odbywania spotkań biznesowych. W sytuacji, w której Konsultant odbywa podróż służbową, ponosi określone wydatki związane z realizacją usług na rzecz Spółki. Przedstawiciel w szczególności nabywa usługi transportu, hotelowe, a także nabywa usługi gastronomiczne związane ze spotkaniami biznesowymi z klientami Spółki. Zgodnie z umową cywilnoprawną, wydatki te są następnie refakturowane na Spółkę. Spółka w dalszej kolejności dokonuje refakturowania kosztów na odbiorców usług Spółki. W efekcie koszty poniesione przez przedstawiciela są przerzucane na odbiorcę finalnego Spółki. W Spółce powstaje z tego tytułu przychód podatkowy.

Spółka zauważa, że jako zlecający wykonanie usługi jest zobowiązana do zwrotu Przedstawicielom wydatków poniesionych w związku z realizacją świadczonych usług, zgodnie z umowami cywilnoprawnymi, tworzącymi stosunek prawny pomiędzy Spółką a Przedstawicielem.