Koszty podatkowe: Podpis elektroniczny pod kilometrówką

W celu ograniczenia kosztów spółka planuje wprowadzenie systemu informatycznego służącego do rozliczania m.in. wydatków pracowniczych. Aplikacja umożliwi pracownikom np. rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. Czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT?

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W tym kontekście należy zauważyć, że przepis art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie zawiera szczegółowego wskazania, jakie wymogi powinien spełniać podpis, aby można było go uznać za podpis podatnika (pracodawcy).

W niektórych przepisach prawa, w tym prawa podatkowego, określono w sposób szczegółowy kwestie związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów. Przykładowo, z art. 3b § 2 pkt 3 Ordynacji podatkowej wynika, że minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Wydane na podstawie powyższego upoważnienia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. z 2017 r. poz. 1802), wyróżnia w § 4 pięć rodzajów podpisu elektronicznego, którym mogą być opatrywane deklaracje podatkowe i podania:

1. ...