Koszty działalności. Kara karze nierówna

Pytanie: Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia. Usługi te są świadczone m.in. na podstawie stałych umów zawartych z kontrahentami. Umowy te zawierają postanowienia, zgodnie z którymi spółka w określonych przypadkach będzie zobowiązana do zapłaty kar umownych na rzecz kontrahenta. Czy uiszczone kary umowne będą stanowić dla spółki koszty uzyskania przychodów?

Przypadki powodujące konieczność zapłaty przez spółkę kar umownych to m.in.:

• niestawienie się lub spóźnienie pracownika/współpracownika spółki wykonującego w jego imieniu usługi w miejscu świadczenia usług bądź innym miejscu wynikającym z umowy z kontrahentem,
• stawienie się pracownika w miejscu świadczenia usług bądź innym miejscu wynikającym z umowy z kontrahentem pod wpływem alkoholu,
• kradzież chronionego przedmiotu, lub przedmiotu w chronionym obiekcie, np. wózki sklepowe (kradzież nie przez pracownika, a przez osobę trzecią),
• niekompletny lub nieodpowiedni ubiór pracownika w miejscu świadczenia usług bądź innym miejscu wynikającym z umowy z kontrahentem,
• niewystarczająca liczba obchodów chronionego obiektu,
• pracownik grający w gry (np. play station) lub rozmawiający przez telefon w tracie wykonywania usług ochrony.

Zdarzenia powodujące obowiązek zapłaty kar umownych powstają pomimo podejmowanych przez spółkę działań im przeciwdziałających (kontrole pracowników pod względem trzeźwości, wyglądu, zachowania itp., szkolenia pracowników pod kontem wywiązywania się z zawartych umów).

Odpowiedź:

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, dalej; „ustawa o CIT”) stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z treści powyższego unormowania wynika zatem, iż dla uznania określonego wydatku za koszt podatkowy konieczne jest spełnienie z jednej strony warunków o charakterze konstrukcyjnym, wyznaczających istotę przedmiotowego pojęcia, z drugiej zaś przesądzenie, czy wydatek ten nie znajduje się w katalogu wyłączeń określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

W sytuacji przyjęcia, że opisane kary umowne nie są objęte hipotezą art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, zbadać należy charakter tych wydatków pod kątem związku z osiąganym przychodem oraz kwestią braku odpowiedzialności za niewłaściwe zachowanie pracowników/współpracowników.

Warunki uznania wydatku za koszt

W niniejszej sprawie kwestię możliwości zaliczenia wydatków z tytułu kar umownych należy rozpatrywać tylko pod kątem przesłanek wyznaczających istotę pojęcia kosztów uzyskania przychodów zakreślonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wśród warunków konstrukcyjnych jakie musi spełnić wydatek dla jego kwalifikacji podatkowej jako koszt podatkowy wymienić zatem należy, poniesienie wydatku przez podatnika, jego definitywny charakter, pozostawanie wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jego poniesienie w celu osiągnięcia przychodu, ewentualnie zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu, a także właściwe udokumentowanie wydatku. W przedmiotowej sprawie kluczowe jest przesądzenie występowania związku pomiędzy wydatkiem a przychodem podatkowym (jego osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem). Zagadnienie to ma bowiem charakter ocenny i wymaga każ...