Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych: Dokumenty zgłoszeniowe

Jako płatnik składek zobowiązany jesteś zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach i korektach, jakie nastąpiły w przekazanych do ZUS dokumentach ubezpieczeniowych. Dokumenty w trybie zmiany lub korekty składasz w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przed sporządzeniem i przekazaniem do ZUS zgłoszenia zmiany lub korekty danych upewnij się, jaki formularz należy zastosować w danym przypadku i jak prawidłowo go wypełnić. Na innych formularzach dokonuje się bowiem zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfi kacyjnych, na innych – zmiany lub korekty pozostałych danych (np. ewidencyjnych lub adresowych), a jeszcze na innych – korekty rozliczeń składek. Ponadto inne są formularze oraz zasady w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących płatnika składek, a inne w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej.

1. DOKUMENTY ZGŁOSZENIOWE PŁATNIKA SKŁADEK

• Zgłoszenie zmiany lub korekty danych zawartych w dokumencie zgłoszeniowym płatnika składek (ZUS ZPA / ZUS ZFA) składasz w terminie 7 dni od zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości,
• zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek (NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia, seria i numer paszportu) – dokonujesz na formularzu ZUS ZIPA,
• danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek (ZUS ZPA / ZUS ZFA) dotyczących danych adresowych, podstawy do prowadzenia pozarolniczej działalności i danych o biurze rachunkowym – dokonujesz poprzez złożenie zgłoszenia płatnika składek (ZUS ZPA / ZUS ZFA) w trybie zgłoszenia zmiany.

Ważne! Zmiany i korekty danych płatnika składek podlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej należy zgłaszać w formie wniosku CEIDG-1 składanym w organie ewidencyjnym. Zmiany i korekty danych niepodlegających wpisowi do ewidencji należy zgłaszać bezpośredni o w ZUS. Pamiętaj natomiast, że konieczne może okazać się złożenie zmiany zgłoszenia o ubezpieczeniach, jeśli zmieniane dane wystąpią także w zgłoszeniu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Ważne! Jeżeli podlegasz wpisowi/rejestracji w KRS, aktualizacji danych, zmian, korekt dokonujesz przez wypełnienie odpowiednio:

• wniosku w KRS – gdy dokonujesz zmiany w „danych podstawowych”,
• wniosku NIP-8 – gdy dokonujesz zmiany w „danych uzupełniających”.

Zaktualizowane „dane podstawowe” z KRS oraz „dane uzupełniające” z wniosku NIP-8 przekazywane są automatycznie do CRP-KEP, a następnie do ZUS. Na podstawie danych zmienianych przez Ciebie w KRS i w US Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządzi z urzędu formularze:

• ZUS ZPA – w zakresie zgłoszenia zmiany danych (ewidencyjnych) płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• ZUS ZIPA – w zakresie zgłoszenia zmiany danych identyfi kacyjnych płatnika składek,
• ZUS ZAA – w zakresie zmiany adresu prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,
• ZUS ZBA – w zakresie zmiany numeru rachunku bankowego płatnika składek.

Ważne! W przypadku gdy jako płatnik składek opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia w przekazanym do ZUS zgłoszeniu ZUS ZFA podałeś tylko numery NIP i REGON, natomiast w zgłoszeniu do ubezpieczeń (ZUS ZUA, ZUS ZZA) podałeś jako identyfi katory ubezpieczonego numery NIP i PESEL lub tylko NIP, koniecznie musisz dokonać zmiany danych identyfi kacyjnych płatnika na dokumencie ZUS ZIPA.

W bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” wykazujesz dane identyfi kacyjne, jakie podałeś w zgłoszeniu ZUS ZFA, natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfi kacyjne płatnika składek” musisz podać oprócz dotychczasowych danych identyfi kacyjnych dodatkowo numer PESEL.

Jest to konieczne w celu zapewnienia poprawnej identyfi kacji przekazywanych co miesiąc deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA.

2. DOKUMENTY ZGŁOSZENIOWE OSOBY UBEZPIECZONEJ

• Zgłoszenia zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonujesz w terminie 7 dni od zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości.
• W razie zmiany lub konieczności korekty danych identyfi kacyjnych osoby ubezpieczonej (PESEL, nazwisko, imię pierwsze, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, gdy nie nadano ubezpieczonemu numeru PESEL), składasz poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfi kacyjnych osoby ubezpieczonej).
• Zgłoszenia zmiany lub korekty pozostałych danych osoby ubezpieczonej dokonujesz odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z tym że zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom (ubezpieczeniu) dokonujesz poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń), a następnie ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń – odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przykład 1
Zgłaszając pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA, wpisałeś błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń. Zamiast 1 września 2009 r. wpisałeś 1 sierpnia 2009 r. Aby skorygować ten błąd, powinieneś wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA z datą dokonania zgłoszenia, tj. 1 sierpnia 2009 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia z datą powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. 1 września 2009 r.

Przykład 2
Zgłosiłeś zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego – na formularzu ZUS ZUA – od 1 czerwca 2009 r. W sierpniu 2009 r. zleceniobiorca złożył wniosek o objęcie go z tego tytułu także ubezpieczeniem chorobowym – od 1 września 2009 r. W związku z tym jako płatnik powinieneś złożyć na formularzu ZUS ZWUA wyrejestrowanie z dotychczasowych ubezpieczeń (tj. emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) od 1 września 2009 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać zgłoszenia do wszystkich ubezpieczeń – od 1 września 2009 r.

Ważne! W przypadku, gdy zgłosiłeś do ubezpieczeń przed 1 września 2011 r. ubezpieczonych tylko i wyłącznie z numerem NIP i nie zaktualizowałeś tych danych, to musisz zmienić dane identyfikacyjne ubezpieczonego na dokumencie ZUS ZIUA.

źródło: zus.pl