01.12.2020

Wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek sporządzania oraz przesyłania Jednolitych Plików Kontrolnych do Ministerstwa Finansów. Podstawę do ich tworzenia stanowią dane zawarte w rejestrach zakupu i sprzedaży a sprowadza się to do nadania tam zawartym zapisom określonego formatu elektronicznego. Korekta nowego pliku JPK_VAT może obejmować: ewidencję i deklarację, tylko ewidencję lub tylko deklarację. Oznacza to, że w składanych korektach wypełnia się wyłącznie części (odpowiednio deklarację lub ewidencję), które podlegają korekcie.

Struktura JPK udostępniła organom podatkowym bardzo szeroki wachlarz informacji o transakcjach, których stroną był podmiot składający ten plik. W aktualnie obowiązującym JPK istnieją dwa standardy:

• JPK_V7M stosowany do miesięcznych rozliczeń VAT,
• JPK_V7K stosowany do kwartalnych rozliczeń VAT.

Obydwa składają się z dwóch części. Deklaracyjnej stanowiącej odpowiednik deklaracji VAT, ewidencyjnej odpowiadającej JPK_VAT, a więc będącej zestawieniem informacji o zakupach i sprzedaży wynikających z ewidencji VAT. Merytoryczna zawartość schematów jest identyczna. Różnią się one jedynie ze względu na częstotliwość rozliczania podatku. Plik JPK_V7M każdego miesiąca zawiera część deklaracyjną i ewidencyjną, z kolei JPK_V7K za dwa pierwsze miesiące kwartału ma jedynie część ewidencyjną, natomiast plik za ostatni miesiąc kwartału złożony jest z obydwu elementów tj. części deklaracyjnej i ewidencyjnej.

Sposób dokonania korekty w obecnym JPK nie zmienił się w stosunku do sporządzenia korekty w pliku JPK_VAT. To zaś oznacza, iż podatnik nie może wystawić korekty pliku o ile będzie on zawierał wyłącznie korygowane pozycje. Podatnik korygując ewidencje obowiązany jest więc do złożenia nowego, kompletnego i zwierającego poprawione pozycje pliku w formacie XML. Korekta pliku nie musi zawierać zmian w części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej jednocześnie. Przedsiębiorca w składanej korekcie wypełnia wyłącznie tę część, w której dokonuje zmiany. Taki sposób dokonania korekty oznacza, że:

1. w przypadku zmiany danych formalnych należy złożyć wyłącznie kompletną poprawioną część ewidencyjną, ponieważ korekta danych formalnych nie ma żadnego wpływu na część deklaracyjną JPK,
2. w przypadku ulgi na zakup kasy fiskalnej konieczne jest złożenie wyłącznie kompletnej poprawionej części deklaracyjnej, nie ma ona bowiem wpływu na część ewidencyjną stanowiącą odbicie ewidencji VAT,
3. w przypadku korekty wysokości VAT z faktury sprzedaży złożona winna być zarówno kompletna poprawiona część ewidencyjna, jak również część deklaracyjna. Jest tak ponieważ korekta tego typu ma wpływ na podstawę opodatkowania. Zmianie ulegają więc dane wykazane w obydwu częściach JPK.

Pamiętać trzeba, że sposób dokonywania korekty uzależniony jest od dwóch czynników:

• czy do wykrycia błędu doszło jeszcze przed wysłaniem JPK,
• czy ujawniony błąd ma wpływ na wysokość podstawy opodatkowania bądź wysokość podatku należnego.

Jeżeli podatnik zorientuje się, iż popełnił błąd nie rzutujący na wysokość zobowiązania podatkowego, lecz mający znaczenie dla identyfikacji transakcji a nastąpi to jeszcze przed wysłaniem JPK za dany okres może po prostu usunąć błędny zapis i dokonać go ponownie. Tym razem wykazując samą poprawną pozycję z właściwymi danymi.

Inaczej sprawa wygląda gdy błąd ujawniony został po wysłaniu JPK. W takim przypadku niezbędne jest wystornowanie zapisu błędnego. Oznacza to, że dokonać należy wpisu anulującego błędny zapis. To znaczy, że konieczne jest dokonanie całego wpisu lecz ze znakiem przeciwnym oraz dodanie zapisu nowego, tym razem z poprawionymi danymi. W przypadku korygowania zapisów przy wysyłaniu skorygowanego JPK przedsiębiorca jako oznaczenie dokumentu powinien podawać jego pierwotny numer.

Przykład
Przedsiębiorca 4 listopada wystawił fakturę sprzedażową. Następnego dnia dotarła ona do nabywcy. Ten natychmiast wystawił notę korygującą dotyczącą pomyłki w swojej nazwie, polegającej na wskazaniu niewłaściwej formy prawnej. Nota korygująca dotarła do sprzedawcy 10 listopada. Ponieważ nastąpiło to przed terminem wysyłki pliku JPK, zaś zmiana nie rzutowała w żaden sposób na wysokość zobowiązania podatkowego, sprzedawca wykaże dokument sprzedaży z poprawnymi danymi. Jest to komfortowa sytuacja daje bowiem możliwość wprowadzenia jednego tylko zapisu bez poprawek, od razu w prawidłowej formie.

Jeżeli skorygowanie JPK wpływa na wysokość podstawy opodatkowania lub podatku należnego, korekta winna zostać wykonana z numerem faktury korygującej stanowiącej jej podstawę.
W przypadku korekty zmniejszającej, która może zostać ujęta w tym samym okresie rozliczeniowym co faktura pierwotna jest dopuszczalne zawieranie w JPK tylko pierwotnej faktury pomniejszonej o wartości z dokumentu korygującego. Pozwala to zmniejszyć ilość zapisów a tym samym obniżyć prawdopodobieństwo pomyłki.

Przykład
Przedsiębiorca 5 listopada zakupił towary handlowe do sklepu za kwotę 10 000 zł. W związku ze zmniejszeniem obrotów, aby uniknąć tworzenia zbędnych zapasów postanowił zwrócić nabywcy ich połowę. Miało to miejsce 12 listopada. Dokonując zwrotu otrzymał fakturę zmniejszającą. Dokument ten wpłynął na wartość naliczonego podatku. Może on zostać wykazany w tym samym okresie rozliczeniowym co faktura pierwotna. Nie musi więc ona być wykazana w JPK. Wystarczające jest zmniejszenie wartości pierwotnego dokumentu zakupu o wartość korekty tj. o 5000 zł.

Podatnik nie ma obowiązku korygowania JPK w przypadku wprowadzenia błędnych numerów faktur, błąd zaś polega na wprowadzeniu małych liter zamiast wielkich i odwrotnie. Takie uchybienie nie ma dla poprawności JPK żadnego znaczenia. Liczy się podanie faktur zgodnie z oryginalną pisownią.

Przykład
Przedsiębiorca wystawił fakturę od kontrahentowi będącemu spółką akcyjną. Jego nazwa brzmi MAGIK S.A., jednak na fakturze wpisano MAGIK s.a. Błąd ten został poprawiony notą korygującą. Pierwszy błędny zapis nazwy nabywcy nie wywiera żadnego wpływu na JPK.

Przykład
Podatnik otrzymał fakturę o numerze FCV/24783. Do rejestru zakupu została ona błędnie zaksięgowana jako faktura 24783. Błąd wykryto po wysłaniu pliku JPK za dany miesiąc. W takiej sytuacji zajdzie konieczność poprawienia tylko części ewidencyjnej pliku, ponieważ takiego tego typu błąd nie ma żadnego wpływu na wysokość podatku naliczonego czy też należnego.

W przypadku wystawienia faktury korygującej konieczność ewentualnego poprawienia JPK zależna jest od daty księgowania korekty. Korekty dokumentów wpływających na wysokość podstawy opodatkowania lub podatku należnego („in plus” lub „in minus”) należy więc ująć w ewidencji z numerem dokumentu korygującego za ten okres, za który zgodnie z przepisami ustawy powinna nastąpić korekta. W razie korekty sprzedaży na minus księgowanie następuje na bieżąco, czyli brak jest podstawy do skorygowania JPK. Gdy ma miejsce zwiększenie podstawy opodatkowania ze względu na korygowanie dokonywane w pierwotnej dacie zajdzie konieczność korekty JPK.

Podsumowując. Podatnik w JPK obowiązany jest przekazać wiele informacji. W związku z tym prawdopodobieństwo popełnienia błędu jest znaczne. Stąd konieczność dokonywania korekt. Jest to tym istotniejsze, że naczelnik urzędu skarbowego może, w drodze decyzji nałożyć na podatnika, który błędu nie poprawił sankcję w wysokości 500 zł za każdy błąd. Błąd, do którego poprawienia podatnik zostanie wezwany zgodnie z art. 109 ust. 3f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Adam Okonkwo