13.11.2020

W praktyce rzadko zdarza się aby sprzedawca na fakturze podał swój błędny NIP. Zwykle bywa tak, że to NIP nabywcy okazuje się tym, który zawiera błąd. Nabywca często nie zauważa nieprawidłowości i księguje dokumenty w otrzymanej postaci. Dopiero po pewnym czasie - często przypadkiem - dochodzi do odkrycia pomyłki. Błędny numer NIP może być poprawiony przez sprzedawcę fakturą korygującą. Ale to nie jedyny sposób. Może to uczynić także nabywca za pomocą noty korygującej.

Faktura jako potwierdzenie zrealizowanej transakcji handlowej stanowi dokument, który powinien być odzwierciedleniem sytuacji mającej miejsce w rzeczywistości. Oznacza to, że wskazywać ona powinna przedmiot jak i strony biorące w niej udział. Jest oprócz tego dokumentem ściśle sformalizowanym. Jej elementy ustawodawca wymienił w art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zawarte tam elementy formalne mają znaczenie dowodowe. Służą więc bezspornemu stwierdzeniu m.in. tego, iż transakcja miała miejsce pomiędzy występującymi w charakterze sprzedawcy i nabywcy podmiotami wskazanymi w takim dokumencie. Elementy formalne a właściwie nieprawidłowości ich dotyczące nie wpływają na sedno dokumentu, którym jest określenie zarówno podstawy opodatkowania, właściwej dla niej stawki VAT jak i należnej do zapłaty kwoty.

Prawo do odliczenia VAT

Jest oczywistym, że faktura nie może mieć błędów. Pomimo, iż powinna ona zawierać dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy nie wszystkie braki w tym zakresie uznać należy za dyskwalifikujące ją z kręgu dokumentów dających prawo do odliczenia naliczonego w niej podatku.
Pamiętać bowiem należy o zapisie powołanej wyżej ustawy, zgodnie z którym w zakresie w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego – art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Nie można więc uznać, że podatnik traci prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktury obarczonej błędami technicznymi tzw. błędami mniejszej wagi, o ile faktura stanowi odzwierciedlenie prawdziwego zdarzenia gospodarczego. O prawidłowości wystawionej i otrzymanej faktury decydować może wyłącznie ustalenie, czy dokument taki potwierdza rzeczywistą transakcję handlową.

Słuszne jest tu odwołanie się do zapisu art. 22 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym dowody księgowe (faktura stanowi podstawowy dowód księgowy) powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.
W związku z tym brak lub pomyłka w NIP przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu nazwy podmiotu będącego nabywcą jest jedynie wadą o znaczeniu drugorzędnym. Nie wyklucza ona możliwości weryfikacji zdarzenia gospodarczego wraz prawidłowym określeniem nabywcy towaru (usługi). Z drugiej zaś strony niedociągnięcie takie nie ma żadnego znaczenia dla ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego. Nie oznacza to jednak, że błąd w NIP nie powinien zostać naprawiony w taki sposób aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy oznaczonymi w prawidłowy sposób przedsiębiorcami.

Pomimo, iż nie jest to błąd odbierający prawo do odliczenia z faktury naliczonego podatku, nie zachodzą bowiem okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT powinien on zostać skorygowany tak aby dokument ukazywał faktyczne transakcje pomiędzy prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi.

Faktura korygująca

Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek (a więc np. NIP) pozycji faktury podatnik wystawia fakturę korygującą. Jeżeli zatem pomyłka polegająca na podaniu błędnego NIP stwierdził sprzedawca, błąd ten powinien zostać przez niego poprawiony przez wystawienie faktury korygującej. Uznać należy, że w takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej błędny NIP.
Ustawa o VAT nie wprowadziła generalnego obowiązku uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej stanowi jedynie warunek rozliczenia przez sprzedawcę faktury korygującej dotyczącej obniżenia podstawy opodatkowania, pomyłki w kwocie podatku w przypadku korekty kwotę tę zmniejszającej (art. 29 ust. 13 i 14 ustawy o VAT). W przypadku korygowanie numeru NIP nic takiego nie ma miejsca, zatem nie zachodzi obowiązek uzyskania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Tak więc jedynie wystawiona faktura korygująca stanowić będzie podstawę do dokonania korekty pliku JPK_VAT.

Nota korygująca

Uchybienie polegające na błędnym numerze NIP nie musi być korygowane wyłącznie fakturą korygującą. Może to uczynić nabywca (to on częściej tego rodzaju błąd ujawnia) za pomocą noty korygującej. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki niedotyczące kwot faktury. Oznacza to, że przy zastosowaniu noty korygującej można poprawić elementy formalne faktury. Należą do nich dane adresowe kontrahentów, nazwy kontrahentów, ich NIP, daty sprzedaży czy wystawienia dokumentu lub otrzymania zaliczki, podstawa statystyczna zrealizowanej transakcji.

Dokument zwany notą korygującą stanowi szczególny rodzaj faktury, powinien zawierać:

• numer kolejny i datę jego wystawienia,
• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą, którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę wystawienia faktury korygowanej, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile była ona wspomniana i różni się od daty wystawienia faktury),
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Warto zwrócić uwagę, iż w praktyce podatnicy miewają niekiedy wątpliwości, która ze stron transakcji uprawniona jest do wystawienia faktury korygującej a która noty korygującej. Notę korygującą zawsze wystawia nabywca, czyli podmiot posiadający oryginał korygowanego dokumentu.

Adresat noty korygującej nie ma obowiązku dokonania potwierdzenia jej odbioru, tym samym od wystawcy nie można wymagać potwierdzenia otrzymania noty przez sprzedawcę (usługodawcę).

Regulacje ustawy o VAT nie określają, czy dopuszczalne jest dokonanie korekty jedną notą korygującą pomyłek tkwiących w większej niż jedna liczbie faktur, wystawionych oczywiście przez tego samego kontrahenta. Jednakże w praktyce możliwość taką uznać należy za w pełni uzasadnioną. Jedynym warunkiem dokonania korekty w taki sposób jest podanie w nocie korygującej numerów wszystkich korygowanych faktur, dat sprzedaży wykazanych w poszczególnych fakturach oraz dat ich wystawienia.

Adam Okonkwo