Kontrole w firmie

Sposób przeprowadzania kontroli w firmach jest określony w ustawie – Prawo przedsiębiorców. Kontrole niektórych instytucji mogą różnić się od standardowego przebiegu kontroli.

 

 

Kontrola podatkowa

 

Zasady zawiadamiania o kontroli

Musisz zostać prawidłowo zawiadomiony o kontroli podatkowej przed jej rozpoczęciem:

  • kontrola może się zacząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli
  • jeżeli kontrola nie zacznie się w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Ważne! Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to twojej zgody lub wniosku.

Zawiadomienie musi zawierać:

  • oznaczenie organu
  • datę i miejsce wystawienia
  • oznaczenie kontrolowanego
  • wskazanie zakresu kontroli
  • pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji
  • podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – podpis kwalifikowany elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Kiedy organ nie musi zawiadamiać o kontroli

Od obowiązku zawiadomienia o kontroli istnieje szereg wyjątków. Organ nie musi zawiadamiać o kontroli, która:

  • dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług
  • ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe
  • dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych
  • dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej
  • ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
  • zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tak zwane natychmiastowe wszczęcie kontroli)
  • ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury
  • dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin
  • ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej
  • dotyczy zasadności zwrotu podatku w rozumieniu przepisów rozdziału 7b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozdziału 6a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Organ podatkowy może przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia także, jeśli posiada informacje, że kontrolowany:

  • został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika
  • jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji
  • nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Upoważnienie do kontroli

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez:

  • naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego - pracownikom izby administracji skarbowej obsługującej tego naczelnika
  • wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa albo skarbnika jednostki samorządu terytorialnego - pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego
  • Szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub osobę zastępującą Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - pracownikom urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać:

Pamiętaj! Na początku kontroli musisz otrzymać od kontrolujących upoważnienie do jej przeprowadzenia oraz okazania, a każdy kontrolujący musi ci okazać legitymację służbową.

Kontrola podatkowa może zostać także wszczęta, jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, bez wcześniejszego zawiadamiania o niej. Stanie się tak, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W takiej sytuacji musisz otrzymać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli maksymalnie w ciągu 3 dni od dnia wszczęcia kontroli.

Nieobecność w czasie kontroli

W przypadku nieobecności w czasie kontroli musisz ustanowić pełnomocnika.

Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw (reprezentant kontrolowanego).

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrola prowadzona jest w:

  • twojej siedzibie
  • w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz
  • w miejscach związanych z prowadzoną przez ciebie działalnością i w godzinach jej prowadzenia.

W przypadku skrócenia czasu prowadzenia działalności w toku kontroli, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Jeśli księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą, to na żądanie kontrolującego musisz zapewnić do nich dostęp w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Wszelkie czynności kontrolne odbywają się w twojej obecności, twojego reprezentanta lub pełnomocnika. Możesz się jednak pisemnie zrzec tego prawa.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie kontroli kontrolujący jest upoważniony do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego
  • wstępu do lokali mieszkalnych jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą
  • zabezpieczania zebranych dowodów
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury
  • przesłuchiwania świadków, kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego, pracownika oraz osoby współdziałającej z kontrolowanym
  • zasięgania opinii biegłych.

Jak się dokumentuje kontrolę

Przebieg kontroli dokumentuje się protokole. Musi on zawierać:

  • wskazanie kontrolowanego
  • wskazanie osób kontrolujących
  • określenie przedmiotu i zakresu kontroli
  • określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli
  • opis dokonanych ustaleń faktycznych
  • dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów
  • ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji
  • pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden zostanie wręczony tobie.

Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami protokołu, możesz w ciągu 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe, potwierdzające twoją wersję.

Organ kontrolujący musi rozpatrzeć twoje zastrzeżenia i ciągu 14 dni zawiadomić cię o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem.

 

Kontrola ZUS

 

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego.

Upoważnienie do kontroli

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia tobie (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania ciebie) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.

Upoważnienie musi zawierać:

  • wskazanie podstawy prawnej
  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu
  • datę i miejsce wystawienia
  • imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek
  • wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli
  • zakres przedmiotowy kontroli
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrola przeprowadzana jest w twojej siedzibie oraz w miejscach, w których prowadzisz działalność. Na twój wniosek lub za twoją zgodą może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być też przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Musisz jednak wyrazić na to zgodę na piśmie.

Bez zgody czynności kontrolne w placówce ZUS można prowadzić tylko, jeżeli:

  • wymaga tego ich charakter
  • trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego –byłego pracownika kontrolowanego
  • kontrolowany nie zgłosił do ZUS zmiany adresu siedziby firmy
  • kontrolowany nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi działalności pod adresem tam zapisanym.

Co podlega kontroli ZUS

Kontrola przeprowadzana przez ZUS może obejmować w szczególności:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek
  • zabezpieczać zebrane dowody
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
  • przesłuchiwać świadków
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Ty musisz w szczególności:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które przechowujesz ty lub osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu
  • zapewnić niezbędne w...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

Zapomniałem hasła | Problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »