Kontrola ZUS - zasady, przedmiot i przebieg kontroli

Kontrola płatników składek jest zadaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określonym w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Celem tej kontroli jest ocena wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych ZUS. W szczególności ZUS sprawdzi, czy płatnicy składek:

• prawidłowo zgłosili do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń,

• rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności, które pobiera ZUS,

• odpowiednio ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

• prawidłowo wypłacają świadczenia i dokonują rozliczeń, które są z nimi związane,

• w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty,

• właściwie wystawiają zaświadczenia i zgłaszają dane dla celów ubezpieczeń społecznych.

Kontrolę płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS. W czynnościach kontrolnych może także uczestniczyć pracownik ZUS, który nie jest inspektorem kontroli, ale przygotowuje się do przystąpienia do egzaminu kwalifikacyjnego na to stanowisko. Pracownik ten musi mieć odrębne upoważnienie do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych i powinien wylegitymować się dowodem osobistym.

Kontrola ma charakter planowy. Oznacza to, że jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli. Dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały zlecone ZUS.

Kiedy ZUS rozpoczyna kontrolę

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.
 

Kontrola będzie wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym kontrolowany odbierze zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia. Na pisemny wniosek kontrolowanego inspektor może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia. Przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia.

Jeżeli w tym czasie działalność gospodarczą kontroluje inna uprawniona instytucja publiczna, to inspektor kontroli ZUS odstąpi od kontroli (chyba, że przedsiębiorca wyrazi zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli). ZUS może ustalić inny jej termin.

Gdzie ZUS przeprowadzi kontrolę

Inspektor kontroli ZUS przeprowadza kontrolę w siedzibie kontrolowanego (jako płatnika składek) oraz w miejscach, w których prowadzona jest działalność kontrolowanego. Na wniosek lub za zgodą kontrolowanego może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być również przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe, gdy kontrolowany wyrazi na to zgodę na piśmie. Bez tej zgody ZUS może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter,

• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – obecnego lub byłego pracownika,

• kontrolowany nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,

• kontrolowany nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi działalności pod adresem tam zapisanym.

Czas trwania kontroli

Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu kontrolowanego. I tak:

• kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy,

• kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  - jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,

  - jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,

  - jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,

  - jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jeśli kontrolowany nie jest przedsiębiorcą, termin rozpoczęcia kontroli ustala inspektor kontroli ZUS po otrzymaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Obowiązki kontrolowanego

Płatnicy składek, u których ZUS przeprowadza kontrolę, mają obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),

• udostępnić do oględzin składniki majątku,

• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,

• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,

• udzielać wyjaśnień,

• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Złożenie sprzeciwu przez przedsiębiorcę

Jeśli kontrolowany jest przedsiębiorcą, może złożyć sprzeciw, gdy inspektor kontroli ZUS rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw może też złożyć w imieniu kontrolowanego osoba upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy.

Sprzeciw należy złożyć na piśmie wraz z uzasadnieniem i zawiadomić na piśmie inspektora kontroli ZUS. Termin to 3 dni robocze od dnia, w którym rozpoczęła się kontrola lub od dnia wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wówczas inspektor kontroli ZUS wstrzymuje kontrolę. ZUS rozpatruje sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. W jego wyniku ZUS wyda postanowienie:

• o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź

• o ich kontynuowaniu.

Kontrolowany ma prawo do zażalenia na otrzymane postanowienie. Musi je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie. ZUS rozstrzygnie je w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzyma. Jeśli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, będzie to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.

Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia, można wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Jest na to 30 dni od dnia, w którym kontrolowany otrzyma postanowienie o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Co zawiera protokół kontroli

Ustalenia kontroli inspektor kontroli ZUS opisuje w protokole kontroli. Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół kontroli powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,

• dane kontrolowanego płatnika składek,

• dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę,

• zakres kontroli,

• czas trwania czynności kontrolnych,

• opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych,

• przedstawienie dowodów,

• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,

• pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS,

• informacje o wpisie do książki kontroli.

Kontrolę ZUS uznaje za zakończoną, gdy:

• kontrolowany odbierze protokół kontroli osobiście,

• ZUS nada protokół kontroli pocztą.

Zastrzeżenia do protokołu

W terminie 14 dni od dnia, w którym kontrolowany otrzyma protokół, może złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń. W takim przypadku należy równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń ZUS ma obowiązek poinformować na piśmie.

Złożenie dokumentów korygujących

Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń (14 dni), kontrolowany ma obowiązek dostarczyć do ZUS dokumentów korygujących. Termin na to 30 dni od dnia, w którym kontrolowany otrzymał protokół kontroli. Jeśli zostały złożone zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym kontrolowany otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

Jeśli dokumenty korygujące nie zostaną dostarczone, Zakład wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Zrobi to w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Powstaje wtedy obowiązek dostarczenia dokumentów korygujących w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.

Opracowano na podstawie materiałów informacyjnych ZUS