17.03.2017

Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Kiedy zatem będą kosztem uzyskania przychodów?

Na to pytanie odpowiedział Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 12 grudnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-1075/14/ESZ. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynikało, że wnioskodawca osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (kancelarię radcy prawnego) organizuje spotkania z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami, w siedzibie kancelarii oraz poza nią, w różnych regionach kraju. Na spotkaniach podawane są poczęstunki oraz napoje, w tym alkoholowe, które finansuje wnioskodawca.

Istota kosztów uzyskania przychodów

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wyjaśnił, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Podkreślił, że kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

Wydatki wyłączone z kosztów podatkowych

Organ podatkowy podkreślił, że dokonując powyższej kwalifikacji trzeba mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Koszty reprezentacji, czyli jakie?

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”.

Mając powyższe na względzie, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził, że na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatnika wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki, zwyczajowo podawane napoje alkoholowe i bezalkoholowe), a także posiłki (np. obiady, lunche, kolacje), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, poza nią), podawane obecnym i potencjalnym kontrahentom podczas wskazanych we wniosku spotkań biznesowych, mających na celu szczegółowe omówienie warunków świadczonych usług, postępu bieżących prac, czy też przyszłych wspólnych projektów, z których będzie on czerpać przychód w postaci wynagrodzenia za świadczone usługi prawne W konsekwencji wydatki te, jako związane z (mające na celu) uzyskiwaniem(e) przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Jak podkreślił organ podatkowy, spotkania z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami nie mogą mieć czysto konsumpcyjnego, czy rozrywkowego charakteru, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest wzmocnienie relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi, omówienie warunków świadczonych usług, nawiązanie kontaktów biznesowych oraz prowadzenie rozmów biznesowych. Ponadto zapraszając kontrahenta, bądź potencjalnego kontrahenta na spotkania biznesowe do restauracji cieszących się uznaną renomą i zapewniających odpowiedni poziom usług należy również mieć na uwadze, aby celem takiego spotkania, nie była chęć okazania przepychu, stworzenia pozytywnego wizerunku podatnika oraz prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Na zakończenie organ podatkowy przypomniał dodatkowo, że to na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo - skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków.

Uwaga na alkohol

O ile wydatki na jedzenie nie budzą raczej wątpliwości organów podatkowych, o tyle problematyczne może być jednak zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup alkoholu. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB5.4510.1053.2016.3.BC stwierdził bowiem, że wydatki ponoszone przez spółkę na zakup napojów alkoholowych podczas spotkań nie są kosztem uzyskania przychodów, gdyż nie są związane z zakresem działalności spółki i nie można wykazać ich związku z osiąganiem przychodów. Noszą one również znamiona reprezentacji. W tej samej interpretacji organ podatkowy pozwolił jednak na zaliczanie do kosztów wydatków na usługi gastronomiczne.

Krzysztof Koślicki