Kawa czy herbata dla pracownika bez podatku

Pytanie: Spółka zatrudnia na umowę o pracę oraz umowę zlecenie pracowników. Spółka kupuje wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko, soki, a także słodycze, owoce i przekąski do celów prowadzonej działalności. Produkty te są ogólnodostępne zarówno dla pracowników podczas wykonywania obowiązków służbowych, jak również dla klientów. Produkty te zużywane są także w trakcie spotkań w siedzibie spółki z kontrahentami. Czy wydatki na zakup ww. produktów z przeznaczeniem również do zużycia przez pracowników należy doliczyć im do przychodów ze stosunku pracy?

Odpowiedź:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” należy odnieść się do przepisów Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 353 § 2 ww. Kodeksu, świadczenie może polegać na działaniu albo na zaniechaniu.

Dla celów podatkowych pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym. Obejmuje nie tylko działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby, ale również wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Wartość nieodpłatnych świadczeń

Jeżeli przedmiotem nieodpłatnego świadczenia lub świadczenia częściowo odpłatnego nie jest rzecz lub usługa wchodząca w zakres działalności pracodawcy, wartość pieniężną tego rodzaju świadczenia ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Stad też, w sytuacji usług zakupionych przez pracodawcę, wartość pieniężną tych świadczeń ustala się według cen zakupu.

W myśl bowiem przepisu art. 11 ust. 2a ww. ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;
3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4. w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Kawa nie zwiększy przychodów pracownika

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że wydatki na zakup ww. artykułów spożywczych (które są ogólnodostępne) nie mają charakteru osobistego, dlatego nie stanowią dla pracowników nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takiej sytuacji nie można określić zakresu korzyści uzyskanej przez konkretnego pracownika z powyższego tytułu.

Reasumując, spółka nie ma obowiązku doliczania do wynagrodzenia pracowników i opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (pobierania zaliczek na podatek) wydatków na zakup ww. artykułów spożywczych poniesionych przez pracodawcę na rzecz pracowników.

(Interpretacja indywidualna z 13 marca 2015 r., sygn. IBPBII/1/415-1025/14/MK - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach)

Red.