Kasy fiskalne: Korekta sprzedaży nie tylko na podstawie przepisowej ewidencji

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

We wniosku o interpretację przedsiębiorca wskazał, że 1 marca 2021 r. otworzył działalność gospodarczą PKD 81.29.Z Pozostałe sprzątanie. Biorąc pod uwagę fakt, że przedmiotem sprzedaży miały być usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w dniu 19 marca 2021 r. zakupił kasę fiskalną online. W okresie od 24 marca 2021 r. do 11 maja 2021 r. ucząc się obsługi kasy, pomyłkowo nabijał paragony. Przedsiębiorca nie wiedział, że kasa jest już zafiskalizowana.

11 maja 2021 r. przedsiębiorca zgłosił się do sprzedawcy kasy celem fiskalizacji, ponieważ zamierzał rozpocząć sprzedaż usług. Wówczas został poinformowany, że błędnie wprowadzone paragony są zarejestrowane w pamięci kasy i nie ma możliwości ich anulowania. Serwisant wydrukował łączny raport okresowy do 24 marca 2021 r. do 11 maja 2021 r., z którego wynika, że cała sprzedaż błędnie zaewidencjonowana wynosi brutto 50 648 zł w tym VAT 4659 zł. Część błędnych paragonów została wyrzucona, pozostały paragony z 9 maja 2021 r.

Przedsiębiorca chciał wiedzieć, czy jego błąd można skorygować pisząc protokół błędnie wprowadzonych danych do kasy fiskalnej w ewidencji korekt, z której będzie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz przyczyna zaistniałej korekty. Jego zdaniem, błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż w trakcie nauki obsługi kasy fiskalnej, można skorygować opisując pomyłkę w prowadzonej ewidencji korekt dla kasy rejestrującej, ponieważ w okresie od 24 marca 2021 r do 11 maja 2021 r nie wykonał żadnej usługi dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. W wydanej interpretacji organ stwierdził:

Odnosząc się do sposobu skorygowania kwoty ujętej na paragonach fiskalnych, należy zauważyć, że przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazują na obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, jednakże wyłącznie w przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji, które skutkują zwrotem całości albo części należności, jak również w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki.

Z § 3 ust. 3 rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego -w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Natomiast stosownie do § 3 ust. 4 rozporządzenia w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia).

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży.

Wcześniej powołany § 3 ust. 5 rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było - np. klient kupuje pomidory, gruszki, i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.

Oczywista omyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a „oczywistość” omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

Należy zauważyć, że w sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (np. dotyczących rodzaju towaru, jego ilości, kwoty sprzedaży brutto, stawki podatku) bez konieczności przeanalizowania innych dokumentów będących w posiadaniu przedsiębiorcy, bądź odwołania się do przepisów obowiązujących w dacie sprzedaży.

Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, zaznaczyć trzeba, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, a także wystąpienia oczywistej pomyłki powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Jednak w praktyce może dojść do sytuacji, które nie zostały przewidziane w ww. zapisach tj. m.in. sytuacja w której znalazł się sam przedsiębiorca.

Powracając zatem do okoliczności niniejszego opisu sprawy należy zauważyć, że do sprzedaży w ogóle nie doszło. Przedsiębiorca mimo błędnego zaewidencjonowania kwot nie dokonał niezwłocznie ich korekt w myśl przepisu § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia. W efekcie w prowadzonej ewidencji została ujęta sprzedaż, której nie było (udokumentowana omyłkowo wystawionymi paragonami, których nie wydano). Przedsiębiorca dopiero po upływie blisko 2 miesięcy zauważył dokonany błąd polegający na tym, że ewidencjonował na kasie rejestrującej - względem której nie miał świadomości co do jej fiskalizacji - transakcje, które nigdy nie miały miejsca.

Tym samym, w sytuacji będącej przedmiotem wniosku nie można mówić o oczywistej omyłce.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

W wyniku analizy okoliczności przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że na podstawie prowadzonej ewidencji zawierającej dane wynikające z opisu sprawy, przedsiębiorcy przysługuje prawo do dokonania korekty podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego, zaewidencjonowanych przy użyciu kasy rejestrującej z tytułu transakcji, która faktycznie nie doszła do skutku, gdyż w przedmiotowej sprawie nie doszło do żadnej sprzedaży nie było usługi, klienta ani zapłaty. Korekty tej przedsiębiorca powinien dokonać w oparciu o ewidencję, odrębną od ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencji oczywistych omyłek, przy czym wskazać należy, że sposób jej prowadzenia nie jest uwarunkowany regulacjami wynikającymi z zapisów § 3 ust. 4-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Interpretacja indywidualna z 13 sierpnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz