Kasa rejestrująca online

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nie definiuje kasy fiskalnej online. Art. 111 ust. 6a tego aktu określa to urządzenie w sposób funkcjonalny. Zgodnie z nim kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i transmitowanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Termin kasa online występuje natomiast w § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Tutaj odwołano się do definicji kasy fiskalnej ww. przepisu z powołanej ustawy.

Obowiązek stosowania kasy rejestrującej online docelowo dotyczy wszystkich sprzedających towary i świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Stosowanie tego urządzenia ma kilka celów:

1. zmniejszenie luki w VAT poprzez uszczelnienie jego systemu,
2. umożliwienie w jak najszerszym stopniu korzystania z płatności bezgotówkowych,
3. upowszechnienie stosowania paragonów elektronicznych,
4. wycofanie z użytkowania trudnych do skontrolowania kas fiskalnych starego typu nie mogących spełnić nowych kryteriów,
5. wprowadzenie nowego standardu protokołu komunikacyjnego kasy z repertorium kas gromadzącym przesłane przez kasy dane, czyli bezpośrednie połączenie z Krajową Administracją Skarbową.

Kasy online będą wchodziły do stosowania stopniowo. Obowiązek ich używania przez wszystkich podatników sprzedających na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nastąpi 1 stycznia 2023 r.

Kasy z papierowym zapisem kopii możliwe będą do stosowania do całkowitego zapełnienia pamięci fiskalnej lub do końca 2022 r. O ile oczywiście podatnik nie wykonuje czynności, dla których przewidziane jest wcześniejsze zastosowanie tego rodzaju kas.

Kalendarz wprowadzania kas fiskalnych online

• 1 stycznia 2020 r.:
  • świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • sprzedający paliwa silnikowe (w tym gaz).
• 1 lipca 2020 r.:
  • świadczący usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
  • sprzedający węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych.
• 1 stycznia 2021 r., świadczący usługi:
  • fryzjerskie,
  • kosmetyczne i kosmetologiczne,
  • budowlane,
  • w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawnicze,
  • związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.
• 1 stycznia 2023 r.:
  • wszyscy vatowcy sprzedający na rzecz osób prywatnych.

Aby korzystać z kasy fiskalnej online vatowiec musi oczywiście ją mieć. Nie oznacza to jednak, że koniecznie musi ją kupować. Mogą oni korzystać z kasy tego typu na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. W takim wypadku niezbędne jest:

• spełnienie przez taką kasę wszelkich wymagań technicznych określonych przez ustawodawcę. Musi więc ona zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i przesyłanie danych do Krajowej Administracji Skarbowej,
• posiadanie przez nią nowej, niezapisanej i chronionej pamięci fiskalnej,
• zapewnienie przez podmiot oddający kasę do korzystania wymiany pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia,
• zapewnienie przez podmiot oddający kasę:
  1. informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz
  2. kopii dokumentu potwierdzającego zakup kasy zawierającego w szczególności datę nabycia oraz dane umożliwiające identyfikację dokumentu na podstawie, którego nastąpił zakup.

Ulga na zakup kas

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, u których:

1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ust. 6a,
2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

- mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

A zatem prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online służy każdemu podatnikowi, który zakupił takie urządzenie. To, że wcześniej skorzystał z ulgi na zakup kasy starego typu nie pozbawia go tego uprawnienia. Dodatkowymi warunkami koniecznymi do spełnienia w celu uzyskania możliwości skorzystania z ulgi są:

• posiadanie faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty pełnej należności,
• rozpoczęcie ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym terminie przy użyciu kas rejestrujących, zakupionych w okresie, kiedy spełniały one funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.

Z ulgi na zakup kasy fiskalnej online nie będzie mógł skorzystać vatowiec, gdy w obowiązującym terminie nie dokona jej zakupu i w związku z tym nie rozpocznie ewidencji za jej pomocą. Ponadto taka opieszałość naraża go na nałożenie kary porządkowej w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów lub usług.

Prawo do ulgi na zakup kasy fiskalnej online nie będzie służyło podatnikom, którzy nabyli kasy rejestrujące online, pomimo iż nie byli ustawą zobowiązani do wymiany dotychczas używanej kasy fiskalnej na kasę nowego typu, czyli uczynili to dobrowolnie. Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji 0115-KDIT1-1.4012.611.2019.1.AJ z 13 listopada 2019 r.

Kwotę ulgi na zakup kasy online wykazać należy w poz. 52 w części E deklaracji VAT. Wydatek na nabycie kas odliczany jest w danym okresie rozliczeniowym. Rozliczenie jest jednorazowe wyłącznie wówczas gdy wartość podatku należnego jest wyższa od wartości podatku naliczonego a zatem jest równa odliczanej uldze lub ją przewyższa. Jeżeli kwota podatku należnego przewyższa VAT naliczony, lecz jest niższa od należnej ulgi, vatowiec może pozostałą jej część wykazać do zwrotu lub powiększyć nią wartość VAT do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Adam Okonkwo