30.07.2018

Obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (określony w art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż podmiotom gospodarczym – co do zasady – powinna być dokumentowana fakturą i zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy VAT ujęta w stosownej ewidencji.

Nabywca zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy VAT ma prawo żądać wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem. Ma na to trzy miesiące licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę lub jej część.

Procedura postępowania w takich przypadkach uregulowana została w art. 106h ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem nabywca otrzymuje fakturę, natomiast oryginał paragonu należy mu odebrać i dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy, czyli jej kopii. Ma to na celu uniknięcie podwójnego odprowadzenia VAT z tytułu danej transakcji. Jeżeli zaś podatnik wystawia fakturę elektroniczną, w dokumentacji pozostawić należy paragon fiskalny z danymi identyfikującymi wystawioną fakturę. Podatnik ewidencjonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych za pomocą kasy fiskalnej zawsze ma obowiązek wystawić paragon fiskalny, nawet gdy np. nabywca już w momencie sprzedaży poinformuje go, iż zażyczy sobie faktury.

Sposób postępowania w przypadku wystawienia faktury VAT do transakcji udokumentowanej uprzednio paragonem jest więc przejrzysty i niebudzący wątpliwości tak po stronie podatników jak i organów skarbowych. Jednak zagadnienie ujmowania dokumentów we wspomnianej na wstępie ewidencji VAT tak oczywiste nie jest. Nabrało to szczególnie istotnego znaczenia ze względu na obowiązek – dotyczący wszystkich podatników VAT – comiesięcznego jej przesyłania w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Kwestią budzącą wątpliwości jest to czy w tego rodzaju rejestrze ująć należy również faktury wystawione do paragonów.

Broszura informacyjna autorstwa Ministerstwa Finansów zatytułowana „Ewidencja dla podatku od towarów i usług JPK_VAT” zawiera m.in. odpowiedź na pytanie czy w JPK_VAT ujmować faktury wystawione do paragonów. Zgodnie z nią faktury wystawione do paragonów nie muszą być wprowadzane do JPK_VAT. Jednak odpowiedź taka ujmuje zagadnienie zbyt ogólnie.

Trzeba bowiem rozróżnić dwie odrębne sytuacje wystawienia faktury do paragonu:

• wystawienie na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
• wystawienie na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (lub innego podatnika VAT).

Rozróżnienie takie jest uzasadnione ponieważ w pierwszym przypadku ustawa o VAT możliwość taką przewiduje wprost w art. 106h ustawy o VAT. Sprzedaż jest w takim przypadku zaewidencjonowana w kasie fiskalnej zgodnie z art. 111 tejże ustawy. Zatem przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile zażądaliby oni wystawienia faktury spowodowałoby to dwukrotne zaewidencjonowanie tej samej sprzedaży. Zatem we wspomnianej broszurze Minister Finansów mógł odnieść się wyłącznie do takich przypadków.

Inaczej jest w sytuacji faktur wystawionych do paragonów na rzecz podatników VAT. Transakcje takie w ogóle nie powinny być ewidencjonowane w kasie fiskalnej gdyż są one przecież dokonane na rzecz podmiotów gospodarczych. Konieczne jest wykazywanie takich dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT a w konsekwencji także w pliku JPK_VAT. Powstaje tu obowiązek usunięcia ich z pamięci kasy fiskalnej i ujęcia ich w rejestrze sprzedaży VAT. Wskazuje na to brzmienie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, z którego wynika iż rejestr VAT musi pozostawać w pełnej zgodności z logiczną strukturą pliku JPK_VAT. Ustawodawca nie narzuca przy tym żadnego dokumentu, na podstawie którego pomniejszenia można dokonać. Jest on dowolny, ma jedynie odzwierciedlać stan faktczny.

Taka regulacja oznacza, iż podatnik VAT w przypadku konieczności wystawienia faktury do paragonu dla podmiotu gospodarczego w celu uniknięcia dublowania podstawy opodatkowania musi dokonać dwóch operacji:

• pomniejszenia obrotu wynikającego z ewidencji kasy rejestrującej o obrót ze sprzedaży dokonanej na rzecz podmiotów gospodarczych,
• zaewidencjonowania takiej sprzedaży w rejestrze VAT w celu umożliwienia przeniesienia danych z niego do JPK.

W omawianej kwestii wypowiadały się również organy skarbowe. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 24 listopada 2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.689.2016.1.IZ, uznał za nieprawidłowe stanowisko podatnika, który nie ujmował w rejestrach sprzedaży VAT faktur wystawionych dla podmiotów gospodarczych z podpiętymi paragonami fiskalnymi. „Tak więc w przypadku transakcji, których stroną będzie kontrahent prowadzący działalność gospodarczą w kraju lub za granicą z dniem 1 stycznia 2017 r. konieczne będzie przedstawienie w prowadzonej ewidencji dla potrzeb VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów identyfikacji podatkowej, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze. W związku z tym Wnioskodawca będzie zobligowany do zmiany sposobu prowadzonej ewidencji stosownie do treści art.109 ust.3 ustawy o VAT , a mianowicie będzie zobowiązany w prowadzonej ewidencji wpisywać odrębnie wszystkie faktury dokumentujące transakcje zawierane z podmiotami gospodarczymi wraz z podaniem ich numeru identyfikacyjnego nadanego dla potrzeb rozliczania podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 grudnia 2016 r., sygn.  3063-ILPP2-2.4512.169.2016.1.Akr. Organ skarbowy uznał w niej, że w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania wymagane jest pomniejszenie obrotu wynikającego z ewidencji kasy fiskalnej o obrót ze sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wykazany w odrębnym rejestrze sprzedaży. Czynni podatnicy VAT mają obowiązek ujmować w prowadzonej ewidencji każdą fakturę z osobna dokumentującą transakcję z innymi podmiotami gospodarczymi wraz z podaniem ich numerów identyfikacji podatkowej. Obowiązek taki obejmuje również faktury wystawiane do paragonów fiskalnych.

Reasumując:

Sprzedaż dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych rejestruje się w kasie fiskalnej. Paragon fiskalny jest podstawowym dokumentem potwierdzającym takie transakcje. W ewidencji VAT i JPK ująć należy raport fiskalny dobowy lub miesięczny. Faktur wystawionych do takich transakcji nie ujmuje się ani w ewidencji VAT ani co za tym idzie w JPK.

Sprzedaż podmiotom gospodarczym zawsze wykazywana jest w ewidencji VAT i JPK na podstawie wystawionych faktur czyli również w sytuacji wystawienia faktury na podstawie paragonu fiskalnego ujętego w raporcie z kasy fiskalnej.

Adam Okonkwo