Jednolity Plik Kontrolny. Nowy obowiązek podatników prowadzących księgi komputerowo

Jednolity Plik Kontrolny to format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w jakim podatnicy prowadzący te księgi przy wykorzystaniu programów komputerowych będą obowiązani przekazywać je organom podatkowym na ich żądanie.

Obowiązek ten zostanie nałożony na podatników w oparciu o art. 193a dodany do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm., dalej: O.p.). Nowelizacji tej dokonano w drodze ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1649, dalej: ustawa nowelizująca).

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu tego aktu: Chodzi o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Intencją projektowanych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w oparciu o powszechnie stosowany w komunikacji elektronicznej standard XML.

Zmiana ta niewątpliwie jest zasadna. Elektroniczne opracowywanie danych zawartych w księgach pozwoli na sprawniejsze weryfikowanie poprawności i rzetelności rozliczeń prowadzonych przez podatnika. Możliwe będzie na przykład sortowanie danych pod kątem sprawdzenia określonych parametrów weryfikowanych w trakcie kontroli – chociażby wysokości obrotów z danym kontrahentem.

Obowiązek posiadania oprogramowania pozwalającego na generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego
Nie sposób jednak nie podkreślić tego, że finansowy ciężar ułatwienia prowadzenia kontroli przez odpowiednie organy – bo takiego pliku będą żądać od podatnika zarówno organy podatkowe, jak i organy kontroli skarbowej – niewątpliwie spocznie na barkach podatników. Będą oni bowiem zobowiązani do tego, by wykorzystywane przez nich oprogramowanie posiadało funkcję generowania plików z danymi w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
W uzasadnieniu projektu pomysłodawca ustawy podkreślił, że: Większość oferowanego na rynku oprogramowania posiada rozwiązania umożliwiające tworzenie raportów w tym standardzie. Dostawcy systemów dokonują modyfikacji i rozwijania systemów permanentnie, w ramach usług wsparcia technicznego. W większości przypadków nie powinno to wykraczać poza standardową usługę wsparcia.
Jak to będzie wyglądało w rzeczywistości, z punktu widzenia konkretnego podatnika wykorzystującego określony program księgowy? Okaże się za jakiś czas.

W jaki sposób będą przesyłane dane w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego?
Na chwilę obecną podatnicy nie wiedzą jeszcze, jakie będą zasady przesyłania tych danych – tj. czy możliwe będzie przesłanie ich na przykład jako zwykłego załącznika do wiadomości e-mail, czy też konieczne będzie stosowanie jakichś zabezpieczeń. W tej kwestii należy oczekiwać na rozporządzenie ministra finansów. Zgodnie bowiem z art. 193a § 3 O.p. minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Data wejścia w życie zmian – przedsiębiorcy duzi, mali i średni
Większość zmian wynikających z ustawy nowelizującej weszła w życie 1 stycznia 2016 r. Rozwiązanie polegające na wprowadzeniu obowiązku przesyłania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego zacznie jednak obowiązywać 1 lipca 2016 r., przy czym ustawodawca przewidział okres przejściowy dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 29 ustawy nowelizującej w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. przedsiębiorcy ci mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej Jednolitego Pliku Kontrolnego. Możliwość ta nie oznacza bezwzględnego obowiązku przekazywania danych w tym formacie. Powinność ta będzie na tych przedsiębiorcach spoczywać dopiero od 1 lipca 2018 r., czyli 2 lata po tym, jak obowiązek ten dotknie dużych przedsiębiorców.

Sytuacja mikroprzedsiębiorców
Zapisy dotyczące wejścia w życie obowiązku przesyłania danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego wzbudziły wątpliwości mikroprzedsiębiorców, czyli takich przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro,

co do tego, od jakiego dnia mają oni bezwzględny obowiązek stosowania nowych zasad.

W art. 29 ustawy nowelizującej jest bowiem mowa o okresie przejściowym dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Skoro zaś w tej ustawie jest wymieniona jeszcze jedna grupa przedsiębiorców – a mianowicie mikroprzedsiębiorcy – to czy ustawodawca o nich zapomniał, a co za tym idzie nie przewidział dla nich okresu przejściowego?

Faktem jest, że mikroprzedsiębiorcy, a więc niewątpliwie znakomita większość przedsiębiorstw w Polsce, nie zostali expressis verbis wymienieni w przepisie przejściowym. Moim zdaniem nie oznacza to jednak, że będą oni zmuszeni posiadać odpowiednie oprogramowanie już od 1 lipca 2016 r. Taki wniosek płynie z tego, że w rozumieniu przepisów unijnych pojęcie MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) powinno opierać się na definicji zawartej w zaleceniu Komisji 2003/361/WE z 6 maja 2003 r. dotyczącym definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (Dz.U. L 124 z 20 maja 2003 r.), które weszło w życie 1 stycznia 2005 r. W preambule tego zalecenia czytamy: (8) Po przyjęciu Europejskiej Karty Małych Przedsiębiorstw przez Radę Europejską na szczycie w Santa Maria da Feira w czerwcu 2000 r., należy także lepiej zdefiniować kategorię mikroprzedsiębiorstw – małych przedsiębiorstw szczególnie ważnych dla rozwoju przedsiębiorczości i tworzenia miejsc pracy.

Ponadto w Załączniku do zalecenia 2003/361/WE, w artykule 2 ust. 1 jest zapisane, że: Na kategorię przedsiębiorstw mikro, małych i średnich (MŚP) składają się przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 osób i których obroty roczne nie przekraczają 50 mln EUR, i/lub których roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln EUR.

Podkreślić trzeba, że choć te „zalecenia” nie mają mocy wiążącej, to jednak definicje w nich zawarte są powtarzane w rozporządzeniach Komisji UE, które to akty prawne obowiązują wprost i nie wymagają implementacji.

Wydaje się więc, że przyjąć należy, iż pojęcie małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w każdym przypadku zawiera w sobie również pojęcie mikroprzedsiębiorstw. Tak więc te przedsiębiorstwa będą również objęte okresem przejściowym, jeśli chodzi o obowiązek przesyłania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Czy jednak nie mogłoby to zostać wprost zapisane w ustawie nowelizującej, tak aby nie trzeba było wyprowadzać takich wniosków, sięgając aż do przepisów unijnych? Prawo podatkowe powinno być przecież przejrzyste i czytelne dla podmiotów obowiązanych do jego stosowania.
Izabela Rutkowska

Aktualizacja. Uwaga: Ministerstwo Finansów potwierdza:
Mikroprzedsiębiorcy prowadzący księgi podatkowe przy wykorzystaniu programów komputerowych będą objęci obowiązkiem przekazywania ksiąg i dokumentów w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego dopiero od 1 lipca 2018 r.
W okresie przejściowym - od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. - księgi i dokumenty w tej formie będą przekazywane przez sektor MŚP, a więc także przez mikroprzedsiębiorców na zasadzie fakultatywności.

Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy Ministra Finansów