W czasie pandemii wykonywanie obowiązków zawodowych na terenie obiektów biurowych zostało mocno utrudnione ze względu na wysokie ryzyko zakażenia koronawirusem. Dlatego też wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na przejście w tryb pracy zdalnej, która wymaga jednak odpowiedniego przygotowania. Każdy pracownik na „home office” powinien mieć zapewniony dostęp do podstawowych narzędzi, jednak pozostaje pytanie, jaki sprzęt biurowy można wliczyć w koszty podatkowe? Podpowiadamy.

Przepisy dotyczące PIT i CIT a zakup sprzętu biurowego

Wielu przedsiębiorców nie było pewnych co do możliwości zaliczenia kosztów zakupu sprzętu biurowego w postaci komputerów, drukarek i innych akcesoriów elektronicznych do kosztów podatkowych. Wynikało to z faktu, że według obowiązujących obecnie przepisów dot. CIT i PIT  pracodawca nie jest upoważniony do zaliczania w koszty narzędzi biurowych czy umeblowania, które znajduje się poza obrębem biura. Polskie przepisy przewidują jednak pewne wyjątki, oczywiście po przedstawieniu wiarygodnego uzasadnienia i praca zdalna może być jednym z nich.

Praca zdalna – co powinien zapewnić pracodawca?

Specjalna ustawa uchwalona przez polski rząd na potrzeby zwalczania skutków pandemii reguluje wiele aspektów życia społecznego i zawodowego, w tym pracę zdalną. Pracownicy mogą zostać do niej oddelegowani na polecenie pracodawcy, ale jednocześnie jest on zobowiązany do zapewnienia podwładnym odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy. Ze specustawy można wyczytać, że to po stronie pracodawcy leży obowiązek zapewnienia narzędzi, materiałów oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej.

Najczęściej dotyczy to sprzętu komputerowego – laptopa, tableta czy drukarki – ale również umeblowania home office, takich jak  krzesło biurowe czy biurko. Wszystkie te narzędzia mają bowiem związek z prowadzoną działalnością, dlatego też można zaliczyć je na poczet kosztów uzyskania przychodów. Co jeszcze ciekawsze, pracodawca może odliczyć podatek VAT od zakupionych sprzętów i materiałów, o ile dysponuje odpowiednią dokumentacją. Jest to możliwe z uwagi na traktowanie urządzeń i narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej jako wyposażenia stanowiska pracy.

Co ciekawe, wielu pracodawców decyduje się również na wypłacanie ekwiwalentów, które mają im rekompensować zużycie energii elektrycznej lub użytkowanie prywatnego sprzętu komputerowego, oczywiście wcześniej odpowiednio zabezpieczonego. Pozostaje jednak pytanie, czy można wliczyć je w koszty uzyskania przychodów. Okazuje się, że tak.