Jak przechowywać faktury aby było to zgodne z prawem

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura jest to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 tejże ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zapis taki wskazuje, iż ustawodawca stawia na równi ze sobą oba rodzaje faktur. Skoro tak, czy sposób przechowywania tych dokumentów jest identyczny?

Termin przechowywania przez podatników wszelkiej dokumentacji związanej z rozliczaniem VAT, w szczególności faktur, upływa na podstawie art. 112 ustawy o VAT wraz z momentem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast z upływem pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ponieważ to długi okres podatnik zadbać musi, aby nie doszło w jego trakcie do jakiegokolwiek uchybienia związanego z przechowywaniem faktur.

Podatnicy mają obowiązek przechowywania:

• wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur i ich duplikatów,
• otrzymanych faktur, w tym faktur korygujących i ich duplikatów.

Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było łatwe ich odszukanie - jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy o VAT. Kolejnym wymogiem jest zapewnienie przez podatnika: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106m ust. 2 ww. ustawy przez autentyczność rozumieć należy pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność faktury oznacza, zgodnie z art. 106m ust. 3 niniejszej ustawy, że w fakturze nie zmieniono danych które powinna ona zawierać. Art. 106m ust. 4 omawianej ustawy stanowi, iż cechy powyższe podatnik zapewnić może za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług.

Forma przechowywania

Powyższe regulacje wskazują wymogi jakich spełnienia ustawodawca oczekuje od podatnika, który chce przechowywać faktury w sposób prawidłowy, nie określają natomiast formy w jakiej przechowywanie to ma następować.

Rozwiązaniem tradycyjnym w obrocie gospodarczym jest przechowywanie faktur w formie papierowej. Konieczne w takim przypadku może okazać się utworzenie specjalnego archiwum do przechowywania faktur w osobnym pomieszczeniu, co pociąga za sobą koszty, których można uniknąć. Dodatkowo, przy znacznej ilości faktur przechowywanie ich w taki sposób może nie zapewniać łatwego i szybkiego odszukania dokumentu. Pamiętać ponadto należy, iż podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce są zobowiązani do przechowywania faktur w kraju. Faktury mogą być przechowywane także poza krajem jednakże wyłącznie w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą odpowiednich środków dostęp on line do tych dokumentów.

E-faktura nie musi być drukowana

Konieczne jest też przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej. Wydaje się to oczywistością, bo skoro faktura została wystawiona i otrzymana w takiej formie byłoby absurdem nakładanie na podatnika obowiązku drukowania takiego dokumentu i przechowywania go w formie papierowej. Polski ustawodawca nie wymaga, aby faktury były przechowywane w takiej samej formie w jakiej zostały otrzymane. Miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE RADY z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347/1). Zgodnie z tą normą państwo członkowskie UE może wymagać, aby faktury były przechowywane w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Danie podatnikom możliwości wyboru to dla nich duże ułatwienie. Odpada bowiem uciążliwość przechowywania przez długi czas niekiedy ogromnej ilości dokumentów na papierze, co przyczynia się do obniżki kosztów funkcjonowania firmy.
Śmiało można powiedzieć, iż standardem dzisiejszej praktyce gospodarczej jest korzystanie z programów komputerowych lub aplikacji dających możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej z dostępem on line. Czasami może się jednak zdarzyć brak dostępu do Internetu. Z tego względu podatnik powinien zapisywać faktury na twardym dysku komputera (z reguły w formacie PDF) i mieć je zarchiwizowane w stosownych folderach. Takie zabezpieczenie dostępu do faktur off line umożliwi podatnikowi sięgnięcie do nich w każdej chwili, nawet w razie utraty łączności z Internetem.

Okres przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest taki sam jak ich papierowych wersji i wynosi również pięć lat, liczone od końca roku w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury muszą być rzecz jasna przechowywane w porządku chronologicznym z zachowaniem podziału na konkretne okresy rozliczeniowe a ponadto muszą być chronione przed:

• niedozwolonymi zmianami,
• nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
• uszkodzeniem i zniszczeniem.

Na odpowiedniość faktur otrzymanych w formie papierowej i ich elektronicznego obrazu wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 23 czerwca 2014 r., sygn. IPPP1/443-560/14-2/MPe

Podatnik musi ponadto pamiętać o zrobieniu zapasowej kopii folderów z fakturami na nośniku elektronicznym, np. na pendrive, aby mieć do nich dostęp w razie awarii komputerów w firmie.

Elektroniczne przechowywanie papierowych faktur

Podatnik samodzielnie dokonuje wyboru formy przechowywania faktur. Wynika z tego, że może on przechowywać w formie elektronicznej formy otrzymane w formie papierowej. Vatowiec uprawniony jest do ich zeskanowania i przechowywania skanów. Papierowe dokumenty zakupu może zniszczyć. Prawidłowość takiego postępowania potwierdził Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG. Pogląd tego rodzaju został wyrażony już wcześniej, bo 27 lutego 2015 r. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ. Do zeskanowanych dokumentów zakupu odnoszą się w pełni wymogi dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ten ostatni wymóg zapewni zastosowanie urządzeń skanujących odpowiednio wysokiej jakości.

Wątpliwości może wzbudzić prawo do odliczenia VAT ze skanów faktur. Warunkiem skorzystania z niego jest posiadanie faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Brak w ustawie o VAT i innych regulacjach uzależnienia prawa do odliczenia od posiadania dokumentu w takiej czy innej postaci i formy jego przechowywania.

W rezultacie faktury przechowywane w formie elektronicznej doręczone w formie papierowej nie odbierają podatnikowi prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach. Jest to możliwe rzecz jasna po spełnieniu podstawowego warunku prawa do odliczenia, czyli związku z czynnościami opodatkowanymi i braku przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. Zatem, zniszczenie otrzymanych przez podatnika papierowych wersji faktur zakupowych, jeżeli zostaną zeskanowane i utrwalone w formie elektronicznej nie będzie miało żadnego wpływu na skorzystanie z prawa do odliczenia z nich VAT. Potwierdzenie prawidłowości takiego postępowania podatnika znaleźć można m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 7 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK.

Adam Okonkwo