Jak poprawić nazwę kontrahenta na fakturze?

Wystawienie faktury VAT z błędnie wskazanym kontrahentem to sytuacja, z którą przyszło się zmierzyć nie jednemu przedsiębiorcy. Bardzo często podatnicy prowadzący działalność gospodarczą pomyłkowo wystawiają faktury na błędny podmiot. Jest to z reguły spowodowane nieprecyzyjnym określeniem danych kontrahenta w umowie lub zamówieniu. Błędnie wystawione faktury są często odsyłane lub kontrahent oczekuje korekty. Kwota obrotu i podatku VAT na fakturze zwykle nie ulega zmianie. 

Powszechną praktyką jest, że podatnicy w takiej sytuacji wystawiają fakturę korygującą obrót do zera i następnie wystawiają fakturę z prawidłowymi danymi. Czy taki sposób skorygowania błędu jest prawidłowy? A może wystarczy poprawić jedynie stronę transakcji na fakturze.

Odpowiedzi na te pytania zależą od stanu faktycznego. Niewielkie różnice w zachowaniu kontrahentów mogą bowiem skutkować zupełnie różnymi sposobami korygowania popełnionych błędów.

Aby dokładnie omówić to zagadnienie należy rozpocząć od analizy art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Zgodnie z tym przepisem podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Fakturę wystawia sprzedawca. Faktura powinna zawierać elementy wskazane w art. 106e ust. 1 pkt 1-24 ustawy o VAT. W przypadku błędów w zakresie któregokolwiek elementu transakcji należy dokonać korekty treści faktury. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielono opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik (sprzedawca) wystawia fakturę korygującą.

Powyższe regulacje wskazują, że faktura korygująca w szczególności będzie wystawiana gdy poprawy wymagają te elementy faktury, które wpływają na wysokość podatku VAT. Niezależnie od tego ustawodawca pozwala poprawić fakturą korygującą jakiekolwiek pozycje faktury. Dokonajmy zatem analizy, jak w konkretnych okolicznościach należy korygować błędnie określoną stronę transakcji na fakturze.

Wariant I. Błędnie wskazany nabywca na fakturze

Przenosząc treść wyżej cytowanych przepisów na grunt analizowanego zagadnienia należy wskazać, że w sytuacji gdy:

• podatnik pomyłkowo wystawia fakturę z błędnie wskazanym nabywcą,
• wysyła fakturę do właściwego kontrahenta (nabywcy),
• wykonuje świadczenie dla właściwego kontrahenta (nabywcy),

to korekta winna polegać na poprawieniu jedynie strony transakcji.

Błąd w takiej sytuacji polega jedynie na wskazaniu błędnej nazwy nabywcy na fakturze.  Niezależnie od tego faktu, fakturę otrzymuje właściwy nabywca. Dostawa towarów lub wyświadczenie usługi również jest wykonane dla prawidłowego kontrahenta. Pozostała część faktury, tj. przedmiot transakcji, elementy odpowiadające za wysokość podatku są prawidłowe. Sprzedawca winien zatem sporządzić fakturę korygującą, w której poprawi błędnie określonego nabywcę. Taka zmiana nie będzie powodowała korekty rozliczenia podatku VAT w deklaracji podatkowej. Obowiązek podatkowy powstanie bowiem w sposób właściwy dla danego typu transakcji niezależnie od faktu wystawienia faktury korygującej. Opisany stan faktyczny nie wymaga zatem wystawiania faktury korygującej do zera i następnie wystawienia nowej faktury na właściwego nabywcę.

Na taki sposób działania wskazują interpretacje indywidualne, przykładowo interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 marca 2018 roku, znak: 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO, w której organ podatkowy wskazał, że w przypadku gdy „…klient przekazał Wnioskodawcy błędne dane konieczne do wystawienia faktury, wnosząc po upływie pewnego czasu o wystawienie faktury korygującej, w ramach której dochodzi do zmiany nabywcy towaru na dokumencie faktury, Wnioskodawca nie powinien wystawić faktury korygującej „do zera”, a jedynie fakturę korektę z właściwą nazwą kontrahenta. W związku z tym Wnioskodawca uprawniony będzie do wskazania w treści faktury korygującej jako przyczynę korekty - zmiana danych nabywcy.”

Przedstawiony wyżej przykład nie wymaga zatem korekty poprzez wystawienie faktury korygującej do zera, a jedynie skorygowanie strony transakcji. Jest to rozwiązanie o tyle korzystniejsze, że faktura korygująca jedynie stronę transakcji nie wymaga konieczności uzyskania potwierdzenia doręczenia ponieważ nie jest fakturą in minus tj. zmniejszającą podatek VAT.

Wariant II. Błędnie wskazany nabywca na fakturze oraz błędnie zaadresowana faktura

W przypadku gdy:

• wskazano na fakturze błędnego nabywcę (inny podmiot niż rzeczywisty kontrahent),
• wysłano fakturę do innego podmiotu niż rzeczywisty nabywca,
• wykonano świadczenie dla właściwego kontrahenta (nabywcy),

korekta powinna polegać na skorygowaniu błędnie zaadresowanej faktury do zera. Takie działanie wynika z faktu, iż pierwsza wersja faktury została wysłana do niepoprawnie określonego kontrahenta. Ponadto świadczenie zostało wykonane dla innego podmiotu niż wskazany na fakturze. Taka faktura nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Ze względu na fakt, iż mylnie wskazany nabywca otrzymał tę fakturę, istnieje ryzyko, że dokona odliczenia podatku VAT. Wystawca zaś może mylnie naliczy VAT do transakcji, której w rzeczywistości z tym kontrahentem nie przeprowadził.

W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie wystawić nową fakturę dla kontrahenta, który jest rzeczywistym odbiorcą świadczenia.

Wariant III. Anulowanie faktury

Anulowanie faktury jest instytucją nieopisaną w prawie. Stosowanie tego rozwiązania opiera się na ugruntowanej linii interpretacyjnej oraz orzecznictwie, które dopuszcza tego typu rozwiązanie. Anulowanie faktury może również znaleźć zastosowanie w przypadku mylnie wskazanej strony transakcji na fakturze. Muszą być jednak spełnione pewne warunki. Instytucja ta jest bowiem dopuszczalna w przypadku gdy:

• faktura nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego oraz
• dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną (np. poprzez wskazanie błędnego nabywcy).

Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce gdy:

• faktura nie została wysłana do kontrahenta lub
• faktura została wysłana, ale nie została odebrana przez kontrahenta lub
• faktura została wysłana i odebrana, a następnie została odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach).

Ponadto warunkiem koniecznym we wszystkich wyżej wskazanych przypadkach jest fakt, że nie doszło do zrealizowania transakcji (wyświadczenia usługi, dostawy towarów).

Anulowanie faktury polega na przekreśleniu faktury oraz dokonaniu adnotacji uniemożliwiających jej powtórne wykorzystanie. W przypadku faktury elektronicznej należy nadać jej odpowiedni status aby nie została wprowadzona do ewidencji VAT, a tym samym do deklaracji VAT.

Ten sposób poprawy popełnionego błędu pozwala szybko wyeliminować wadliwą fakturę, która nie weszła jeszcze do obiegu prawnego bez potrzeby wystawiania faktury korygującej.

Taką praktykę potwierdzają interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego, przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2019 roku, znak: 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ.

Mając na uwadze powyższe istnieje kilka sposobów na poprawienie błędnie wskazanego nabywcy na fakturze. Każdy z ww. sposób jest innym i ma miejsce w ściśle określonych okolicznościach. Podatnik nie może dowolnie wybierać pomiędzy ww. metodami nie zważając na stan faktyczny. Kluczowym zatem dla prawidłowego przeprowadzenia korekty będzie dokładna analiza stanu faktycznego i na tej podstawie dokonanie wyboru właściwego sposobu korekty.

Marcin Borkowski, ADN Podatki