Inwentaryzacja. Spis z natury. Najważniejsze zasady

Spis z natury jest jedną z metod inwentaryzacji. Polega on na przeliczaniu, ważeniu, mierzeniu poszczególnych składników aktywów posiadanych przez jednostkę, następnie wycenie ich ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) drogą spisu z natury inwentaryzuje się przede wszystkim środki trwałe, z wyjątkiem tych środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów, które są inwentaryzowane drogą weryfikacji.

Terminy i zakres spisu z natury

W formie spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:

• aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (produkty gotowe, produkty w toku produkcji, półprodukty, materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

W formie spisu z natury na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku inwentaryzujemy:

• znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu; obowiązek spisu nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W formie spisu z natury raz w roku inwentaryzujemy:

• zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawy o rachunkowości),
• zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy o rachunkowości).

W formie spisu z natury raz w ciągu 2 lat inwentaryzujemy:

• znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów.

W formie spisu z natury raz na 4 lata inwentaryzujemy:

• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Istota spisu z natury

Warto podkreślić, że spis z natury środków trwałych służy przede wszystkim ustaleniu rzeczywistego stanu środków trwałych, ustaleniu własności składników majątkowych, a także wskazaniu tych środków trwałych, które można przeznaczyć do likwidacji, określeniu środków trwałych, które nie są używane na skutek zaprzestania działalności, na potrzeby której były nabyte lub wytworzone, ujawnieniu wykonywanych przeróbek i modernizacji i wreszcie rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych.

Przeprowadzając spis z natury, jednostka ustala również, czy posiada obce środki trwałe. Jeśli tak, powinna dokonać ich inwentaryzacji na osobnym arkuszu spisowym i poinformować właściciela tych środków o ich stanie.

Komisja spisowa

Zaznaczmy, że spis z natury dokonywany jest przez komisję spisową. W jej skład zazwyczaj wchodzą dwie osoby.

Osoba, która odpowiada za powierzone mienie, będące przedmiotem spisu, nie może wchodzić w skład komisji spisowej, jednak powinna być obecna przy spisie.

Komisja wypełnia arkusze spisu. Arkusze spisu są drukami ścisłego zarachowania. Oznacza to, że poszczególne karty powinny być ponumerowane, podpisane i ostemplowane przed rozpoczęciem spisu. Podpisuje je główny księgowy. Arkusze spisu wydawane są przewodniczącemu lub członkom komisji spisowej. Odbiór arkuszy spisowych należy pokwitować.

Arkusze spisu zaliczane są do dokumentów księgowych. Oznacza to, że ich forma musi spełniać wymogi dla dowodów księgowych, określone w ustawie o rachunkowości.

Arkusze spisowe dokumentem księgowym

Biorąc pod uwagę, że arkusze spisowe są dokumentami księgowymi, zaistniałe w nich błędy poprawia się przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie poprawnej treści, daty, dokonanie poprawki oraz złożenie podpisu uprawnionej osoby.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Stwierdzone rozbieżności – różnice inwentaryzacyjne

W wielu sytuacjach może zdarzyć się, że stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych na kontach księgowych będą różnić się od stanu rzeczywistego. Różnice te nazywa się różnicami inwentaryzacyjnymi. Mogą one przybrać dwie formy:

1. niedoborów – gdy rzeczywisty stan składników majątku ustalony w drodze inwentaryzacji jest niższy niż wartość wynikająca z prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych,
2. nadwyżek – gdy rzeczywisty stan składników majątku ustalony w drodze inwentaryzacji jest wyższy od wartości wynikającej z ksiąg rachunkowych.

Stwierdzone różnice, zarówno niedobory, jak i nadwyżki, muszą zostać odpowiednio zaewidencjonowane.

Księgowania niedoborów dokonuje się przez następujący zapis:

• strona Wn konta Rozliczenie niedoborów,
• strona Ma odpowiedniego konta dotyczącego danego składnika majątku, np. Materiały, Towary, Produkty gotowe itd.

Jeśli chodzi natomiast o nadwyżki, ujmuje się je zapisem:

• strona Wn odpowiedniego konta dotyczącego danego składnika majątku, np. Materiały, Towary, Produkty gotowe itd.
• strona Ma konta Rozliczenie nadwyżek.

Zaznaczmy, że zarówno niedobory, jak i nadwyżki, aby mogły zostać poprawnie zaewidencjonowane na kontach księgowych jednostki, muszą zostać wycenione. Ujawnione niedobory rzeczowych składników majątku obrotowego (m.in. towarów) wycenia się w oparciu o cenę ich nabycia lub koszt wytworzenia.

Ujawnione nadwyżki natomiast wycenia się na podstawie cen ewidencyjnych. W razie braku cen ewidencyjnych nadwyżki wycenia się według możliwej do uzyskania ceny sprzedaży netto (wartości rynkowej) z uwzględnieniem stopnia zużycia danego składnika majątku.

Krzysztof Koślicki