Inwentaryzacja. Rozliczenie niedoborów i nadwyżek

Dość często zdarza się zapewne, że stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych na kontach księgowych różnią się od stanu rzeczywistego. Różnice te nazywa się różnicami inwentaryzacyjnymi. Jak je księgować?

Zaznaczmy na początek, że różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać dwie formy:

1. niedoborów – gdy rzeczywisty stan składników majątku ustalony w drodze inwentaryzacji jest niższy niż wartość wynikająca z prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych,
2. nadwyżek – gdy rzeczywisty stan składników majątku ustalony w drodze inwentaryzacji jest wyższy od wartości wynikającej z ksiąg rachunkowych.

Pamiętajmy, że stwierdzone różnice, zarówno niedobory, jak i nadwyżki, muszą zostać odpowiednio zaewidencjonowane.

Księgowanie niedoborów

Księgowania niedoborów dokonuje się przez następujący zapis:

• strona Wn konta Rozliczenie niedoborów,
• strona Ma odpowiedniego konta dotyczącego danego składnika majątku np. Materiały, Towary, Produkty gotowe itd.

Ujęcie nadwyżek

Jeśli chodzi natomiast o nadwyżki, ujmuje się je zapisem:

• strona Wn odpowiedniego konta dotyczącego danego składnika majątku np. Materiały, Towary, Produkty gotowe itd.,
• strona Ma konta Rozliczenie nadwyżek.

Zaznaczmy, że zarówno niedobory, jak i nadwyżki, aby mogły zostać poprawnie zaewidencjonowane na kontach księgowych jednostki, muszą zostać wycenione.

Wyjaśnijmy, że ujawnione niedobory rzeczowych składników majątku obrotowego (m.in. towarów) wycenia się w oparciu o cenę ich nabycia lub kosztów wytworzenia. Ujawnione nadwyżki natomiast wycenia na podstawie cen ewidencyjnych. W razie braku cen ewidencyjnych nadwyżki wycenia się według możliwej do uzyskania ceny sprzedaży netto (wartości rynkowej) z uwzględnieniem jednak stopnia zużycia danego składnika majątku.

Przykład:

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka stwierdziła nadwyżkę w postaci nieuwzględnionego w księgach rachunkowych środka trwałego. Jak wyjaśniliśmy wyżej, nadwyżka ta musi zostać zaewidencjonowana. W tym celu konieczna będzie wycena środka, a także ujęcie jego wartości w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości środki trwałe co do zasady należy wyceniać według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środka trwałego. Ewentualnie za podstawę wyceny posłużyć może również wartość, po której ujawniony środek można by sprzedać.

Ujawniony środek trwały musi oczywiście zostać ujęty w księgach rachunkowych. Należy posłużyć się w tym celu kontem Rozliczenie nadwyżek. Poza tym konieczne jest również ustalenie sposobu amortyzacji ujawnionego środka.

Odpisy amortyzacyjne środka trwałego powinny być dokonywane na następujących kontach:

• strona Wn konta Amortyzacja,
• strona Ma konta Umorzenie środków trwałych.

Na koniec dodajmy jeszcze, że rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżek i niedoborów) dokonuje się po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przyczyny ich powstania.

Jacek Kotowski