Inwentaryzacja dla celów bilansowych

Przed nami ostatni kwartał roku. Warto zatem przypomnieć zasady dotyczące inwentaryzacji. Określają je przepisy ustawy o rachunkowości. Niektóre czynności inwentaryzacyjne można przeprowadzić już w październiku.

Zaznaczmy na początek, że zgodnie z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Warto jednak zwrócić uwagę, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Wynika z tego, że inwentaryzacja składników aktywów może być prowadzona między 1 października a 15 stycznia.

Obowiązek przeprowadzenie inwentaryzacji

Zwróćmy również uwagę, że już na samym początku ustawy, w art. 4 ust. 3 wskazane jest, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Pośrednio, obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika również z zapisu, zgodnie z którym jednostki mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Trzeba tu zaznaczyć, że dane, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, mogą być wiarygodne w zasadzie jedynie w sytuacji, gdy zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym.

Cel inwentaryzacji

Podstawowym celem przeprowadzania inwentaryzacji jest:

• ustalenie faktycznego (rzeczywistego) stanu aktywów i pasywów jednostki,
• porównanie rzeczywistych danych uzyskanych podczas inwentaryzacji z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki.

Metody (formy) inwentaryzacji i ich zastosowanie

Co do zasady, ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku, dokonywanego w trakcie inwentaryzacji, może odbywać w formie:

• spisu z natury,
• potwierdzenia sald,
• porównania stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

Wybór formy inwentaryzacji nie jest dowolny.

W formie spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:

• aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (produkty gotowe, produkty w toku produkcji, półprodukty, materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

W formie spisu z natury na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku inwentaryzujemy:

• znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe - z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
• składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu; obowiązek spisu nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W formie spisu z natury raz w roku inwentaryzujemy:

• zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawy o rachunkowości),
• zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy o rachunkowości).

W formie spisu z natury raz w ciągu dwóch lat inwentaryzujemy:

• znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów.

W formie spisu z natury raz na cztery lata inwentaryzujemy:

• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, oraz znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

W drodze potwierdzenia salda na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:

• papiery wartościowe w formie niematerialnej.

W drodze potwierdzenia salda na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku inwentaryzujemy:

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (z wyłączeniem papierów wartościowych w formie zdematerializowanej),
• należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów inwentaryzujemy:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
• należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,
• należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
• inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe np. rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, fundusze specjalne, wartości niematerialne i prawne.

Krzysztof Koślicki