Faktura za zużytą i prognozowaną energię elektryczną. Jak rozliczyć VAT?

Faktury prognozujące zużycie mediów zawierają szacunkowe kwoty ustalone na podstawie danych z poprzednich okresów rozliczeniowych. Zapłata uiszczana jest więc z góry za prognozowane a nie faktyczne zużycie. Po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego, kiedy znana jest faktyczna kwota zużycia, dokonywane jest ostateczne rozliczenie kosztów zużycia energii. Wystawiana jest wtedy faktura rozliczeniowa, która pokazuje czy powstała nadpłata czy nabywca zmuszony jest dokonać dopłaty.

Faktura prognozowana w księgach rachunkowych

Co do zasady koszty wynikające z faktur prognozowanych za energię elektryczną ujawnić należy jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli podatnik uznaje tego rodzaju koszty za nieistotne i dotyczą one jednego roku podatkowego może je odnieść w koszty jednorazowo. Warunkiem takiego postępowania jest brak negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik jednostki.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, wyrażającym zasadę memoriału w księgach rachunkowych, w księgach rachunkowych należy ująć wszelkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin zapłaty należności. Wydatki na energię odnosić zatem należy do kosztów w tym miesiącu, którego one dotyczą. Zapisy księgowe winny być dokonywane przy wykorzystaniu zasady współmierności przychodów i kosztów. Do aktywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten sam okres sprawozdawczy koszty, które poniesione jeszcze nie zostały. W rezultacie stosowana jest zasada dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, która polega na przesunięciu na kolejne okresy całości lub części poniesionych wydatków z tytułu zakupów wynikających z faktur prognozowanych dotyczących elektryczności gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Ustawa o VAT

Faktura to dokument legitymujący nabywcę do dokonania odliczenia naliczonego podatku. Faktura za przewidywane zużycie energii elektrycznej to faktura prognozowana. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w art. 2 pkt 31 zawiera definicję faktury w myśl której fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Nie posługuje się ona pojęciem „faktura prognozowana”. Stwierdzić zatem trzeba, że nie jest to odrębny rodzaj takiego dokumentu, do którego zastosowanie mają szczególne regulacje.

Kluczowe jest zatem, aby faktura prognoza za zużycie energii elektrycznej spełniała kryteria faktury w rozumieniu ustawy VAT. O tym czy dokument może zostać uznany za fakturę decyduje zapis art. 106e ust. 1 ustawy o VAT dotyczący elementów składowych faktury. Są nimi m.in.:

• data wystawienia,
• numer kolejny nadany w ramach se...