11.06.2019

Przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) nakładają na podatników VAT obowiązek ewidencjonowania w rejestrach VAT numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Obowiązkowe zatem jest ujęcie w rejestrach VAT numeru NIP lub NIP-UE kontrahenta. Wynika to z uregulowań art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że w rejestrach podatnicy muszą ewidencjonować wszystkie wystawione na rzecz innych podatników VAT faktury. Tym samym brak jest możliwości dokonania zbiorczego zapisu do rejestrów VAT, np. na podstawie raportu miesięcznego z kasy fiskalnej. Wyjątkiem jest jedynie sprzedaż na rzecz osób fizycznych.

W interpretacji indywidualnej z 20 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP1-2.4512.78.2016.2.AW, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wyjaśnia:

(...) w przypadku transakcji, których stroną będzie wyłącznie kontrahent będący podatnikiem VAT prowadzący działalność gospodarczą, z dniem 1 stycznia 2017 r. konieczne będzie przedstawienie w prowadzonej ewidencji dla potrzeb podatku VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów NIP, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze. Natomiast w sytuacji, kiedy stroną transakcji będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niebędąca podatnikiem podatku VAT, to prowadzona ewidencja nie będzie wymagała podania jej numeru identyfikacyjnego.

Jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT

Przedsiębiorcy dość często całą sprzedaż – zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, jak i na rzecz firm – ewidencjonują za pomocą kasy fiskalnej. Do końca 2016 r. takie rozwiązanie pozwalało na szybkie ewidencjonowanie sprzedaży w rejestrach VAT. Podstawą do ewidencjonowania był raport miesięczny, a księgowanie sprowadzało się do dokonania jednego zapisu. Nadal można ewidencjonować całą sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, niemniej w rejestrach VAT dokonanie jednego zbiorczego zapisu nie jest już możliwe.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 21 listopada 2016 r., nr 1462-IPPP2.4512.748.2016.1.RR, wyjaśnia, że (...) nie jest błędem, jeśli podatnik ewidencjonuje w kasie rejestrującej całą sprzedaż, w tym na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Organ wskazuje jednak, iż z dniem 1 stycznia 2017 r. rejestr sprzedaży (odmiennie niż do końca 2016 r.) powinien obejmować obrót wynikający z miesięcznego raportu fiskalnego sprzedaży pomniejszony o sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, ponieważ każdą z faktur VAT (wystawionych dla firm) z podpiętym paragonem fiskalnym podatnik powinien ująć w rejestrze sprzedaży odrębnie. Podatnik nie będzie mógł (jak dotychczas) sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą ujmować w rejestrze sprzedaży VAT pod pozycją stanowiącą obrót wynikający z miesięcznego raportu fiskalnego sprzedaży dla wszystkich klientów, ponieważ każdemu podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą przypisany jest inny numer NIP.

Innymi słowy, w rejestrach VAT co do zasady księgowane są obecnie:

• oddzielnie – każda z wystawionych faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz przedsiębiorców i rolników VAT czynnych (w tym także te faktury, które zostały wystawione do paragonu)
• raport miesięczny z kasy fiskalnej – w kwocie, jaka dokumentuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących pozarolniczej działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ewidencjonowanie sprzedaży w PKPiR

Niestety, w analogiczny sposób nie można zaksięgować sprzedaży w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ponieważ pozostaje to w sprzeczności z przepisami rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie pkpir). Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia pkpir zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przepisy rozporządzenia w § 20 regulują, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych. Podatnicy mogą także dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych. Przy czym, co najistotniejsze, w myśl § 20 ust. 4 rozporządzenia pkpir, ewidencjonując sprzedaż na podstawie raportów, czy to dobowych, czy miesięcznych, podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast podatnik ma obowiązek połączyć w sposób trwały zwrócone oryginały paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur. Oznacza to, że w przypadku faktury wystawionej do paragonu podstawą księgowania w księdze powinien być raport dobowy bądź miesięczny, a nie wystawiona do niego faktura. Ustawodawca od tej reguły nie przewiduje żadnych wyjątków.

Sposób na rozbieżności

Programy księgowe co do zasady księgowany dokument, np. FV, rejestrują zarówno w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jak i w rejestrach VAT. Oczywiście jest możliwe zaksięgowanie innych dokumentów w rejestrach VAT oraz księdze, ale jest to czasochłonne. Rozwiązaniem może być księgowanie przychodów zgodnie z § 21 rozporządzenia pkpir. Jeżeli bowiem podatnik prowadzi ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Innymi słowy, rejestr VAT sprzedaży może być podstawą do sporządzenia zestawienia, które to zestawienie stanowi podstawę wpisu do księgi. Zestawienie, powinno zawierać:

• datę i kolejny numer,
• sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.

Red.