Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

15.04.2021

Faktura ustrukturyzowana - czym jest i czemu służy

5 lutego br. opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje on możliwość wystawiania faktur elektronicznych w postaci ustrukturyzowanej jako trzecią dopuszczalną możliwość dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i „tradycyjnych” faktur elektronicznych. Możliwość ich wystawiania i otrzymywania zapewnić ma Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Definicję pojęcia faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Stanowi ona elektroniczny odpowiednik tradycyjnej papierowej faktury. Jednakże pojęcie faktury ustrukturyzowanej nie zostało zawarte w ustawie o VAT.

Faktura ustrukturyzowana ma swą genezę w regulacjach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.Urz. UE L 133/1). Jej celem jest usunięcie bądź ograniczenie przeszkód w handlu wewnątrzunijnym spowodowanych istnieniem różnych wymogów prawnych i norm technicznych w zakresie fakturowania elektronicznego i brakiem pomiędzy nimi zintegrowania.

Założenia ww. dyrektywy do polskiego porządku prawnego zostały implementowane ustawą z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1666). Zgodnie z jej art. 2 pkt 4 faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną spełniającą wymogi określone w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, dająca się przesyłać za pośrednictwem platformy do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy kontrahentami w zamówieniach publicznych.

Ustrukturyzowana faktura jest to więc faktura elektroniczna zawierająca określone przepisami informacje, formę i zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym, np. xml, umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych. Stanowi ona plik danych z zawartymi informacjami, które winny znajdować się na każdej fakturze a więc datami sprzedaży i wystawienia, danymi kontrahentów, kwotami itd. Jednak zapisane są one nie w postaci obrazu a uniwersalnego języka znaczników xml, służących do przekazywania danych w ustrukturyzowany sposób. Identyczny format stosowany jest w plikach JPK_VAT składanych przez czynnych vatowców każdego miesiąca w urzędzie skarbowym. Dokument wystawiany w formacie xml jest dla człowieka nieczytelny natomiast jest on doskonale zrozumiały dla programów księgowych, dla których tego rodzaju forma faktury została stworzona.

Zwykła faktura elektroniczna zapisana w formacie PDF nie mogła spełnić takiej roli. Jest ona czytelna dla człowieka będąc formatem służącym utrwalaniu treści tekstowo-graficznych. Jednak taka jej forma nie jest zrozumiała dla systemów informatycznych. Istnieją programy do przetwarzania faktury w PDF – Optical Character Recognition (OCR), które wyręczają od tej czynności człowieka. Uciążliwość tej metody polega na tym, że nawet obiekt przekonwertowany w PDF automatycznie wymaga ręcznego opracowywania celem wprowadzenia do systemu księgowego nabywcy. Faktury w formacie PDF nie wyjdą jednak z użycia jako faktury elektroniczne. Fakturę ustrukturyzowaną stanowić może także taka w formacie PDF, pod warunkiem że zawierać będzie metadane a więc ustrukturalizowane informacje wykorzystywane do opisu zasobów danych rozpoznawalne przez systemy księgowe. Dzięki temu dokument w takiej postaci będzie mógł być przesyłany za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Ze stosowania faktur ustrukturyzowanych płynie cały szereg korzyści:

  1. automatyczne księgowanie zwiększa efektywność pracy,
  2. następuje minimalizacja ryzyka pomyłki przy księgowaniu ze względu na eliminację człowieka z tego procesu,
  3. zmniejszenie kosztów obsługi księgowej,
  4. ujednolicenie wzoru faktur ułatwia ich porównywanie,
  5. samoczynne przesyłanie faktur eliminuje możliwość przeoczenia wiadomości e-mail z załączoną fakturą,
  6. nowy sposób przesyłania dokumentów daje polskim przedsiębiorcom większą możliwość realizacji zamówień na obszarze UE.

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych… wprowadziła instytucję Platformy Elektronicznego Fakturowania. Jest to centralna platforma służąca do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Na podstawie rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 856), lista innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych obejmuje:

  • zlecenie dostawy (zamówienie),
  • awizo dostawy,
  • potwierdzenie odbioru,
  • faktura korygująca,
  • nota korygująca.

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest narzędziem przeznaczonym dla dwóch podmiotów:

  • zamawiających w ramach zamówień publicznych, a więc np. urzędów państwowych i samorządowych,
  • wykonawców zamówień publicznych, czyli przedsiębiorców świadczących usługi oraz dokonujących dostawy towarów na rzecz podmiotów publicznych.

Obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych istnieje:

  • od 18 kwietnia 2019 r.- dla zamówień o wartości powyżej 30 000 EUR.
  • od 1 sierpnia 2019 r. – dla wszystkich zamówień publicznych

Przy czym, obowiązek dotyczy postępowań wszczętych od dnia wejścia w życie ww. ustawy (tj. 18 kwietnia 2019 r.) i umów zawartych w wyniku takich postępowań.

E-faktury od 1 października 2021 r.

5 lutego opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje on możliwość wystawiania faktur elektronicznych w postaci ustrukturyzowanej jako trzecią dopuszczalną możliwość dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i „tradycyjnych” faktur elektronicznych. Możliwość ich wystawiania i otrzymywania zapewnić ma Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Każdy podatnik VAT będzie miał możliwość założenia w tym systemie indywidualnego konta aby za jego pomocą, z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie wysyłać faktury ustrukturyzowane. Wszystkie faktury podatnik będzie mógł wystawić w systemie finansowo-księgowym, z którego będzie korzystać a następnie zostaną one przesłane do KSeF. Po przesłaniu faktury system nada jej numer identyfikujący ją wraz ze wskazaniem daty operacji. Momentem wystawienia i otrzymania przez nabywcę będzie dzień przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF. W tej samej chwili będzie ona uzyskiwała status wystawionej jak i otrzymanej. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych oparte będzie na konieczności zaakceptowania np. poprzez użycie właściwego komunikatu systemowego.

Ta rewolucyjna zmiana przynieść ma dla podatników szereg korzyści:

  1. skrócenie do 40 dni terminu zwrotu podatku,
  2. brak konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania, a zatem pomniejszenie podstawy opodatkowania będzie mogło nastąpić już w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty,
  3. ogólne przyspieszenie obrotu dokumentów i wyeliminowanie możliwości ich zniszczenia lub zagubienia.

Ustawa ma wejść w życie 1 października 2021 r. W pierwszej fazie wdrażania nowego systemu dokumentowania transakcji stosowanie faktur ustrukturyzowanych ma być dobrowolne, natomiast od roku 2023 ma być to obowiązek.

Adam Okonkwo

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz