Ewidencjonowanie kosztów ogrzewania przy prowadzeniu działalności w mieszkaniu

Wydatki poniesione na ogrzewanie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu mogą być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wydatek musi być jednak prawidłowo udokumentowany oraz rozliczony w wysokości adekwatnej do powierzchni, jaka jest przeznaczona na prowadzenie firmy.

Wydatek, aby mógł być ujęty w kosztach podatkowych, przede wszystkim musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wymieniony w tzw. negatywnym katalogu kosztów określonym w art. 23.

Warunek ten wynika z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Miejsce prowadzenia działalności w CEIDG

W kosztach podatkowych można rozliczyć tylko wydatki związane z eksploatacją lokalu, którego adres został ujawniony we wpisie do CEIDG, czyli dotyczące głównego miejsca prowadzenia działalności (siedziba firmy) lub dodatkowego miejsca prowadzenia działalności. W interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 stycznia 2013 r., nr IPTPB1/415-601/12-4/ASZ, organ wyjaśnia:

(...) wydatki ponoszone przez podatnika w miejscu zamieszkania, które nie zostało ujawnione w CEDIG jako dodatkowy adres wykonywania działalności gospodarczej, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Pomieszczenie nie musi być wydzielone

Jeszcze do niedawna, zdaniem fiskusa, kosztem podatkowym nie były wydatki poniesione na ogrzewanie w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wydzielił konkretnych pomieszczeń pod prowadzenie firmy, a także wtedy, gdy mieszkanie przede wszystkim wykorzystywane jest do prywatnych potrzeb. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 3 kwietnia 2015 r., nr IBPBI/1/415-1512/14/ŚS, wyjaśniał:

(...) jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w sytuacji, gdy określony lokal jest wykorzystywany przede wszystkim na cele prywatne podatnika, a jedynie sporadycznie (w razie istnienia takiej potrzeby) w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego lokalu stanowią wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

13 listopada 2018 r. (sygn. DPP7.8220.20.2018.CRS), Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił interpretację indywidualną z 3 kwietnia 2015 r. Nr IBPBI/1/415-1512/14/ŚS ws. zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków dotyczących lokalu mieszkalnego częściowo wykorzystywanego w tej działalności. W uzsadnieniu czytamy:

(...) należy podkreślić, że przepisy ustawy PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.

(...) należy uznać, że wydatki związane z utrzymaniem lokalu mieszkalnego (tj. na czynsz, energię elektryczną, wodę, ogrzewanie) w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię lokalu mieszkalnego zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej, mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane.

Zmieniona interpretacja to bardzo dobra wiadomość dla przedsiębiorców prowadzących działalność we własnym mieszkaniu. Dzisiaj, można już stwierdzić, że jest to stanowisko ugruntowane. Przykładem może być interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 29 października 2019 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.320.2019.4.PSZ, czy z 25 września 2020 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.535.2020.1.IM, które potwierdzają powyższe.

Wydatki na ogrzewanie w PKPiR

Wskazane jest, aby przedsiębiorca celem rzetelnego rozliczenia wydatków związanych z prowadzeniem firmy w prywatnym mieszkaniu sporządził dokument, np. oświadczenie, w którym określi, w jakiej części (procencie, współczynniku) wydatki związane z eksploatacją lokalu będą rozliczane w kosztach podatkowych. Dokument powinien określać, jaka jest ogólna powierzchnia mieszkania oraz jaka powierzchnia faktycznie została przeznaczona na cele firmy.

Wydatki związane z opłatami za media, w tym ogrzewanie, podlegają księgowaniu w kolumnie 13 podatkowej księgi Pozostałe wydatki. Kolumna 13 jest przeznaczona bowiem do księgowania wydatków takich jak czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłaty za telefon.

Przepisy rozporządzenia szczegółowo normują, w jaki sposób zaksięgować opisane wydatki. Na podstawie § 13 ust. 1 rozporządzenia przedsiębiorca powinien sporządzić dokument (dowód wewnętrzny), który powinien określać przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu (wydatku). Dowód powinien być zaopatrzony w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego będzie np. FV za ogrzewanie, czy dokument wystawiony przez wspólnotę mieszkaniową wskazujący na wysokość kosztów ogrzewania. Stosownie do § 13 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia podstawą do sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Redakcja podatki.biz