Emerytury i renty: Gdzie szukać dokumentacji pracowniczej byłego zakładu pracy?

W myśl art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 1440, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą emerytalną, pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Od czego zacząć poszukiwania?

Poszukiwania dokumentacji osobowej i płacowej byłego zakładu pracy należy rozpocząć od ustalenia nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Dane te można ustalić na podstawie zaświadczeń wystawionych przez zakład pracy, legitymacji ubezpieczeniowej oraz innych dokumentów wydanych przez pracodawcę.

Następnie, w zależności od tego, czy był to państwowy zakład pracy, spółka prawa cywilnego lub handlowego, czy np. spółdzielnia mieszkaniowa, należy zwrócić się osobiście lub na piśmie do właściwego archiwum o udzielenie informacji, czy jest ono w posiadaniu dokumentacji osobowej i płacowej naszego byłego zakładu pracy.

Gdzie mogą się znajdować akta pracownicze zlikwidowanego zakładu?

Dokumentację pracowników zlikwidowanych zakładów pracy mógł przejąć:

1. następca prawny,
2. organ założycielski – najczęściej wojewoda,
3. organ nadrzędny – np. ministerstwo lub urząd centralny.

Akta pracownicze mogły zostać również przekazane przez syndyka lub likwidatora na odpłatne przechowywanie do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innego archiwum państwowego, np. do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, 00-270 Warszawa, ul. Krzywe Koło 7, tel. 22-635-92-43, www.warszawa.ap.gov.pl, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich lub od 1994 r. – firmie przechowalniczej.

Jeżeli organem założycielskim zakładu był minister, informacji, gdzie znajdują się akta zlikwidowanego zakładu, należy szukać w Archiwum Ministerstwa Gospodarki, adres: Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, tel. 22-870-21-96, e-mail: archiwum@mg.gov.pl.

Ponadto można zwrócić się do Archiwum Akt Nowych, adres: 02-103 Warszawa, ul. Hankiewicza 1, e-mail: sekretariat@aan.gov.pl, tel. 22-589-31-18. Archiwum gromadzi m.in. dokumenty administracji ogólnopaństwowej i samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, organizacji i zrzeszeń.

W przypadku gdy organem założycielskim był wojewoda, dokumentacji zlikwidowanego zakładu należy szukać w archiwach przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresy można uzyskać w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przy ul. Długiej 6, 00-950 Warszawa, tel. 22-831-32-06, e-mail: ndap@archiwa.gov.pl. Ośrodek ten nie posiada żadnej dokumentacji pracowniczej, może natomiast udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy.

Krajowy Rejestr Sądowy

Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu pracy można również uzyskać w Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, ul. Czerniakowska 100, 00-54 Warszawa, tel. 22-397-65-15, 22-397-65-17. Pod tymi numerami telefonów udzielane są wyłącznie informacje dotyczące wydawania odpisów, wyciągów i zaświadczeń z rejestru. Nie są natomiast udzielane żadne informacje dotyczące stanu spraw toczących się w sądach gospodarczych – wydziałach KRS, ani nie są udzielane porady prawne.

Wykaz sądów, gdzie są takie rejestry, znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości www.ms.gov.pl.

Spółdzielnie mieszkaniowe

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni mieszkaniowych, ich likwidatorzy mieli obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej związkowi rewizyjnemu, w którym te spółdzielnie były zrzeszone, lub w razie braku takiego związku – Krajowej Radzie Spółdzielczej, ul. Jasna 1, 00-013 Warszawa, tel. 22-596-43-00, e-mail: krs@krs.org.pl. Archiwum Spółdzielcze Krajowej Rady Spółdzielczej znajduje się przy ul. Nocznickiego 29 w Warszawie, tel. 22-835-12-60.

Spółdzielnie pracy

W przypadku spółdzielni pracy o informację na temat miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej zlikwidowanej spółdzielni można zwrócić się do Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy w Warszawie, ul. Żurawia 47, 00-680 Warszawa, tel. 22-628-27-63, e-mail: sekretariat@zlsp.org.pl. Adres Centralnego Archiwum Spółdzielczości Pracy w Krakowie: ul. Skośna 16, 30-383 Kraków, tel. 12-262-01-79.

Adresy i telefony kilku terenowych składnic akt znajdują się na stronie internetowej ZLSP.

PGR-y

Dokumentację osobową i płacową pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracowników PGR-ów, przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych, ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa, tel. 22-452-54-00, e-mail: anr@anr.gov.pl.

Archiwa wojskowe

Osoby, które posiadają okresy czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej, mogą udowodnić okres pełnienia tej służby wpisem w książeczce wojskowej. Mogą również wystąpić o potwierdzenie okresu służby do Wojskowej Komendy Uzupełnień (dawniej: WKR).

Natomiast osoby, które posiadają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, powinny zgłosić się po dokumenty do Centralnego Archiwum Wojskowego. Adres: 00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124. Więcej informacji na stronie www.caw.wp.mil.pl.

Komu okresy opłacania składek może potwierdzić ZUS?

ZUS potwierdza – na podstawie własnej dokumentacji – okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i wysokość podstawy wymiaru składek osobom, które były przed 1 stycznia 1999 r. imiennie zgłoszone do ubezpieczenia społecznego.

Jednostka organizacyjna ZUS – właściwa ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) – posiada dokumentację tych firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych.

Strona internetowa ZUS

ZUS – na podstawie danych przekazanych przez Archiwum Państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne – opracował bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy. Jest to wykaz zlikwidowanych zakładów pracy z informacją i adresem, gdzie znajdują się dokumenty zlikwidowanego zakładu pracy.

Baza ta jest zamieszczona w internecie na stronie ZUS: Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Zygmunt Łobejko