Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

13.11.2018

Elektroniczne zwolnienia lekarskie e-ZLA - wszystko, co powinni wiedzieć płatnicy

Od 1 grudnia 2018 r. obowiązek wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej staje się powszechny. Dla płatników i pracodawców oznacza to kilka nowych obowiązków, ale również duże ułatwienia dotyczące spraw kadrowo-płacowych związanych z chorobowymi absencjami pracowników. Publikujemy odpowiedzi na kilkadziesiąt najczęściej zadawanych pytań, związanych z pojawieniem się e-ZLA, opracowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Czy muszę mieć profil na PUE ZUS?

Tak, gdy jesteś zobowiązany, aby przekazywać nam elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe. Jeśli nie jesteś, możesz taki profil utworzyć dobrowolnie. Założenie profilu na PUE ZUS jest bezpłatne, a daje szereg korzyści i możliwości, związanych nie tylko z e-ZLA.

Jeśli nie utworzysz profilu, jesteś zobowiązany poinformować (pisemnie) swoich nowo zatrudnionych pracowników (w pierwszym dniu, w którym podlegają ubezpieczeniu chorobowemu) o tym, że muszą dostarczać wydruk zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz/asystent medyczny wystawi je im w formie elektronicznej.

Czy muszę przekazać wydruk e-ZLA do ZUS?

Nie. Jeśli nie masz profilu na PUE ZUS, pracownik dostarczy Ci wydruk e- ZLA. Nie musisz go przekazywać do nas. E-ZLA trafi do nas automatycznie po wystawieniu przez lekarza/asystenta medycznego. Jednak jeśli nie jesteś płatnikiem zasiłków, będziesz musiał przekazać do nas w ciągu 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA, zaświadczenie płatnika składek Z-3, w którym podasz nam informacje niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku. Z-3 potraktujemy także jako wniosek Twojego pracownika o zasiłek.

W jakiej zakładce na PUE ZUS są widoczne e-ZLA?

E-ZLA na PUE ZUS są dostępne w formie:

  • dokumentów elektronicznych, które wystawił lekarz/asystent medyczny; zawierają one podpis lekarza/asystenta medycznego (są w wydzielonej części skrzynki ,,Dokumenty i wiadomości'') oraz

  • danych ze zwolnień (są w zakładce „Zaświadczenia lekarskie").

Czy w związku z tym, że lekarze od 1 stycznia 2016 r. wystawiają e-ZLA, płatnik składek np. spółka z o.o. musi założyć konto na PUE ZUS?

Profil na PUE ZUS muszą mieć płatnicy, którzy mają obowiązek przekazywać elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe. Pozostali płatnicy składek mogą taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go jednak nie utworzą, muszą poinformować (pisemnie) swoich nowo zatrudnionych pracowników (w pierwszym dniu, w którym podlegają ubezpieczeniu chorobowemu) o tym, że muszą dostarczać wydruk zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz/asystent medyczny wystawi je im w formie elektronicznej.

Profil zakładamy zawsze dla osoby fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi swojej firmy lub biura rachunkowego.

Jak założyć profil płatnika na PUE ZUS abym miał dostęp do e-ZLA?

Nie zmieniliśmy zasad, na jakich klienci mogą założyć konto na PUE ZUS. Profil zakładamy dla osoby fizycznej. Jeśli jesteś płatnikiem składek i jesteś osobą fizyczną, możesz założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi swojej firmy lub biura rachunkowego.

Jeśli jesteś osobą fizyczną musisz założyć swój profil w standardowy sposób (szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji PUE krok po kroku). Natomiast pełnomocnictwo musisz złożyć w placówce ZUS, osobiście lub wysłać pocztą. Jeśli pełnomocnictwa udzieliłeś w formie elektronicznej (na formularzu ZUS-PEL), możesz je przesłać do ZUS z PUE (przez płatnika - mocodawcę, który ma swój profil na PUE ZUS).

Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Kto ma założyć profil na PUE aby móc odbierać zwolnienia lekarskie, gdy spółka ma kilku właścicieli?

Płatnik składek, który nie jest osobą fizyczną działa przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, którzy mogą wskazać osobę upoważnioną do czynności przed ZUS. Przepisy nie regulują, kto powinien mieć dostęp do profilu płatnika składek na PUE ZUS.

Po jakim czasie od wystawienia e-ZLA będę widział je na PUE ZUS?

e-ZLA system przekaże Ci on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza/asystenta medycznego. Natomiast dane o e-ZLA są dostępne później (należy uwzględnić cykle przetwarzania w systemie ZUS).

Dlaczego nie mogę założyć profilu na PUE na zakład pracy?

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Przepis ten dotyczy nie tylko osób prawnych, lecz także państwowych (samorządowych) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej.

Do osób prawnych ma zastosowanie art. 38 kodeksu cywilnego. W jego myśl osoba prawna działa poprzez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. W razie gdy stroną postępowania administracyjnego jest osoba prawna, organ administracji publicznej powinien ocenić, czy w sprawie występuje należycie umocowany przedstawiciel tej osoby prawnej.

Sposób uzyskania dostępu do roli płatnika składek w przypadku płatników niebędących osobami fizycznymi wynika z Regulaminu Nowego Portalu Informacyjnego ZUS (PUE ZUS).

Czy zakład pracy może upoważnić, np. pracownika do odbioru elektronicznych zwolnień lekarskich?

Tak. Jeśli jesteś płatnikiem i masz obowiązek rozliczać się z nami w formie elektronicznej, musisz założyć profil na PUE ZUS. Profil zakładamy zawsze dla osoby fizycznej.

Jeśli jesteś płatnikiem składek – osobą fizyczną, możesz założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil możemy założyć i dla płatnika - osoby fizycznej i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.

Jeśli jesteś płatnikiem składek - osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musisz działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.

Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Czy mogę korzystać z PUE z wyłączeniem modułu elektronicznych zwolnień lekarskich?

Nie. Do 13.08.2018 r. nie było odrębnego modułu elektronicznych zwolnień. Osoba która miała dostęp do roli płatnika składek miała również dostęp do danych o zwolnieniach lekarskich. Od 14 sierpnia 2018 r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Natomiast nie ma oddzielnego modułu, który zawierałby wszystkie funkcjonalności panelu Płatnik, ale z wyłączeniem elektronicznych zwolnień lekarskich.

Czy biuro rachunkowe, które prowadzi moje rozliczenia może mieć dostęp do elektronicznych zwolnień wystawianych moim pracownikom?

Jeśli obsługuje Cię biuro rachunkowe, możesz udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura. Osoba, której udzieliłeś pełnomocnictwa, będzie miała dostęp do Twojego pełnego profilu płatnika, w tym do zaświadczeń lekarskich Twoich pracowników. Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA, wiec obecnie możesz nadać pracownikowi biura dostęp tylko do e-ZLA.

Czy abym mógł odbierać e-ZLA muszę koniecznie zarejestrować pełnomocnictwo ZUS-PEL w pełnym zakresie czy tylko do korespondencji?

Pełnomocnictwa do korespondencji nie daje dostępu do profilu płatnika, a zatem nie daje dostępu do zaświadczeń lekarskich. Dostęp do e-ZLA i do danych o nich dają dwa typy upoważnień:

  • upoważnienie pełne do profilu płatnika - będą to wszystkie dane płatnika dotyczące m.in. rozliczeń, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, zwolnień lekarskich,

  • upoważnienie ograniczone – dostęp tylko do e-ZLA.

Jak są dostarczane e-ZLA, gdy pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy?

Dla każdego płatnika składek lekarz/asystent medyczny wystawia odrębne e-ZLA. Każdy płatnik, który ma profil na PUE ZUS otrzymuje e-ZLA elektronicznie. Natomiast płatnik składek, który nie założy profilu na PUE ZUS otrzymuje od swojego pracownika wydruk e-ZLA, z pieczątką i podpisem lekarza/asystenta medycznego.

Jak są dostarczane zwolnienia dla pracodawców zatrudniających do 5 osób?

Jeśli jesteś pracodawcą i nie założyłeś profilu na PUE ZUS nie otrzymasz e-ZLA na swój profil płatnika składek. W takiej sytuacji lekarz/asystent medyczny po wystawieniu elektronicznego zwolnienia musi wręczyć pracownikowi - pacjentowi wydruk zwolnienia, ze swoim podpisem i pieczątką. Pracownik musi Ci dostarczyć ten wydruk.

Jestem płatnikiem i rozliczam składki za więcej niż 5 osób, do tej pory nie założyłem profilu na PUE ZUS. Jakie mogę ponieść konsekwencje?

Przepisy nie przewidują sankcji za to, że nie wypełniłeś tego obowiązku. Nie masz jednak dostępu do danych o e-ZLA.

Czy mogę otrzymać e-ZLA na adres e-mail zakładu pracy?

Nie. Zgodnie z przepisami udostępniamy bezpłatnie e-ZLA na profilu płatnika składek na PUE ZUS. Nie możemy wysyłać e-ZLA na adres e-mail.

Czy jeśli dostanę wiadomość o e-ZLA dla pracownika będę musiał czekać na zaświadczenie w oryginale aby wypłacić zasiłek?

Nie. Jeśli masz profil na PUE ZUS, otrzymujesz e-ZLA podpisane przez lekarza/asystenta medycznego (na wydzieloną część skrzynki "Dokumenty i wiadomości"), niezwłocznie po tym, jak lekarz/asystent medyczny je wystawi. E-ZLA są dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Czy jeśli otrzymam e-ZLA muszę je wydrukować? Czy jest przewidziany import zwolnień do programu Płatnik?

Nie musisz drukować e-ZLA. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego jest e-ZLA w formie elektronicznej. Kwestię zmiany funkcjonalności programu Płatnik będziemy rozważali.

Nie jestem płatnikiem zasiłków, jakie dokumenty muszę przekazać do ZUS ?

Jeśli posiadasz profil na portalu PUE ZUS, na profilu otrzymasz e-ZLA wystawione Twojemu pracownikowi lub ubezpieczonemu innemu niż pracownik (np. zleceniobiorcy). Jeśli nie masz profilu na PUE ZUS, pracownik lub ubezpieczony dostarczy Ci wydruk e-ZLA.

Jeśli nie jesteś płatnikiem zasiłków, powinieneś przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3 (w przypadku pracownika) albo Z-3a (w przypadku ubezpieczonych innych niż pracownik, np. zleceniobiorców). Masz na to 7 dni od otrzymania e-ZLA na profilu na PUE, albo odpowiednio od otrzymania wydruku e-ZLA. Zaświadczenie Z-3 albo Z-3a potraktujemy jako wniosek o zasiłek.

Zaświadczenie płatnika składek możesz złożyć do nas ze swojego profilu na PUE ZUS.

Jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie na formularzu wydrukowanym z systemu i jeszcze go nie zelektronizował, powinieneś przekazać do ZUS także to zaświadczenie lekarskie.

Jeżeli zwolnienie dotyczy opieki, potrzebny jest także wypełniony przez Twojego pracownika lub innego ubezpieczonego wniosek o zasiłek opiekuńczy na druku Z-15A lub Z-15B .

Czy do wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS wystarczy, że przedstawię zaświadczenie Z-3 albo odpowiednio Z-3a? Czy jeżeli nie przedłożę np. Z-3, to ZUS ma obowiązek w terminie 7 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego wystąpić o to zaświadczenie i inne niezbędne dokumenty?

E-ZLA, które lekarz/asystent medyczny wystawił i przesłał do ZUS w formie dokumentu elektronicznego, nie jest dla ZUS podstawą do wszczęcia postępowania w sprawie zasiłku.

Gdy do wypłaty zasiłków chorobowych właściwy jest ZUS, postępowanie w sprawie zasiłku chorobowego wszczynamy na podstawie:

  • zaświadczenia płatnika składek Z-3 lub Z-3a, które jesteś zobowiązany przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od otrzymania e-ZLA na profilu płatnika składek (jeżeli masz taki profil) lub otrzymania wydruku e-ZLA (jeżeli nie masz profilu na portalu PUE ZUS) - zaświadczenie to potraktujemy jako wniosek o zasiłek chorobowy,

  • jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego i jeszcze go nie zelektronizował, przekaż nam także to zaświadczenie lekarskie.

Czy muszę mieć kwalifikowany podpis elektroniczny, aby odbierać e-ZLA?

Nie. Do pobrania e-ZLA oraz do dostępu do danych o e-ZLA nie potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ani podpisu zaufanego (PZ ePUAP) lub certyfikatu z ZUS. Wystarczy Ci dostęp do profilu płatnika składek na portalu PUE ZUS.

Jak mogę zgłosić na PUE ZUS kontrolę prawidłowości wystawionego zaświadczenia lekarskiego?

Bezpośrednio pod danymi o e-ZLA jest funkcja "Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia". Jeśli z niej skorzystasz, system uzupełni odpowiednie dane (o zaświadczeniu lekarskim) w formularzu wniosku.

Możesz także złożyć do nas formularz OL-2 (Wniosek pracodawcy o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego). Formularz ten jest dostępny na PUE ZUS. Możesz go zastosować również do papierowych ZUS ZLA.

Co będę widział na swoim profilu na PUE ZUS po kontroli zwolnienia lekarskiego pracownika?

W przypadku gdy lekarz orzecznik wystawi "Zaświadczenie lekarskie wydane w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS" (ZUS ZLA/K), informacja o skorygowaniu zwolnienia będzie widoczna na Twoim profilu płatnika na portalu PUE ZUS. Będziesz widział zmianę statusu kontrolowanego zwolnienia na "skorygowane" oraz dane o ZUS ZLA/K w zakładce "Zaświadczenia lekarskie".

Jak będę informował ZUS, że tytuł ubezpieczenia mojego pracownika trwa nadal w przypadku kontynuacji e-ZLA?

Jeżeli posiadasz profil informacyjny płatnika składek na portalu PUE ZUS i otrzymasz e-ZLA swojego pracownika, to w ciągu 7 dni składasz do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3. Jeżeli nie posiadasz profilu na PUE ZUS, zaświadczenie płatnika składek Z-3 składasz w ciągu 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA swojego pracownika. Zaświadczenie to potraktujemy także jako wniosek o zasiłek chorobowy. Dotyczy to zarówno pierwszego zwolnienia lekarskiego e-ZLA, które otrzyma Twój pracownik, jak i kolejnych zwolnień lekarskich za nieprzerwany okres niezdolności do pracy. W przypadku wystawienia kolejnego e-ZLA za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełniasz w ograniczonym zakresie, tylko do pkt.1 włącznie oraz - jeśli jest taka potrzeba - pkt 5. W taki sposób informujesz w przypadku kontynuacji e-ZLA, że tytuł ubezpieczenia pracownika trwa nadal. Możesz też w tym celu skorzystać z zaświadczenia ZAS-12.

Czy jest możliwość eksportu e-ZLA do plików pdf i xml?

E-ZLA można wyeksportować w formie podpisanego przez lekarza/asystenta medycznego pliku xml. Dane o e-ZLA można wyeksportować w formacie csv.

Oprócz możliwości pobrania pojedynczego dokumentu (przycisk Pobierz dokument) udostępniliśmy możliwość grupowego eksportu (przycisk Eksport), gdzie po zaznaczeniu kwadratów z prawej strony eksportuje się archiwum .zip, zawierające odrębne pliki z pojedynczymi zwolnieniami lekarskimi - skrzynka Dokumenty i wiadomości - Zaświadczenia lekarskie.

Czy po złożeniu pełnomocnictw (ZUS -PEL) konkretne osoby mogą otrzymać dostęp tylko do odpowiedniej funkcjonalności na PUE związanej z przeglądaniem i drukowaniem ZUS-ZLA?

Tak.

Dostęp do e-ZLA i do danych o nich, możesz udzielić dwoma rodzajami pełnomocnictw:

  • upoważnienie pełne do profilu płatnika – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp do wszystkich danych m.in. informacji o saldach, wpłatach, danych rozliczeniowych, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, e-ZLA,

  • upoważnienie ograniczone – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp tylko do e-ZLA.

Czy zwolnienia wystawione po ustaniu zatrudnienia (po złożeniu ZUS ZWUA) są widoczne u ostatniego płatnika takiej osoby?

Nie. E-ZLA obejmujących w całości okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie przekazujemy byłym płatnikom składek .

Czy jest termin graniczny, do którego muszę wykazać zwolnienie lekarskie w dokumentach rozliczeniowych?

Tak. Masz obowiązek wykazywać informacje wiążące się ze zwolnieniami lekarskimi, w raportach dotyczących miesiąca, w którym zaistniała przerwa w opłacaniu składek i/lub wypłata świadczenia.

Czy mogę wydrukować z PUE informację o e-ZLA (zestawienie) dla jednej osoby ubezpieczonej?

Nie. Dane o e-ZLA na profilu płatnika możesz filtrować m. in. po danych ubezpieczonego i eksportować je.

Czy mogę filtrować e-ZLA, np. po nazwisku lub PESEL?

Tak. Możesz filtrować zarówno dokumenty elektroniczne (w skrzynce), jak i dane o zwolnieniach lekarskich w zakładce "Zaświadczenia lekarskie".

Czy mogę stworzyć raport miesięczny/dzienny z wykazem osób, które korzystają ze zwolnień, czasookresami nieobecności i ich rodzajem?

Tak. Dane o e-ZLA na profilu płatnika możesz filtrować m. in. po danych ubezpieczonego i eksportować je. Możesz również skorzystać z funkcji tworzenia zbiorczych raportów. Generowane raporty ułatwiają wprowadzanie informacji, które wynikają z e-ZLA, np. do systemów kadrowo-płacowych. Raporty zawierają niezbędne informacje z dokumentów e-ZLA. Użytkownik sam może zdefiniować odpowiednie kryteria odnośnie raportów. Raporty generowane są w godzinach nocnych.

Na stronie http://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego-usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow , udostępniliśmy wymagania dla oprogramowania interfejsowego – usługa do pobierania raportów e-ZLA dla płatników.

Czy w przypadku zasiłku opiekuńczego, po wystawieniu przez lekarza e-ZLA, mój pracownik nie ma już obowiązku dostarczyć mi wniosku o zasiłek opiekuńczy do celów wypłaty tego zasiłku?

Nie. Wniosek o zasiłek opiekuńczy Z-15A (z tytułu opieki nad dzieckiem) lub Z- 15B (z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny innym niż dziecko) jest wymagany także wtedy, gdy lekarz/asystent medyczny wystawił pracownikowi e-ZLA z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym niż dziecko członkiem rodziny i zostało ono udostępnione na Twoim profilu płatnika składek na portalu PUE ZUS.

Wniosku o zasiłek opiekuńczy pracownik nie składa, gdy otrzymał kolejne e-ZLA za nieprzerwany okres z tytułu sprawowania opieki nad tym samym chorym dzieckiem lub tym samym chorym członkiem rodziny i okoliczności podane przez niego we wcześniejszym wniosku nie zmieniły się.

Czy ZUS archiwizuje elektroniczne zwolnienia lekarskie?

Tak. E-ZLA, które do nas trafiają odpowiednio przetwarzamy i archiwizujemy.

Czy mam obowiązek archiwizować e-ZLA?

Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE ZUS, musisz przechowywać jako płatnik składek przez okres co najmniej 3 lat w formie elektronicznej. Nie należy drukować dokumentu elektronicznego. Dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym (PZ ePUAP) albo certyfikatem z ZUS musi być przechowywany w oryginalnej postaci, z zachowaniem jego integralności.

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego (wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne) albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są:

  • zaświadczenia lekarskie, w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP), zgodnie z wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS (e-ZLA),

  • zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego (jeśli wystawienie e-ZLA nie jest możliwe, np. w czasie wizyty domowej u pacjenta),

  • wydruki wystawionych zaświadczeń lekarskich z systemu teleinformatycznego (jeśli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS).

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny wszczyna:

  • płatnik posiadający profil informacyjny na PUE ZUS, na podstawie:

    - zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, otrzymanego na profilu PUE ZUS,

    - zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanego przez ubezpieczonego,

  • płatnik nieposiadający profilu informacyjnego na PUE ZUS na podstawie wydruku e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego.

Roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego lub opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli niewypłacenie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłku, roszczenie o wypłatę zasiłku (lub o wyrównanie jego wysokości) przedawnia się po upływie 3 lat.

Ponadto inspektorzy kontroli ZUS przeprowadzają kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, w szczególności mogą badać ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłacanie oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli oraz zabezpieczać zebrane dowody.

Płatnicy składek są zobowiązani udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty.

W toku kontroli inspektor ZUS może żądać dokumentów, które były podstawą do ustalenia uprawnienia do świadczenia z ubezpieczeń społecznych i wypłaty tego świadczenia. A zatem zasadne jest, aby dokumenty niezbędne do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłku chorobowego (opiekuńczego) były przez płatnika zasiłku przechowywane przez okres co najmniej 3 lat. Dotyczy to także zwolnienia lekarskiego w formie elektronicznej.

Czy abym mógł wysłać zaświadczenie ZUS Z-3 oraz wnioski o kontrolę zwolnień lekarskich potrzebuję podpisu elektronicznego?

Wnioski i zaświadczenia, które wystawiasz na PUE ZUS, przed przekazaniem do ZUS musisz podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem zaufanym (PZ ePUAP) np. wniosek płatnika składek (OL-2) o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego. Niektóre wnioski możesz podpisać również profilem zaufanym PUE - dotyczy to dostępnego na PUE ZUS zaświadczenia płatnika składek Z-3 lub Z-3 a, które wystawiasz abyśmy ustalili uprawnienia do zasiłków, np. chorobowego.

Mam pytanie o udostępnianie elektronicznych zwolnień na koncie PUE płatnika. Przez jaki czas będą one widoczne? Czy jeżeli będę chciała zobaczyć, np. zwolnienie lekarskie pracownika sprzed kilku miesięcy to będę musiała wykonać jakieś dodatkowe czynności? Teraz jak chciałam sprawdzić na PUE składki z 2010 roku to musiałam zamawiać dane archiwalne. Czy w przypadku e-zwolnień jest podobnie?

Nie usuwamy zaświadczeń lekarskich dostępnych na profilu płatnika składek (w wydzielonej części skrzynki "Dokumenty i wiadomości"). Jeśli nie chcesz ich widzieć, możesz je usunąć z widoku (zarchiwizować).

Natomiast zaświadczenia lekarskie dostępne na profilu płatnika składek w formie danych, (w zakładce "Zaświadczenia lekarskie" w panelu płatnika) standardowo prezentujemy za ostatnie 12 miesięcy. Nie masz możliwości usunięcia danych z tej zakładki. Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE ZUS, musisz przechowywać jako płatnik składek przez okres co najmniej 3 lat w formie elektronicznej. Nie należy drukować dokumentu elektronicznego. Dlatego w zakładce Zaświadczenia lekarskie wyeksportuj zaświadczenie e-ZLA. Po wyeksportowaniu podpisanego dokumentu zapisz go na zewnętrznym dysku/nośniku.

Czy mogę wydrukować z PUE ZUS e-ZLA pracownika i przekazać je firmie rozliczeniowej? Chodzi o to by miała ona właściwe dokumenty w przypadku kontroli ZUS.

Możesz wydrukować wizualizację e-ZLA z PUE ZUS, jednak taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem, na podstawie którego wypłaca się zasiłek. E-ZLA i dane o e-ZLA udostępniamy na profilu płatnika składek na portalu PUE ZUS. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego są dokumenty w formie elektronicznej (e-ZLA). Dokumenty elektroniczne i dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich można wyeksportować z profilu płatnika. Jak wyeksportować zwolnienia lekarskie z PUE ZUS opisaliśmy na www.zus.pl/ezla, w zakładce "Eksport e-ZLA z PUE".

Czy jedna osoba może być upoważniona przez więcej niż jednego płatnika do PUE ZUS?

Tak. Jedna osoba fizyczna może być pełnomocnikiem dowolnej liczby płatników składek.

W jakiej formie powinienem odwołać pełnomocnictwo, którego udzieliłem uprzednio na druku ZUS PEL?

Pełnomocnictwo powinieneś odwołać w formie pisemnej. Możesz to zrobić na formularzu PEL.

Czy ZUS udostępni statystyki, informujące kto i kiedy pobrał e-ZLA?

Nie planujemy udostępniać takich statystyk. Jednak określone czynności w PUE ZUS, m.in. logowanie i raport z logowań możemy udostępnić, np. w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Moja firma zatrudnia 145 osób i nie jest osobą fizyczną – jak można założyć profil na PUE ZUS dla takiego płatnika składek? Czy musi to zrobić w placówce ZUS, dyrektor albo ewentualnie upoważniony pracownik firmy?

Profil na PUE ZUS zakładamy dla osoby fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną, która nie posiada osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu pracy.

Ewentualnego pełnomocnictwa musi udzielić osoba/osoby uprawnione do reprezentowania firmy. Kwestia reprezentacji jest regulowana odrębnymi przepisami, w zależności od rodzaju podmiotu, który jest płatnikiem. Prawidłowość pełnomocnictwa zbada nasza placówka, w której złożysz pełnomocnictwo.

Osobista wizyta w ZUS jest niezbędna, jeśli osoba zakładająca profil nie ma kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (PZ ePUAP), ani konta w banku współpracującym z ZUS, którymi mogłaby uwierzytelnić swoją tożsamość. Pełnomocnictwo możesz złożyć w naszej placówce lub przesłać pocztą.

Podczas rejestracji profilu na PUE ZUS trzeba podać imię i nazwisko oraz numer PESEL, a nie dane pracodawcy (nazwę zakładu pracy, adres, NIP itd.). Księgowa może się zwolnić. Wtedy jako pracodawca zostaję bez swojego profilu? Jak tego uniknąć?

Profil zakładamy dla osoby fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu. Aby uniknąć takich sytuacji, możesz udzielić takiego pełnomocnictwa więcej niż jednej osobie.

Mam pytanie dotyczące druku ZUS-PEL. Chciałabym uzyskać pełnomocnictwo od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy wystarczy, że mocodawcą będzie pełnomocnik firmy czy muszą się podpisać wszyscy wspólnicy?

Pełnomocnictwa musi udzielić osoba/osoby uprawnione do reprezentowania płatnika. Kwestia reprezentacji jest regulowana odrębnymi przepisami, w zależności od rodzaju podmiotu, który jest płatnikiem.

Czy mogę udzielić pełnomocnictwa ZUS-PEL kilku osobom (pełnomocnikom), aby mieli dostęp do mojego PUE, w tym do e-ZLA?

Tak. Możesz udzielić pełnomocnictwa na formularzu ZUS-PEL więcej niż jednej osobie.

Mam pytanie w kwestii obowiązku zakładania profilu na PUE - co z płatnikami, u których występują częste zmiany w liczbie ubezpieczonych? Czy raz założony profil na PUE ZUS i elektroniczna wersja zwolnień będą już dla nich obowiązkowe? kwestii obowiązku zakładania profilu na PUE - co z płatnikami, u których występują częste zmiany w liczbie ubezpieczonych? Czy raz założony profil na PUE i elektroniczna wersja zwolnień będą już dla nich obowiązkowe?

Obowiązek założenia profilu informacyjnego płatnika składek mają firmy, które muszą rozliczać się z ZUS w formie elektronicznej.

Jeśli utworzyłeś profil płatnika składek na PUE ZUS, masz obowiązek go utrzymywać także wówczas, gdy nie będziesz musiał przekazywać dokumentów do ZUS w formie elektronicznej, czyli np. w przypadku spadku zatrudnienia.

Przy łączeniu się z PUE wykorzystuję certyfikat i upoważnienie złożone w ZUS przez moich pracodawców. Czy to wystarczy do otrzymywania informacji o elektronicznych zwolnieniach?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia bezpłatnie na profilu informacyjnym płatnika składek zakładkę "Zaświadczenie lekarskie". Jeśli więc dana osoba obecnie ma dostęp do profilu płatnika składek to od 1 stycznia 2016 r. automatycznie na tym profilu uzyskuje dostęp do nowych funkcjonalności.

Czy jeśli mam profil na PUE ZUS to zatrudnieni u mnie lekarze będą mogli automatycznie korzystać z niego i wystawiać elektroniczne zwolnienia? Czy jest to tylko profil dla mnie do pobierania e-ZLA a u lekarzy na komputerach musi być założony inny profil, umożliwiający im wystawianie zwolnień? Czy można to zrobić automatycznie, np. dla 30 komputerów?

Profil lekarza - jest to inny profil, niż profil płatnika składek, zatrudniającego lekarzy. Płatnik nie może wykonać tych czynności za lekarza. Aby lekarz mógł wystawiać e-ZLA tworzy swój profil na PUE ZUS.

Możesz to zrobić w standardowy sposób (szczegółowe informacje na http://www.zus.pl/ - PUE krok po kroku - rejestracja, logowanie i ustawienia profilu ). Profil na PUE ZUS nie jest związany ze sprzętem komputerowym, lecz z tożsamością, która się do niego loguje.

Jakie zabezpieczenia gwarantuje ZUS w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych na PUE ZUS dotyczących m.in. zwolnień lekarskich? Korzystając w domu z PUE ZUS mogę wchodzić na profil płatnika. Nie chcę ponosić odpowiedzialności za utratę danych z zakładki "płatnik".

W pełni kontrolujemy korzystanie z usług oferowanych przez portal, a wszelkie czynności, obejmujące aktywność użytkownika w portalu, są logowane. Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, nie odpowiadamy za szkody powstałe w związku z korzystaniem z PUE ZUS lub nie przestrzeganiem postanowień Regulaminu.

Zgodnie z § 7 Regulaminu Nowego Portalu Informacyjnego (PUE ZUS) użytkownik, który jest płatnikiem (lub osobą posiadającą pełnomocnictwo płatnika), upoważniony jest do przetwarzania danych osobowych i innych informacji, pozyskanych za pośrednictwem PUE ZUS, tylko w celu realizacji zadań płatnika składek określonych przez przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych. Ponadto użytkownik zobowiązany jest do powstrzymania się od jakichkolwiek działań bezprawnych, a w szczególności korzystania z Usług bezpośrednio lub pośrednio w sposób sprzeczny z prawem, Regulaminem, dobrymi obyczajami lub powszechnie przyjętymi zasadami korzystania z sieci internet.

Czy dla osób bezrobotnych będą wystawiane e-ZLA? Jeśli tak, czy e-ZLA osób bezrobotnych zgłoszonych do ubezpieczeń przez urząd pracy będą widoczne na jego PUE - na tej samej liście, co zwolnienia pracowników urzędu pracy?

Wszystkie osoby, które płatnik-urząd pracy zgłosił do ubezpieczeń, (zarówno pracownicy urzędu, jak i osoby bezrobotne lub inne osoby ubezpieczone) mogą otrzymać e-ZLA. Wszystkie e-ZLA wystawione dla danego płatnika składek udostępniamy na jego profilu na PUE ZUS, bez podziału na grupy ubezpieczonych.

Byliśmy zobowiązani przepisami do utworzenia profilu na PUE ZUS do końca 2015 roku aby otrzymywać zwolnienia lekarskie elektronicznie. Czy musimy przekazać informację o tym, że mamy profil na PUE wszystkim swoim pracownikom?

Nie. Jeśli byliście zobowiązani do założenia profilu na PUE ZUS do 31 grudnia 2015 r. i obowiązek ten wykonaliście, nie musicie informować o tym swoich pracowników.

Czy przewidziane są ułatwienia dla biur rachunkowych obsługujących wielu płatników składek w zakresie zbiorczego pobierania zwolnień? Czy program Płatnik będzie zmodyfikowany?

Będziemy rozważali zmiany w programie Płatnik w tym zakresie.

Jak należy prawidłowo wypełnić druk ZUS PEL pozycja "zakres pełnomocnictwa", aby móc odbierać e- zwolnienia w imieniu zakładu pracy?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek. Aby uzyskać dostęp do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Osoby, którym zostanie udzielone pełnomocnictwo, będą miały dostęp do pełnego profilu płatnika. Dostęp do e-ZLA i do danych o nich, możesz udzielić dwoma rodzajami pełnomocnictw:

  • upoważnienie pełne do profilu płatnika – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp do wszystkich danych m.in. informacji o saldach, wpłatach, danych rozliczeniowych, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, e-ZLA,

  • upoważnienie ograniczone – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp tylko do e-ZLA.

Pełnomocnictwo może być udzielone na papierowym formularzu ZUS PEL - wówczas w części Zakres pełnomocnictwa należy zaznaczyć zakres uprawnienia Oświadczam, że działam w imieniu: innego podmiotu (firmy, spółki) – wpisać jej dane (nazwę, adres siedziby, NIP lub REGON), a następnie - w zależności od tego czy ma być to pełnomocnictwo pełne albo ograniczone zaznaczyć:

  • do załatwiania wszelkich spraw w ZUS, w tym dostępu do Platformy Usług Elektronicznych ZUS" -jeśli to ma być pełnomocnictwo pełne,

  • W zakresie – napisać że tylko do zwolnień lekarskich e-ZLA – jeśli pełnomocnik ma mieć dostęp tylko do zaświadczeń lekarskich e-ZLA.

Jeśli spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo i trzeba wpisać dane więcej niż jednej osoby udzielającej pełnomocnictwa, należy wypełnić dodatkowo załącznik PEL-Z i dołączyć do tego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo może być również udzielone w innej formie, ale musi obejmować wymieniony zakres.

Przejęcie pracowników na podstawie kodeksu pracy zobowiązuje do wyrejestrowania ubezpieczonych przez płatnika przejmowanego oraz ponowne ich zgłoszenie przez płatnika przejmującego. Docelowo płatnik przejmowany zobowiązany jest złożyć dokument ZIPA podając w bloku aktualne dane identyfikacyjne - dane płatnika przejmującego. Czy w takich przypadkach osoba upoważniona przez płatnika przejmowanego do obsługi e-ZLA, która będzie także upoważniona do obsługi e-ZLA u płatnika przejmującego, musi w tym zakresie złożyć w ZUS nowe pełnomocnictwo z danymi płatnika przejmującego?

Tak, pełnomocnictwa udziela zawsze konkretny płatnik składek.

Chciałabym założyć profil na PUE ZUS. Widzę, że są dwie możliwości założenia profilu: zaufanego oraz niezaufanego. Na stronie jest również informacja: posiadanie profilu zaufanego jest konieczne do korzystania z funkcjonalności portalu dostępnych dla zidentyfikowanych użytkowników. Co to oznacza?

Profil niezaufany tymczasowo zakłada osoba, która nie może w toku rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych ZUS samodzielnie potwierdzić swojej tożsamości za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (PZ ePUAP) lub bankowości elektronicznej. Taki profil nie daje możliwości korzystania z funkcjonalności portalu PUE ZUS i wymaga uwierzytelnienia tożsamości w placówce ZUS w ciągu 7 dni. Po upływie tego terminu profil niezaufany wygasa.

Obecnie rozliczam składki za mniej niż 5 osób i w związku z tym nie mam obowiązku założenia profilu na PUE ZUS by mieć wgląd do elektronicznych zwolnień lekarskich. W jakim terminie muszę założyć profil na PUE ZUS, gdy zwiększy się liczba osób przeze mnie ubezpieczonych? Według jakich zasad ustala się tę liczbę ubezpieczonych i na jaki dzień?

Obowiązek utworzenia profilu – do końca 2015 roku – mieli płatnicy zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Taki profil musisz założyć, gdy będziesz zobowiązany do elektronicznego rozliczania się z nami. Przy ustalaniu formy, w jakiej masz obowiązek przekazywać dokumenty, uwzględnij osoby, za które zobowiązany jesteś rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne. O tym, czy musisz składać dokumenty w formie elektronicznej, decyduje więc liczba osób, za które zobowiązany jesteś złożyć tzw. składkowe imienne raporty miesięczne

Jeżeli utworzyłeś profil informacyjny płatnika składek, jesteś zobowiązany do jego utrzymywania. Także wówczas, gdy przestaniesz mieć obowiązek przekazywania dokumentów do nas w formie elektronicznej, czyli np. w przypadku zmniejszenia stanu zatrudnienia.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie widoczne są na PUE ZUS w dwóch zakładkach: • dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki) oraz • danych, przetworzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (w nowej zakładce "Zaświadczenia lekarskie"). Jakie są różnice między tymi dwoma zakładkami/zapisami? Na dokumentach z której zakładki powinienem się opierać. Które są dla mnie wiążące?

W „Panelu płatnika”, w zakładce "Zaświadczenia lekarskie" udostępniamy Ci dane ze zwolnień lekarskich, po ich przetworzeniu w naszym systemie. Nie są to już więc elektroniczne dokumenty, wystawione przez lekarza/asystenta medycznego.

W widoku „Dokumenty i wiadomości”, w zakładce „Zaświadczenia lekarskie” dostępne są elektroniczne dokumenty zaświadczeń lekarskich ubezpieczonych, podpisane przez lekarza/asystenta medycznego i wysłane przez nas na Twój profil płatnika składek.

Dokumenty w formie elektronicznej stanowią dowód do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Dane ze zwolnień lekarskich możesz wykorzystywać do innych celów, np. importu do programów kadrowo-płacowych.

Wiem, że e-ZLA nie mogą być wysyłane na adres e-mail zakładu pracy, ale czy jest dostępna funkcjonalność powiadomienia mailowego o pojawieniu się nowego dokumentu w systemie? Taka funkcjonalność istnieje dla elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP i stanowi duże ułatwienie w pracy.

Tak. Możesz otrzymać informację o wystawionym przez lekarza/asystenta medycznego zwolnieniu lekarskim na podany przez Ciebie w PUE ZUS adres email i/lub numer telefonu. W tym celu odpowiednio ustaw parametry w swoim profilu na portalu PUE ZUS.

Z menu „Ustawienia-Konfiguracja profilu” wybierz „Ustawienia subskrypcji”. Zaznacz zdarzenie, o którym chcesz być informowany i naciśnij „Ustaw subskrypcję”. Będziesz mógł wybrać:

  • sposób przekazania powiadomienia (wiadomość sms, wiadomość e-mail)

  • czy chcesz otrzymywać powiadomienia zbiorczo, czy jednostkowo.

Z początkiem nowego roku część zakładu pracy zgodnie z art. 23[1] kodeksu pracy przechodzi na nowego pracodawcę. Czy potrzebna jest osobna rejestracja do końca grudnia 2015 roku profili PUE dla każdego z pracodawców - starego i nowego? Pracownicy, którzy zostaną przejęci automatycznie będą wykazywani na profilu nowego pracodawcy?

Obowiązek założenia profilu PUE do 31 grudnia 2015 r. dotyczył każdego płatnika składek, który rozliczał się z ZUS w formie elektronicznej. Pracownicy, którzy zostali przejęci muszą zostać zgłoszeni do ubezpieczeń przez nowego płatnika składek. Zwolnienia lekarskie przekazujemy na profil tego płatnika składek, dla którego zostanie wystawione zwolnienie lekarskie (NIP płatnika jest wpisywany w e-ZLA).

Mam pytanie dotyczące wystawiania elektronicznych zwolnień. Pracodawcą jest zespół szkół (w którym są 3 szkoły) i tu prowadzona jest dokumentacja kadrowa. Natomiast obsługą księgową, w tym rozliczeniami z ZUS zajmuje się organ prowadzący, w tym przypadku urząd gminy. Gdzie trafi zwolnienie? Pewnie do szkoły, ale jak należy postąpić dalej, jeśli w szkole nie ma księgowości. Czy taki dokument będzie trzeba wydrukować i oddać do urzędu, czy mailowo przesłać go dalej?

Zwolnienia lekarskie udostępniamy na profilu płatnika składek. Kwestia ustalenia dalszego obiegu tego zwolnienia nie leży w naszej kompetencji. Możesz wyeksportować dokument elektroniczny z portalu PUE ZUS i przekazać go w formie elektronicznej np. do komórki zajmującej się ustalaniem uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Możesz również udzielić pełnomocnictwa do swojego profilu konkretnej osobie.

Istnieje możliwość wydrukowania wizualizacji elektronicznego zwolnienia lekarskiego z PUE ZUS - taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem, na podstawie którego płatnik składek wypłaca zasiłek.

Proszę o informację, czy mogę pobierać w formie elektronicznej ze swojego profilu informacyjnego płatnika składek informację o anulowaniu wcześniej wystawionego zaświadczenia lekarskiego lub informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd. Jeżeli tak, proszę o informację jaką strukturę danych mają udostępniane przez ZUS pliki zawierające informację o anulowaniu lub o stwierdzeniu nieważności zwolnienia lekarskiego?

Na PUE ZUS udostępniliśmy możliwość eksportu dokumentów i danych dotyczących elektronicznych zwolnień lekarskich:

  • w postaci plików xml - z zakładki „Zaświadczenia lekarskie”, która jest dostępna w menu "Dokumenty i wiadomości"

  • w postaci plików csv - z zakładki "Zaświadczenia lekarskie", która jest dostępna w panelu płatnika

Jeśli lekarz anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie albo anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie i w jego miejsce wystawi nowe elektroniczne zwolnienie lekarskie, możesz zostać o tym powiadamiany w formie komunikatu (na portalu oraz w przypadku ustawienia subskrypcji - mailem i/lub SMSem).

W „Panelu płatnika”, w zakładce "Zaświadczenia lekarskie" przy takim zwolnieniu lekarskim będziesz miał widoczny status "anulowane". Możesz zwizualizować dane o anulowaniu, jeśli dokument anulowania jest przetworzony w naszym systemie. Dokumentu AZLA - "Anulowanie zaświadczenia lekarskiego" - Tobie nie przekazujemy. Będziesz miał natomiast widoczne zwolnienie wystawione w miejsce anulowanego.

Czy żądanie ZUS dostarczania danych będących już w posiadaniu Zakładu (przez wypełnianie formularza Z-3 i Z-3a) jest zgodne z przepisami? ZUS posiada dane na podstawie złożonych miesięcznie deklaracji rozliczeniowych.

Przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa określają, że jeśli zasiłek wypłaca ZUS, płatnik składek jest zobowiązany przedłożyć zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku (art. 61 ust. 3).

Zakres danych zawartych w zaświadczeniu płatnika składek ZUS Z-3 i ZUS Z-3a), został określony w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 powołanego rozporządzenia dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasiłku chorobowego jest zaświadczenie płatnika składek, złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP) na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Na podstawie powołanych przepisów, jesteś zobowiązany do przekazania do ZUS danych zawartych w zaświadczeniach Z-3 i Z-3a.

To, że ZUS do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku nie może skorzystać wyłącznie z danych, które płatnik składek przekazuje w dokumentach rozliczeniowych, wynika z obowiązujących zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków. Stąd przepisy powołanej ustawy przewidują konieczność składania przez płatników składek zaświadczeń do ustalenia przez ZUS uprawnień do zasiłku, jego wysokości i podstawy wymiaru.

W jakim terminie pracownik musi dostarczyć wydruk e-zwolnienia, gdy pracodawca nie założy profilu na portalu PUE ZUS?

Zaświadczenie lekarskie e-ZLA przekazywane jest automatycznie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Jeżeli posiadasz profil informacyjny na PUE ZUS, e-ZLA udostępniamy na Twoim profilu, nie później niż następnego dnia po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego.

Jeżeli nie masz profilu informacyjnego na PUE ZUS, Twój pracownik otrzymuje od lekarza/asystenta medycznego wydruk zaświadczenia lekarskiego (wydruk e-ZLA) opatrzony podpisem i pieczątką lekarza/asystenta medycznego. Pracownik ma obowiązek dostarczyć Ci wydruk e-ZLA. Przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie określają terminu, w którym pracownik dostarcza Ci wydruk e-ZLA. Jeśli to ZUS jest płatnikiem zasiłku, który przysługuje Twojemu pracownikowi - po otrzymaniu wydruku e-ZLA - jesteś zobowiązany przekazać nam dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku m.in. zaświadczenie płatnika składek Z-3. Dokumenty powinieneś przekazać do ZUS, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA. Do ZUS wydruku e-ZLA nie przekazujesz.

Wiem, że jeśli prowadzę działalność gospodarczą i nie założyłem profilu płatnika na PUE ZUS otrzymam wydruk zwolnienia (w sytuacji własnej choroby) i będę zobowiązana dostarczyć go do ZUS wraz z Z-3b. W jakim terminie - niezwłocznie, czy 7 dni?

Jeśli jesteś osobą prowadzącą działalność gospodarczą i lekarz/asystent medyczny wystawi Ci e-ZLA oraz otrzymasz wydruk e-ZLA, gdyż nie posiadasz profilu na PUE, to musisz wystąpić do ZUS z wnioskiem o zasiłek. Jako Twój wniosek o zasiłek ZUS potraktuje zaświadczenie płatnika składek Z-3b, które jesteś zobowiązany przedłożyć w ZUS.

Gdy będziesz nadal nieprzerwanie chorował i otrzymasz kolejne e-ZLA, musisz wystąpić do ZUS z kolejnymi wnioskami o zasiłek chorobowy. Twoim wnioskiem o zasiłek może być jeden z wymienionych dokumentów:

  • zaświadczenie Z-3b albo

  • wydruk e-ZLA albo

  • wniosek o zasiłek chorobowy ZAS-53.

Zatem wydruk e-ZLA możesz przekazać do ZUS, jeśli wybierzesz taką formę wniosku o zasiłek chorobowy przy kolejnym e-ZLA za nieprzerwany okres. Wydruku tego nie musisz przekazywać do ZUS, jeśli jako wniosek o zasiłek złożysz Z-3b albo ZAS-53.

Przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie określają terminu na dostarczenie wydruku e-ZLA.

Zwracam się z zapytaniem dotyczącym e-ZLA dla pracowników zagranicznych. Nasi pracownicy muszą posiadać ubezpieczenie w dowolnej kasie ubezpieczeniowej na terenie Niemiec. Wielokrotnie jednak otrzymujemy od nich zwolnienia lekarskie wystawione w Polsce. Wymagamy oryginału zwolnienia. Pracownik powinien dodatkowo przedstawić kopie zwolnienia w swojej kasie. Jak to będzie obecnie wyglądało w przypadku zwolnień elektronicznych?

Lekarz/asystent medyczny, który wystawia zaświadczenie lekarskie, przekazuje ubezpieczonemu wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego, opatrzony jego podpisem i pieczątką:

  • na żądanie ubezpieczonego

  • gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym lekarza/asystenta medycznego wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego na PUE ZUS

Zatem, jeżeli pracownik podlega ubezpieczeniu zgodnie z ustawodawstwem niemieckim, lekarz/asystent medyczny, który wystawia zwolnienie lekarskie w formie elektronicznej, wręczy pracownikowi wydruk e-ZLA opatrzony podpisem i pieczątką lekarza/asystenta medycznego. Wydruk e-ZLA pracownik będzie mógł Ci przekazać, tak jak to robił dotychczas z zaświadczeniem lekarskim na druku ZUS ZLA.

Prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą. Jestem właścicielem firmy jednoosobowej. Czy jeśli lekarz wystawi mi zwolnienie e-ZLA, np. na okres czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby - 10 dni, to jest możliwość rezygnacji z takiego zwolnienia i podjęcia pracy w trakcie trwania niezdolności, np. po 5 dniach. Czy gdybym zrezygnował z całego zasiłku chorobowego - za te 10 dni, to zapłacę składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy w normalnej ustawowej wysokości bez pomniejszania podstawy wymiaru składek?

Lekarz/asystent medyczny wystawia zwolnienie lekarskie osobie, która jest niezdolna do pracy z powodu choroby, na okres jaki w ocenie lekarza jest jej niezbędny do odzyskania zdolności do pracy. Okres zwolnienia lekarskiego ubezpieczony powinien wykorzystać na leczenie i powrót do zdrowia.

Gdy ubezpieczony nie stosuje się do zaleceń lekarskich i wykonuje pracę w okresie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby, to zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, stanowi to podstawę do pozbawienia ubezpieczonego prawa do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. O tym, czy stan zdrowia ubezpieczonego uzasadnia jego powrót do pracy przed upływem okresu na jaki zostało wystawione zwolnienie lekarskie może orzec wyłącznie lekarz.

Kwota najniższej podstawy wymiaru składek ulega zmniejszeniu na zasadach określonych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy. Nie dotyczy to składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli ubezpieczonemu nie przysługuje zasiłek, nie ma podstaw do zmniejszania kwoty najniższej podstawy wymiaru składek.

Z informacji dotyczących e-ZLA zamieszczonych na stronie internetowej ZUS wynika, że w przypadku braku dostępu do internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego, lekarz może skorzystać z formularzy wydrukowanych wcześniej z systemu. W takiej sytuacji lekarz przekazuje pacjentowi zwolnienie, które ten musi przekazać pracodawcy, nawet jeśli ma on profil na PUE. Tymczasem w art. 58 ust. 6 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustawodawca wyraźnie wskazuje, iż pracownik nie ma takiego obowiązku odnosząc się w jego treści do art. 55a ust.7, który ten właśnie przypadek opisuje. Jak interpretować te regulacje?

W opisanym przypadku zastosowanie ma art. 61b ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli Ty jesteś płatnikiem zasiłku i posiadasz profil informacyjny płatnika składek, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego albo zasiłku opiekuńczego rozpoczynasz na podstawie:

  • zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, otrzymanego na tym profilu (e-ZLA),

  • wydruku zaświadczenia lekarskiego, albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego.

Jeżeli nie posiadasz profilu informacyjnego płatnika składek, postępowanie w sprawie zasiłku rozpoczynasz na podstawie wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu PUE ZUS, przekazanych przez ubezpieczonego.

W związku z tym pracownik jest zobowiązany przekazać Tobie zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu PUE ZUS. Może tego nie zrobić, gdy posiadasz profil na PUE ZUS i zaświadczenie lekarskie pracownika lekarz/asystent medyczny wprowadził już do systemu (tj. lekarz/asystent medyczny zelektronizował to zaświadczenie i ma ono formę dokumentu elektronicznego).

Jak należy rozumieć poszczególne statusy elektronicznych zwolnień: wystawione, skorygowane, anulowane, wsteczne - do wyjaśnienia, wsteczne - uzasadnione medycznie, wsteczne - nieuzasadnione medycznie, wysłane?

Na portalu PUE ZUS występują następujące statusy e-ZLA:

  • wystawione - zaświadczenie przekazane do nas i dostępne w rejestrze zaświadczeń lekarskich;

  • skorygowane - zaświadczenie, w stosunku do którego nasz lekarz orzecznik na podstawie art. 59 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustalił wcześniejszy okres ustania niezdolności do pracy, w związku z czym wystawione przez lekarza zaświadczenie utraciło moc od daty ustalonej przez naszego lekarza orzecznika w zaświadczeniu ZUS ZLA/K;

  • anulowane - zaświadczenie, którego nieważność została stwierdzona przez lekarza na podstawie art. 58a ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w związku z popełnieniem błędu;

  • wsteczne - do wyjaśnienia - zaświadczenie wystawione na okres wcześniejszy niż przewidziany przez obowiązujące przepisy, w stosunku do którego prowadzone jest przez nas postępowanie wyjaśniające w sprawie medycznego uzasadnienia wystawienia tego zaświadczenia;

  • wsteczne - uzasadnione medycznie - zaświadczenie wystawione na okres wcześniejszy niż przewidziany przez obowiązujące przepisy, w stosunku do którego - po przeprowadzeniu przez nas postępowania wyjaśniającego - potwierdzono medyczne uzasadnienie jego wystawienia;

  • wsteczne - nieuzasadnione medycznie - zaświadczenie wystawione na okres wcześniejszy niż przewidziany przez obowiązujące przepisy, w stosunku do którego - po przeprowadzeniu przez nas postępowania wyjaśniającego -nie potwierdzono medycznego uzasadnienia jego wystawienia;

  • wysłane - zaświadczenie podpisane i przekazane do naszego systemu, nieprzetworzone jeszcze przez ten system (status prezentowany wyłącznie w profilu lekarza w zakładce "Zaświadczenia bieżące").

Zwolnienie naszego pracownika nie jest widoczne na profilu PUE ZUS. Przychodnia, która wystawiła zwolnienie przysłała jego skan mailem. Czy można rozliczyć pracownika?

Szczegółowych wyjaśnień na zadane pytanie można udzielić po ustaleniu stanu faktycznego sprawy. Wymagane jest:

  • ustalenie czy zaświadczenie lekarskie zostało wystawione w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),

  • sprawdzenie, dlaczego zaświadczenie nie jest widoczne na Twoim profilu płatnika składek na portalu PUE ZUS,

  • przeprowadzenie oceny dokumentu przesłanego przez przychodnię.

Zwróć się w tej sprawie do naszej placówki, właściwej ze względu na Twoją siedzibę.

W przypadku gdy zaświadczenie lekarskie zostało wystawione w formie dokumentu elektronicznego, powinno być widoczne na Twoim profilu płatnika składek na PUE ZUS. Jeżeli nie jest widoczne na Twoim profilu to, po wyjaśnieniu sprawy w placówce ZUS, podstawą ustalenia uprawnień do zasiłku chorobowego może być sporządzony przez lekarza wystawiającego zaświadczenie w formie dokumentu elektronicznego, wydruk tego zaświadczenia opatrzony podpisem i pieczątką lekarza wystawiającego.

Opracowano na podstawie materiałów informacyjnych ZUS

 

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz