Elektroniczne zaświadczenia lekarskie e-ZLA - informacja ZUS dla płatników

Od 1 stycznia 2016 r. wprowadzona została możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego1). W okresie od 1 stycznia 2016 r. do 30 czerwca 2018 r.2) lekarz, lekarz dentysta, felczer lub starszy felczer, zwany dalej "lekarzem" może wystawiać zaświadczenia lekarskie zarówno w formie dokumentu elektronicznego, jak i według zasad obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r. na wydanych przez ZUS drukach ZUS ZLA.

W razie wystawienia zaświadczenia lekarskiego na druku ZUS ZLA lekarz informuje ubezpieczonego o konieczności doręczenia zaświadczenia lekarskiego odpowiednio płatnikowi składek lub płatnikowi zasiłku w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. W stosunku do zaświadczeń lekarskich wystawianych na drukach ZUS ZLA nadal  ma  zastosowanie zasada obniżania wysokości zasiłku chorobowego i zasiłku opiekuńczego o 25% za okres od ósmego dnia niezdolności do pracy orzeczonej tym zaświadczeniem. Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej, w trybie obowiązującym od 1 stycznia 2016 r.

Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Formy zaświadczenia lekarskiego

Od 1 stycznia 2016 r. lekarz  ma możliwość wystawienia:

1. zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego (zaświadczenie lekarskie e-ZLA), po jego wystawieniu lekarz może sporządzić wydruk zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego (wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA),
2. zaświadczenia lekarskiego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS (zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym).

Zaświadczenie lekarskie e-ZLA

1. wystawianie zaświadczeń lekarskich e-ZLA

Dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny jest zaświadczenie lekarskie wystawione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w formie dokumentu elektronicznego (zaświadczenie lekarskie e-ZLA), podpisanego:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• profilem zaufanym ePUAP,
• z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS (od 1 grudnia 2017 r.)³⁾.

ZUS udostępnia lekarzowi, który wystawia zaświadczenie lekarskie e-ZLA dane ubezpieczonego i jego płatnika składek. Aktualność i prawidłowość tych danych, lekarz potwierdza u ubezpieczonego. W przypadku gdy dane ubezpieczonego są nieaktualne, nieprawidłowe lub niekompletne, lekarz jest zobowiązany do uzyskania brakujących lub aktualnych danych od ubezpieczonego. Dotyczy to w szczególności faktu pozostawania w ubezpieczeniu chorobowym u danego płatnika składek. Jeżeli cały okres niezdolności do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu ubezpieczenia, a z danych udostępnionych lekarzowi wynika, że ubezpieczenie chorobowe trwa - osoba, której lekarz wystawia zaświadczenie lekarskie e-ZLA powinna poinformować lekarza o ustaniu ubezpieczenia. Po wprowadzeniu przez lekarza tej informacji, zaświadczenie e-ZLA nie zostanie udostępnione na profilu byłego płatnika składek.

Wzór zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie dokumentu elektronicznego jest ustalony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

ZUS udostępnia zaświadczenie lekarskie e-ZLA płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym na PUE ZUS (profil na PUE), nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, bez podawania numeru statystycznego choroby. Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Profil na PUE   mają obowiązek utworzyć płatnicy składek obowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu elektronicznego, tj. płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób.

Płatnik składek, który nie posiada profilu na PUE  był zobowiązany poinformować ubezpieczonego w formie pisemnej do dnia 31 grudnia 2015 r., a nowych ubezpieczonych jest zobowiązany poinformować w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczenia mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Informacja, czy płatnik składek posiada profil na PUE, jest udostępniana lekarzowi na jego profilu.

W przypadku, gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza wynika, że płatnik składek nie ma profilu na PUE, lekarz przekazuje ubezpieczonemu wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Płatnik składek, który mimo braku obowiązku posiadania profilu na PUE, utworzy taki profil, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu informuje ubezpieczonego (w formie pisemnej) o ustaniu obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

2. błąd w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA

Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA został popełniony błąd, lekarz w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu albo otrzymania informacji o stwierdzeniu błędu stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Lekarz przekazuje na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS:

1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd albo
2. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA, zawierające identyfikator i datę jego wystawienia, po sprostowaniu tego błędu,

podpisane  kwalifikowanym podpisem elektronicznym,  profilem zaufanym ePUAP lub z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS.

Jeżeli przekazanie informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA i ewentualnie nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA w terminie 3 dni roboczych  nie jest możliwe, lekarz przekazuje informację lub zaświadczenie lekarskie e-ZLA nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie tej informacji lub zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, lekarz przekazuje także, w formie pisemnej, ubezpieczonemu.

Jeżeli z informacji udostępnionej na profilu lekarza wynika, że płatnik składek ubezpieczonego nie ma profilu na PUE, informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym błąd został popełniony albo tę informację wraz z wydrukiem nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, lekarz przekazuje ubezpieczonemu i informuje go  o obowiązku dostarczenia tych dokumentów płatnikowi składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA albo informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA oraz nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, udostępnia na profilu płatnika na PUE:

1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA płatnikowi składek wskazanemu w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA, w którym został popełniony błąd,
2. nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby) płatnikowi składek wskazanemu w nowym zaświadczeniu lekarskim e-ZLA.

Przy ustalaniu, czy zaświadczenie lekarskie e-ZLA wystawione w miejsce zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd zostało wystawione zgodnie z zasadami orzekania, brana jest pod uwagę data wystawienia zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd.

Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim ma wpływ na prawo do zasiłku (np. błąd dotyczy okresu niezdolności do pracy, zaświadczenie lekarskie zostało błędnie wystawione innemu ubezpieczonemu) lub jego wysokość (np. błędnie został wpisany okres pobytu w szpitalu czy kod literowy), ZUS z urzędu wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości.

W przypadku gdy do wypłaty zasiłku zobowiązany jest płatnik składek, decyz...