Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu bez podpisu ręcznego i kwalifikowanego

Jeśli podpis składany w formie elektronicznej, złożony z imienia i nazwiska przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej (np. pracownika), umieszczany automatycznie na ewidencji po uprzednim użyciu stosownego, zindywidualizowanego hasła/loginu, umożliwia jednoznaczne wskazanie jego autora, to można uznać go za „podpis podatnika” - wyjaśniło Ministerstwo Finansów.

Zapytanie nr 7555 do ministra finansów w sprawie sposobu ewidencjonowania przebiegu pojazdu

Szanowna Pani Minister!

Pracodawca chciał, aby proces rozliczania pracowników ze służbowych delegacji był bardziej sprawny, dlatego wprowadził elektroniczny system zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu. Tłumaczył, że ewidencję będzie podpisywał oraz zatwierdzał elektronicznie przełożony pracowników. Osoba, która podpisze się przy użyciu loginu i hasła, będzie jednoznacznie identyfikowana, a cały proces uwierzytelniania będzie szyfrowany przy użyciu technik kryptograficznych. Danych w ewidencji po zaakceptowaniu przez pracodawcę podpisu elektronicznego nie będzie można edytować ani stale przetrzymywać.

Przedsiębiorca złożył wniosek o interpretację do Izby Skarbowej, ponieważ nie był pewny, czy podpis będzie zgodny z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT: „5. Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów”. Izba skarbowa nie zgodziła się na wydanie interpretacji, ponieważ jej zdaniem wniosek, który złożył przedsiębiorca, nie nawiązuje do podatków, tylko do technicznych kwestii opracowania kilometrówek.

Wojewódzki sąd administracyjny oraz Naczelny Sąd Administracyjny zgodziły się z przedsiębiorcą, że interpretacja powinna być wydana. Izba skarbowa w interpretacji zanegowała opisany przez przedsiębiorcę sposób zatwierdzenia kilometrówki. Stwierdziła, że podpis powinien być własnoręczny albo powinien być kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Krajowa Administracja Skarbowa była innego zdania. Twierdzi, że prawo nie ukonkretnia, jaką formę musi mieć podpis pracodawcy pod kilometrówką. Zagadnienia związane z podpisem elektronicznym dokumentów nie są identycznie uregulowane w prawie podatkowym. Szef Krajowej Administracji Skarbowej uznał, że podpis elektroniczny można różnie precyzować na potrzeby danej regulacji. Zgodnie z prawem rachunkowości, jeśli podatnik zdecyduje, że jako podpis elektroniczny będą stosowane login oraz hasło umożliwiające identyfikacje podatnika, to taki podpis jest zgodny z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

W związku z powyższym zwracam się z zapytaniem do Pani Minister:

Czy podpis przedsiębiorcy w elektronicznym systemie zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu wystarczy, aby był on zgodny z prawem?

Czy jest wymagany podpis własnoręczny bądź kwalifikowany podpis elektroniczny?

Poseł Adam Ołdakowski

8 czerwca 2018 r.

Odpowiedź na zapytanie nr 7555 do ministra finansów w sprawie sposobu ewidencjonowania przebiegu pojazdu

Szanowny Panie Marszałku,
w związku z zapytaniem nr 7555 Pana Posła Adama Ołdakowskiego w sprawie sposobu ewidencjonowania przebiegu pojazdu, uprzejmie informuję, co następuje.

Stosownie do art. 15 ust. 1 zd. pierwsze ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036), zwanej dalej „ustawą o CIT”, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na podatniku spoczywa obowiązek udokumentowania poniesienia kosztów w sposób zgodny z rzeczywistością, prawem podatkowym i bilansowym oraz niebudzący wątpliwości. Koszty te powinny wynikać z prawidłowo prowadzonej ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w czę...