22.09.2022: Pracownicy: zatrudnianie, urlopy, zasiłki, świadczenia, ekwiwalenty

Ekwiwalent pieniężny za pranie i używanie odzieży roboczej w firmowych kosztach

Wszyscy pracownicy spółki, zatrudnieni na umowę o pracę (kierowcy), otrzymują odzież roboczą. W związku ze specyfiką wykonywanej pracy odzież tych pracowników jest narażona na zabrudzenia. Spółka nie może zapewnić prania odzieży roboczej w trasie, dlatego też zamierza w roku 2022 wypłacać pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Czy ww. ekwiwalent skalkulowany zgodnie z cenami rynkowymi w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, będzie kosztem uzyskania przychodu?

Ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży będzie wypłacany bezpośrednio przez spółkę. Ekwiwalent będzie wypłacony jako składnik wynagrodzenia na podstawie wewnętrznych przepisów zawartych w zarządzeniu spółki oraz na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy tj. art. 2377 § 1, § 2, § 3 Kodeksu pracy. Ekwiwalent został skalkulowany w porozumieniu pracodawcy z pracownikami.

Odpowiedź:

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „uCIT”, „updop”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

W myśl art. 2379 § 3 Kodeksu pracy,jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników - jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Wydatki poniesione przez spółkę  w postaci ekwiwalentu za pranie i używanie odzieży roboczej na stanowisku kierowcy skalkulowane, zgodnie z cenami rynkowymi w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, nie znajdują się w katalogu, zawartym w art. 16 ust. 1 updop oraz wykazuje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że ekwiwalent za pranie i używanie odzieży roboczej na stanowisku kierowcy skalkulowany, zgodnie z cenami rynkowymi w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, będzie kosztem uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 podatku dochodowego od osób prawnych.

 

Interpretacja indywidualna z 20 września 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.418.2022.7.IM - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

 

Redakcja podatki.biz

 

Hasła tematyczne: koszty uzyskania przychodów, podatek dochodowy od osób prawnych (cit), ekwiwalenty pracownicze, kierowca, pranie odzieży, pracownik, odzież robocza, interpretacja indywidualna

 

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...