E-akta pracownicze - od 2019 nowe formularze, obowiązki i okresy przechowywania akt

Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem (choć spowodują koszty związane z aktualizacją oprogramowania). Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił płatnikom informator, dotyczący wprowadzanych zasad przechowywania akt.

Elektronizacja akt

Obecnie dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie papierowej. Od stycznia będzie można decydować, w jakiej formie będzie przechowywana – papierowo, czy elektronicznie. Będzie też można zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawcy czy zleceniodawcy (dalej używać będziemy w odniesieniu do obu tych kategorii zatrudniających określenia pracodawca) będą przechowywali 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. będzie można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko po spełnieniu dodatkowych, wynikających z ustawy warunków:

• przekazania do ZUS oświadczenie (ZUS OSW)
• przekazania do ZUS raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trzeba będzie nadal przechowywać przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty

Jeśli pracodawca będzie chciał skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, będzie zobowiązany przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Oświadczy w tym dokumencie, że przekazane zostaną raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja pracodawcy. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który należy przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport trzeba będzie złożyć za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Terminy na złożenie raportu ZUS RIA

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli oświadczenie o zamiarze przekazania raportów zostanie złożone i nie odwołane - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, należy przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek:

• przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
• po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dane przekazywane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA należy podać dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

W raporcie informacyjnym ZUS RIA wykazane zostaną tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Ważne!

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.

Po 31 grudnia 2018 r. nadal będzie obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzania ich pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli nie zostaną złożone za pracowników raporty informacyjne ZUS RIA, tak jak dotychczas, pracodawca będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy.

Ważne!

Dokumenty pracownika pracodawca będzie przechowywał nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy, w każdym przypadku gdy:

• pracownik został zgłoszony przez pracodawcę po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie zostały przezkazane do ZUS dotyczące go raporty informacyjne ZUS RIA,
• pracownik został zgłoszony przez pracodawcę do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u pracodawcy po 31 grudnia 1998 r.)
• pracownik wykonywał u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA

Pracodawca powinien przekazańc pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo należy pouczyć pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Jakie informacje przekaże ZUS?

Niezależnie od pracodawcy – również ZUS poinformujemy pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobi to:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika,ZUS poinformuje również o:

- skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,

- prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,

- prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,

- konieczności wystąpienia do pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:

• dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),

• dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od pracodawcy ZUS poinformuje o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez pracodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Jeśli pracodawca przekaże do ZUS raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.

Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, należy przekazywać w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.

Natomiast informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego należy przekazać na formularzu ZUS ZWUA, na którym pracodawca wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Nowy dokument - imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze pracodawca zatrudni pracownika, powinien przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA, dalej zwany jako imienny raport miesięczny ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba będzie przekazywać za każdy miesią,c lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłacono tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Z formularza ZUS ZWUA, na którym nastąpi wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń społecznych ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego.

Zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie informował użytkownika o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.

ZUS dostosuje także profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których złożony został dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobiono. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian obowiązujących od stycznia 2019 r.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie będą comiesięcznie przekazywane przez płatnika do ZUS.

Jeśli program, z którego płatnik składek korzysta nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, należy go dostosować.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

Redakcja podatki.biz

Przygotowano na podstawie materiałów ZUS