07.09.2012: Podatek VAT i akcyza - zagadnienia ogólne

Dokumentowanie wydatków na podróże służbowe pracowników

Jak udokumentować przelot samolotem, a tym samym zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie posiada się faktury VAT wystawionej przez przewoźnika?

Coraz częściej pracodawcy wykorzystują linie lotnicze w celu wysłania swoich pracowników w podróż służbową. Często zdarza się, że linie lotnicze nie wystawiają faktur ani papierowych biletów na przelot. Najczęściej dostępne jest jedynie internetowe potwierdzenie rezerwacji, tzw. "travel reciept", zawierające dane przewoźnika, imię i nazwisko pasażera, datę i numer rezerwacji, trasę lotu, wartość usługi w kwocie brutto oraz kwotę podatku VAT (stawka 0% w przypadku lotów zagranicznych i 8% dla lotów krajowych). Brak jest danych firmy wysyłającej pracownika w podróż służbową.

Zaliczenie w koszty

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • wydatek musi być poniesiony przez podatnika, tzn. z jego zasobów majątkowych,
  • wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w żaden sposób zwrócona,
  • wydatek musi mieć związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • musi być poniesiony w celu uzyskania lub zabezpieczenia przychodów, lub mieć wpływ na ich wielkość,
  • musi być właściwie udokumentowany
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jeśli wydatek faktycznie został poniesiony, ponadto podatnik wykaże związek wydatku z uzyskanym, bądź spodziewanym przychodem i przedstawi dowód, że powyższe okoliczności miały miejsce, organ skarbowy ma obowiązek uznać ten wydatek za koszt uzyskania przychodu. Nie jest tu wymieniony konkretny rodzaj dokumentu. Wystarczy, że podatnik wykaże poniesienie wydatku i jego związek z prowadzona działalnością gospodarczą. Faktura nie jest jedynym dokumentem, który może potwierdzić fakt poniesienia wydatku.

Potwierdzenie poniesienia kosztu

Aby potwierdzenie rezerwacji przesłanej przez przewoźnika za pośrednictwem Internetu spełniało wymogi formalne dokumentu księgowego, można uzupełnić je o dane jednostki wysyłającej pracownika w podróż służbową przez przystawienie pieczątki firmowej i podpis osoby zarządzającej. Takie postępowanie zostało potwierdzone, jako prawidłowe, przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 30 maja 2011 r. nr IBPBI/2/423-283/11/CzP w zakresie prawidłowego dokumentowania wydatków poniesionych w związku z podróżami służbowymi pracowników.

Agata Aniszewska, księgowa w BSO Outsourcing

Hasła tematyczne: koszty uzyskania przychodów, podatek dochodowy od osób prawnych (cit), cit, samolot, kup, dokumentowanie, wyjazd, delegacja, bilet, lot, przelot, pdop, wydatek, podróż

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...