Dokumentowanie sprzedaży na rzecz konsumentów – paragon, faktura czy faktura z paragonem?

Paragon dowodem sprzedaży 

Przedsiębiorcy, którzy zostali objęci obowiązkiem ewidencjonowania, muszą dokumentować sprzedaż paragonem. Tak stanowi § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Zgodnie ze wskazaną podstawą prawną podatnicy, prowadząc ewidencję, wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny.

Podobnie obowiązkiem ewidencjonowania objęte jest przyjęcie przedpłaty. Stosownie do § 3 ust. 2 rozporządzenia otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Co do zasady bez faktury

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych co do zasady nie podlega dokumentowaniu fakturą. Tak stanowi art. 106b ust. 1 pkt 1 w związku z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Przepis nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W przypadku osób fizycznych niebędących podatnikami sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż oraz otrzymanie całości lub części zapłaty – na żądanie, pod warunkiem że żądanie wystawienia dokumentu zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W swojej publikacji Leksykon VAT. Tom I (Oficyna Wydawnicza UNIMEX, Wrocław 2017, s. 288) Janusz Zubrzycki zwraca uwagę, że:

(...) z treści art. 106b ustawy (…) wynika, że podatnicy wykonujący czynności opodatkowane na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami (…) nie muszą dokumentować ich fakturami, co nie wyklucza takiej możliwości, jeżeli będzie taka wola podatnika.

W sytuacji gdy żądanie wystawienia faktury konsument zgłosi po upływie 3-miesięcznego terminu – podatnik nie ma obowiązku wystawiania dokumentu sprzedaży. Niemniej żaden przepis nie zabrania takiego działania, stąd też, jeżeli przedsiębiorca chce spełnić żądanie nabywcy, może wystawić fakturę także po upływie wskazanego terminu.

Wystawiając fakturę do paragonu, sprzedawca powinien zwrócić uwagę, że poza datą wystawienia faktury musi podać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty. Data ta co do zasady powinna być zgodna z datą wystawienia paragonu.

Paragon z fakturą

W sytuacji gdy nabywca zażąda wystawienia faktury – paragon powinien pozostać w dokumentacji sprzedawcy. Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Od tej reguły istnieje wyjątek – otóż brak jest obowiązku dołączania paragonu do faktury w sytuacji, gdy sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w razie gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy o VAT).

Ewidencjonowanie

W księgach, zarówno prowadzonych dla potrzeb podatku dochodowego, jak i VAT, podstawą księgowania jest raport dobowy lub miesięczny, a nie wystawiona faktura.

Podatnicy prowadzący ewidencję przychodów stosują § 3 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 701). Przepis ten stanowi, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Podobnie, na podstawie raportu dobowego bądź raportu miesięcznego rejestrują przychód podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów. W tym przypadku stosowany jest § 20 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 728.).

Podstawę do ewidencjonowania sprzedaży w rejestrach VAT będzie stanowił także raport z kasy fiskalnej. Do rejestrów VAT sprzedaży powinna być przeniesiona wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeżeli za pomocą kasy rejestrującej sprzedawca ewidencjonuje również sprzedaż na rzecz firm, wówczas faktury wystawione na rzecz przedsiębiorców powinny być ujęte w rejestrze sprzedaży, a obrót z nich wynikający powinien zmniejszać obrót wykazany w raporcie fiskalnym (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP2-2.4512.169.2016.1.Akr).

Brak paragonu a żądanie wystawienia faktury

Mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie nabywca wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, jednak nie będzie dysponował paragonem. W publikacji Adama Bartosiewicza VAT. Komentarz, wyd. XI (Wolters Kluwer Polska, 2017) czytamy:

(...) paragon powinien zostać przez kupującego przekazany sprzedawcy. Nie można jednak tej okoliczności rozumieć w ten sposób, że bezwzględnym warunkiem wystawienia faktury dla danej sprzedaży (zarejestrowanej w kasie rejestrującej) jest przekazanie paragonu przez nabywcę. Sprzedawca, tak czy inaczej, musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy.

W takim przypadku wskazane jest, aby na fakturze wystawianej na żądanie wskazać, że nabywca nie dysponował paragonem oraz z jakiej to wynika przyczyny; warto dopilnować, aby pod tą uwagą podpisał się klient. Inną opcją jest przyjęcie pisemnego oświadczenia od klienta, w którym wyjaśnia okoliczności zagubienia paragonu.

Podatnik powinien też wskazać podstawy wystawienia faktury, tj. wskazać, do której uprzednio zafiskalizowanej transakcji została wystawiona faktura. Leży to w interesie sprzedawcy; to na nim bowiem ciąży obowiązek udowodnienia, że z wystawionej faktury nie ma obowiązku rozliczyć podatku należnego.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2016 r., nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN, organ potwierdza:

(...) dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi (tu: na podstawie informacji podanych przez klienta, tj. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty – sprzedawca przy użyciu programu archiwizującego był w stanie wygenerować kopię paragonu, który następnie dołączany był do faktury).

Katalog dowodów jest otwarty. Rozwiązaniem może być skserowanie odpowiedniego paragonu fiskalnego z rolki kasowej, którą sprzedawca powinien przechowywać. Jeżeli miała miejsce płatność bezgotówkowa, dowodem może być wyciąg bankowy. Kasy fiskalne z kopią elektroniczną dają możliwość generowania wydruków historycznych (kopii wydruków). Jeżeli zatem nabywca wskazuje datę zakupu – bez większego problemu sprzedawca powinien ustalić, który paragon dokumentował zrealizowaną transakcję.

Edyta Zaniewicz