Dokumentowanie nieściągalnych wierzytelności

Spółka z o.o. posiada nieuregulowane należności, które zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w 2020 r. Spółka, będąca dłużnikiem, zaprzestała działalności na początku 2018 r., jednak nie ogłosiła upadłości z powodu braku środków finansowych, a ponadto sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości z powodu braku reprezentacji spółki. Czy spółka z o.o. może zaliczyć ww. należności brutto w koszty podatkowe w 2020 r.?

Ww. wierzytelności nie zostały odpisane jako nieściągalne, a także nie uległy przedawnieniu. Ponadto, wierzytelności te zostały zarachowane przez spółkę z o.o. jako przychody należne stosownie do art. 12 ust. 3 updop. Udokumentowanie nieściągalności nastąpiło w 2020 r. i zostało potwierdzone za pomocą zapisów w Krajowym Rejestrze Sądowym, na portalu podatkowym VAT, a także poprzez brak aktualnej siedziby spółki (dłużnika).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „updop”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Należy przy tym zauważyć, że art. 16 ust. 1 updop, zawiera nie tylko katalog wyłączeń niektórych wydatków z kosztów uzyskania przychodów, ale pewne jego punkty stanowią, niezależnie od art. 15 ust. 1 updop, pozytywną podstawę zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, po spełnieniu wymienionych tam warunków.

I tak, na podstawie przepisu art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności, w części, w jakiej uprzednio zostały zarachowane do przychodów należnych i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w ust. 2.

Wobec powyższego, wierzytelności odpisane jako nieściągalne mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych, w sytuacji, gdy łącznie spełnią dwie przesłanki:

• zostały zarachowane zgodnie z art. 12 ust. 3 updop jako przychód należny,
• nieściągalność wierzytelności została udokumentowana zgodnie z art. 16 ust. 2 updop.

Jak stanowi art. 12 ust. 3 updop, za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, a także za przychody uzyskane z zysków kapitałowych, z wyłączeniem przychodów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 1, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Dla zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest więc spełnienie powyżej wymienionych przesłanek jednocześnie. Nie będzie mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów wierzytelność, która została uprz...