Dokumentacja wydatków na usługi doradcze i prawne

Zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą korzystają często ze specjalistycznych usług doradczych i prawnych. Ponoszone na ten cel wydatki po spełnieniu określonych warunków mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. W tym celu ponoszone wydatki przede wszystkim muszą mieć związek z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła. Ponadto konieczne jest udowodnienie, że usługa została wykonana. Samo udokumentowanie poniesionego kosztu jest w tym przypadku niewystarczające.

Usługi doradcze i prawne zaliczają się do szerokiej kategorii tzw. usług niematerialnych, niezwiązanych z rzeczą (przedmiotem materialnym). Zaliczamy do niej również między innymi: świadczenia księgowe, usługi badania rynku, usługi reklamowe, zarządzania i kontroli oraz inne o podobnym charakterze.

Wymieniona wyżej kategoria usług nie ma zazwyczaj bezpośredniego wpływu na uzyskanie konkretnego przychodu. Ponoszone wydatki stanowią zatem najczęściej pośrednie koszty uzyskania przychodów. Ich poniesienie nie daje możliwości ustalenia, w jakim okresie, w jakiej wysokości i czy w ogóle powstał związany z nimi przychód. Istotne jest jednak, aby były one racjonalne i gospodarczo uzasadnione w kontekście prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Dokumentowanie kosztów

Odnosząc się do problemu dotyczącego dokumentowania kosztów, należy podkreślić, że zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują tej kwestii wprost. Mając na uwadze ugruntowane stanowisko organów podatkowych, obowiązkiem podatnika odnoszącego korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Przede wszystkim podatnik musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku (np. fakturę VAT), a ponadto udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) w celu osiągnięcia przychodów.

Należy też zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowego pomiędzy kosztami a ewentualnymi przychodami (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 maja 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-106/16/KP).

Sama faktura nie wystarczy

Jak wspomniano na początku, samo udokumentowanie poniesionego wydatku nie uzasadnia zaliczenia kosztów usług doradczych i prawnych do kosztów uzyskania przychodów. Potrzebne są jeszcze materialne dowody na wykonanie tych niematerialnych usług. W wyroku WSA w Gdańsku z 22 listopada 2016 r., sygn. akt I SA/Gd 770/16 – orzeczenie nieprawomocne, sąd wskazał, że:

Rzeczą podatnika, właśnie z uwagi na niematerialny charakter świadczeń, było przedstawienie odpowiednich dowodów, które pozwoliłyby potwierdzić rzeczywiste ich wykonanie. Sama faktura VAT nie jest bowiem dokumentem wystarczającym do stwierdzenia tego, że jej wystawieniu towarzyszyło rzeczywiste wykonanie zafakturowanych prac.

Powstaje pytanie, co mogą stanowić rzeczone dowody. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (dalej: O.p.) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej (art. 180 i 181 O.p.). Tym samym podatnik ma prawo udokumentować niematerialne usługi w każdy sposób, jaki uzna za stosowny, tylko żeby ze zgromadzonej dokumentacji wynikało, że usługa została zrealizowana.

Natomiast zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 września 2011 r., nr ILPB3/423-270/11-4/EK:

W celu udowodnienia, iż wydatki poniesione na zakup tego rodzaju usług były poniesione w celu uzyskania przychodów, konieczne jest posiadanie przez podatnika dodatkowych dowodów świadczących przede wszystkim o ich wykonaniu. W tym celu Spółka powinna gromadzić dokumentację dotyczącą wykonanych na jej rzecz usług, potwierdzającą faktyczne wykonanie usługi w formie m. n.: umowy o świadczenie usług, sprawozdań, raportów, opinii, analiz ekonomicznych zawierających przykładowo informacje nt. podjętych czynności, zakresu wykonanych usług, wniosków z przeprowadzonych analiz, rekomendacji dotyczących działań, wiadomości e-mail, faktur ze specyfikacjami dotyczącymi wykonanych poszczególnych usług.

Przemysław Szwed
Młodszy konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.