Dokumentacja pracownicza – projekt nowego rozporządzenia budzi wątpliwości

Projekt nowego rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej zawiera przepisy przejściowe, które wprowadzą zbyt wiele obciążeń dla pracodawców – ostrzegają organizacje zrzeszające przedsiębiorców. Wątpliwości dotyczą m.in. obowiązku oddawania pracownikom każdego dokumentu, który został odwzorowany elektronicznie, oraz szerokiego zakresu dokumentacji dotyczącej stosunku pracy.

Kontrowersje wzbudzają głównie przepisy przejściowe nakazujące dostosowanie dokumentacji do nowego sposobu prowadzenia, bezwzględny obowiązek oddawania pracownikowi każdego dokumentu, który odwzorowano elektronicznie, i szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą trzeba będzie przechowywać. Wątpliwości dotyczą także proponowanych przepisów ws. ewidencji czasu pracy.

– Nie widzimy uzasadnienia dla wydzielania z akt osobowych nowej części „C" dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisu przejściowego zobowiązującego pracodawców do dostosowania sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji. Uważamy, że dokumenty te powinny znaleźć się w części B i tam należy je wydzielić tematycznie pod odpowiednim numerem np. B1 – mówi Robert Lisicki, radca prawny i dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, Robert Lisicki.

Lista zastrzeżeń obejmuje także dodatkowe obciążenia związane z prowadzeniem dokumentacji w formie elektronicznej. Przykładowo, część dokumentów, w tym np. kopie dyplomów i zaświadczenia o ukończeniu kursów, ma być skanowana i wprowadzana do akt elektronicznych. Równocześnie projekt rozporządzenia przewiduje wprowadzenie bezwzględnego obowiązku uzgadniania z pracownikami terminów oraz sposobów odbioru odwzorowanej dokumentacji.

Pracodawcy krytykują również szeroki zakres dokumentacji w sprawach dotyczących stosunku pracy, którą będzie trzeba przechowywać. Chodzi np. o nakaz przechowywania ewidencji czasu pracy, która ma zawierać kopię rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika.

Wprowadzenie zmian przewiduje projekt rozporządzenia (z 13 września 2018 r.) Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenie wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

Z projektem można się zapoznać tutaj.

mp