Dokumentacja pracownicza - nowe zasady coraz bliżej

Senat przyjął nową ustawę ws. elektronizacji oraz skrócenia do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie ustawa czeka już tylko na podpis prezydenta Andrzeja Dudy oraz publikację w Dzienniku Ustaw. Nowe przepisy wejdą w życie z początkiem 2019 r.

Kluczową zmianą ma być skrócenie z obecnych 50 do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Obowiązujący okres (50 lat) należy do najdłuższych na świecie. Jak tłumaczą ustawodawcy, skrócenie terminu będzie możliwe dzięki bieżącemu (comiesięcznemu) przekazywaniu przez pracodawców odpowiednich informacji Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Informacje te mają pozwalać na ustalenie prawa do emerytur oraz określenie wysokości świadczeń.

Nowy termin ma dotyczyć co do zasady pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od początku 1999 do końca 2018 r. pracodawca będzie miał prawo do skrócenia okresu do 10 lat – pod warunkiem złożenia odpowiedniego raportu informacyjnego. Dotychczasowy termin będzie natomiast dotyczyć osób zatrudnionych przed 1999 r.

Jednocześnie wprowadzona zostanie możliwość przechowywania tego typu dokumentacji w postaci elektronicznej.

„Pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego” – tłumaczy resort rozwoju.

Zmiany mają skutkować m.in. wyraźnym zmniejszeniem ponoszonych przez pracodawców kosztów.

Wprowadzenie zmian przewiduje ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Nowe regulacje wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.

Z ustawą można się zapoznać tutaj.

mp