Dokumentacja pracownicza – nowa ustawa czeka na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw

Ustawa zmieniająca zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej została już podpisana przez prezydenta Andrzeja Dudę i czeka obecnie tylko na publikację w Dzienniku Ustaw. Kluczowymi zmianami będą skrócenie do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych oraz umożliwienie ich elektronizacji.

Najważniejszą zmianą jest skrócenie z 50 do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych.

„Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego” – tłumaczy prezydencka kancelaria.

Krótszy termin obejmie wszystkich pracowników, którzy zostaną zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. lub później. W przypadku osób, które rozpoczęły pracę u danego pracodawcy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., przejście będzie opcjonalne i ma zależeć od tego, czy pracodawca złoży odpowiednie oświadczenie i raporty informacyjne. Nowy termin nie obejmie natomiast pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Drugą istotną nowością będzie wprowadzenie możliwości prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Ma to być możliwe również w sytuacji, gdy dokumenty zostały wytworzone w formie papierowej (możliwość digitalizacji takiej dokumentacji).

Nowe regulacje obejmują zmiany dotyczące wypłaty wynagrodzeń. Preferowaną formą wypłaty zostanie forma bezgotówkowa, ale pozostanie przy wypłacie „do ręki” będzie nadal możliwe, jeśli pracownik złoży odpowiedni wniosek.

Zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa została podpisana przez prezydenta 5 lutego br.

Większość nowych przepisów wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

Z ustawą można się zapoznać tutaj.

mp