18.09.2018

W przyszłym roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacji. Zmianom w Kodeksie pracy towarzyszyć będzie także nowe rozporządzenie ws. dokumentacji pracowniczej. Jak tłumaczy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w dłuższym okresie czasu zmiany powinny przynieść przedsiębiorcom oszczędności.

W nowym systemie akta pracownicze wszystkich nowozatrudnionych mają być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy albo zakończyła się umowa zlecenie. W przypadku osób zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 do grudnia 2018 r. możliwe będzie skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki (m.in. przekazanie do ZUS oświadczenia i raportu informacyjnego). Względem pracowników zatrudnionych przed 1999 r. obowiązywać ma nadal okres 50 lat.

Zgodnie z projektem, nowe rozporządzenie będzie mieć zastosowanie nie tylko do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowych pracowników, ale też do dotychczasowej dokumentacji w sprawach dotyczących stosunku pracy i akt osobowych pracowników. Nowe przepisy będą odnosić się do ok. 663 tys. podmiotów.

„W przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 6 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia. Obowiązek ten w całości będzie jednak dotyczył wyłącznie zatrudnionych pracowników” – wskazują autorzy projektu.

Resort pracy przewiduje, że w krótkim okresie czasu pracodawcy mogą potencjalnie ponieść koszty wdrożenia systemu informatycznego do przechowywania dokumentacji w elektronicznej formie. W dłuższym okresie czasu podmioty, które zdecydują się na wprowadzenie elektronicznych systemów, mają jednak osiągać oszczędności.

Wprowadzenie zmian przewiduje projekt rozporządzenia (z 13 września 2018 r.) Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenie wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

Z projektem można się zapoznać tutaj.

mp