Dokumentacja pracownicza - MR szykuje poważne zmiany

Zmiana przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej to jeden z głównych celów Ministerstwa Rozwoju, które zapowiedziało wdrożenie pakietu ułatwień dla przedsiębiorców. Plany resortu obejmują m.in. znaczne skrócenie czasu przechowywania dokumentacji oraz umożliwienie pracodawcom prowadzenia akt w formie elektronicznej.

Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej ma zostać skrócony z obecnych 50 do 7/10 lat (licząc od dnia zakończenia stosunku pracy). Taki czas gwarantować miałby możliwość skorzystania z dokumentacji jako dowodów w przypadku sporu sądowego. Jak wskazało w ubiegłym tygodniu Ministerstwo Rozwoju, wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych ma dysponować Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

„Pracodawca, po zakończeniu stosunku pracy, wydawałby pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierałoby dane niezbędne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do przyznania wybranego świadczenia. Ponadto, pracodawca wydawałby pracownikowi wraz ze świadectwem pracy zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekazywałby także do ZUS” – zapowiada resort rozwoju.

Drugą zapowiadaną zmianą jest umożliwienie pracodawcom dokonywania wyboru elektronicznej formy prowadzenia oraz przechowywania akt pracowniczych. Wtedy elektroniczne akta osobowe powstawać miałyby przez tworzenie dokumentów w systemie teleinformatycznym lub poprzez digitalizację akt już istniejących. Co istotne, obie strony stosunku pracy mają w tym przypadku posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Ewentualnie pracownik miałby mieć dostęp do systemu informatycznego, w którym będzie mógł tworzyć wybrane dokumenty i przekazywać je pracodawcy.

„Możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych powstających w programach kadrowych, uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Doprecyzowanie przepisów spowoduje, że dokumenty elektroniczne będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze. Elastyczna regulacja pozwoli pracodawcy na swobodny wybór najkorzystniejszej formy prowadzenia akt osobowych” – wskazuje Ministerstwo Rozwoju.

mp