Dojazd do/z pracy firmowym samochodem nie zawsze jest przychodem pracownika

Przejazdy pracowników samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy i w kierunku odwrotnym - o ile nie służą one osobistym celom pracowników, lecz odbywają się w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, a zatem wartości tego świadczenia nie można zaliczyć do przychodu pracowników ze stosunku pracy.

Takie wyjaśnienie znalazło się w interpretacji indywidualnej z 22 grudnia 2014 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPBII/1/415-774/14/BD).

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi działalność gospodarczą na terenie całej Polski - posiada kilkadziesiąt oddziałów w różnych miastach kraju. We wniosku wyjaśniła, że przekazuje samochody służbowe do użytkowania pracownikom, którzy wykonują obowiązki służbowe poza miejscem określonym w umowie jako miejsce pracy lub poza miejscami prowadzenia działalności przez firmę. Samochody mają pomóc pracownikom realizować cele służbowe w sposób efektywny. Często pracownicy (przedstawiciele handlowi, osoby spełniające funkcje kierownicze lub samodzielni specjaliści) udają się bezpośrednio z miejsca zamieszkania (tym samym garażowania lub parkowania samochodu) do miejsca wykonywania swoich obowiązków czyli jest to np. spotkanie w sprawie służbowej, narada służbowa, może to być wizyta w firmie klienta, przejazd do innego niż miejsce pracy oddziału spółki.

W spółce funkcjonuje procedura użytkowania samochodów służbowych a pracownicy otrzymujący samochód do używania na podstawie umowy przekazania mienia są zobowiązani do korzystania z przekazanego pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem czyli wyłącznie do celów służbowych, związanych ze świadczeniem pracy oraz innych związanych z tym zadań. Pracownik jest zobowiązany między innymi do szczególnej dbałości o przekazane mu mienie: o stan techniczny samochodu, jego wygląd zewnętrzny (w tym znaków firmowych pracodawcy umieszczonych na pojeździe), ochronę przed kradzieżą, uszkodzeniami mechanicznymi, nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Spółka miała wątpliwości, czy w sytuacji przekazania samochodów służbowych pracownikom, przejazdy tych pracowników z domu do miejsca wykonywania pracy oraz z powrotem - jako związane z prawidłowym i efektywnym wypełnianiem przez nich obowiązków służbowych, powinny być traktowane jako przychód ze stosunku pracy. Jej zdaniem, nie.

Realizacja obowiązków służbowych nie może generować przychodu

Dyrektor Izby Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki. U uzasadnieniu interpretacji przypomniał, że stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zdaniem organy podatkowego, przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności dotyczące innych nieodpłatnych świadczeń należy rozpatrywać w kontekście przepisów obowiązujących pracowników, określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone pracownikom mienie. Jak bowiem wynika z dyspozycji art. 124 § 2 Kodeksu pracy, pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Zatem, realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

W świetle wskazanego wyżej przepisu pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z miejsca zamieszkania, będącego wyznaczonym miejscem parkowania do siedziby firmy oraz z siedziby firmy do miejsca zamieszkania - co do zasady - nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy w postaci nieodpłatnego świadczenia w sytuacji, gdy miejsce parkowania samochodu służbowego zostało im wyznaczone przez pracodawcę zgodnie z uregulowanymi zasadami.

Sytuacja taka występuje wówczas, gdy pracodawca nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym mógłby bezpiecznie parkować samochody użytkowane przez pracowników, bądź gdy wynika to z charakteru zadań służbowych realizowanych przez pracowników.

Wszystko zależy od celu przekazania samochodu

DIS zwrócił uwagę, że z wyjaśnień spółki wynika, że używanie samochodów służbowych służy wyłącznie celom związanym z realizowaniem zadań pracowniczych (zadań służbowych). To oznacza, iż w takiej sytuacji trudno uznać, że pracownikowi powierzono samochód tylko po to, aby zapewnić mu transport z miejsca pracy do miejsca zamieszkania i z powrotem. Tym samym bezpodstawnym byłoby także stwierdzenie, że w takiej sytuacji następuje przysporzenie majątkowe dla pracownika w postaci nieodpłatnego świadczenia.

Inaczej sytuacja wyglądałaby wówczas, gdyby samochód służbowy zostałby powierzony pracownikom tylko i wyłącznie po to, aby mogli nim dojeżdżać z miejsca zamieszkania do pracy i z pracy do miejsca zamieszkania, a więc nie w celu realizacji zadań służbowych, lecz celów osobistych. Jednak przekazanie pracownikom spółki samochodów służbowych do używania podyktowane jest tylko i wyłącznie potrzebami pracodawcy: prawidłową realizacją zadań i należytym zabezpieczeniem mienia firmy.

Biorąc pod uwagę powyższe, Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, że przejazdy z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania zadań służbowych i z powrotem, przydzielonymi samochodami służbowymi – co zostało podyktowane charakterem pracy - nie będą stanowiły dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o ile przejazdy te będą odbywać się wyłącznie w celach służbowych. Przejazdy służbowym samochodem stanowią realizację celu służbowego, jakim jest: dbałość o powierzone mienie firmy, wyrażająca się w ustanowionych przez Spółkę zasadach parkowania samochodu służbowego w miejscu gwarantującym jego bezpieczeństwo; a także - z uwagi na charakter zadań służbowych - stała gotowość (mobilność) do wykonania obowiązków służbowych.

Reasumując, przejazdy ww. pracowników samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy i w kierunku odwrotnym - o ile nie służą one osobistym celom pracowników, lecz odbywają się w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem wartości tego świadczenia nie można zaliczyć do przychodu pracowników ze stosunku pracy. Zatem z tego tytułu na spółce nie ciążą żadne obowiązki płatnika podatku dochodowego.

Samochody służbowe do celów prywatnych - zmiany w PIT od 1 stycznia 2015 r.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia br. zmieniły się zasady opodatkowania prywatnego wykorzystywania firmowego samochodu. Obecnie obowiązuje system ryczałtowy.

I tak, od tego roku wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³ – co przy stawce podatkowej 18% oznacza kwotę 45 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku, natomiast
• 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³ – czyli 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego przez część miesiąca wartość świadczenia ustalana będzie za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych – w wysokości 1/30 ww. kwot, np. ryczałt za 12 dni prywatnego korzystania z firmowego samochodu o pojemności silnika do 1600 cm³ wyniesie 100 zł:

1/30 z 250 zł = 8,33 zł x 12 dni = 100 zł (po zaokrągleniu do pełnego złotego)

Natomiast, jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych będzie częściowo odpłatne, to przychodem pracownika będzie różnica pomiędzy wartością określoną według powyższych zasad i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Ewa Iwan