Dodatkowe oznaczenia na fakturze VAT

Faktura jest jednym z dwóch dokumentów, które potwierdzają sprzedaż towaru lub wykonanie usługi przez vatowca (tym drugim jest paragon fiskalny). Jest ona wystawiana dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lecz również osobom fizycznym jej nieprowadzącej lecz wyłącznie na ich żądanie. Zasady wystawiania faktur uregulowane zostały w art. 106a-108, art. 116 ust. 1-3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur.

Ustawa o VAT oraz rozporządzanie przewidują sześć rodzajów szczególnych oznaczeń, które należy umieszczać na fakturach w przypadku transakcji zawieranych w określonych okolicznościach lub przez określone podmioty. Należy je stosować w stosunku do niżej wymienionych sposobów opodatkowania.

1. Metoda kasowa
2. Samofakturowanie
3. Odwrotne obciążenie
4. Procedura marży
5. Faktura VAT RR
6. Faktury podatników zwolnionych z VAT

Metoda kasowa

Możliwość rozliczania się tym sposobem mają mali podatnicy. Polega ona na obowiązku odprowadzenia VAT dopiero po uzyskaniu zapłaty od kontrahenta, który zarejestrowany jest jako podatnik VAT czynny lub z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, lecz nie później niż 180 dnia, od momentu wydania towaru lub wykonania usługi o ile druga strona transakcji jest przedsiębiorcą zwolnionym z VAT lub osobą prywatną.

Za małych podatników zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT uważa się podatników VAT:

• których wartość sprzedaży wraz kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro. Limit ten a 2018 rok wynosi w zaokrągleniu 5.176.000 zł,
• prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, zarządzających alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro. Na rok bieżący limit ten wynosi 194.000 zł.

Określenie „metoda kasowa” musi być również umieszczane na fakturach dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu:

• wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
• przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu własności towaru w zamian za odszkodowanie,
• dokonywanej w trybie egzekucji administracyjnej i sądowej dostawy towarów,
• świadczenia na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług,
• świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT (finansowych, ubezpieczeniowych),
• świadczenia usług przez komornika sądowego w ramach czynności egzekucyjnych lub innych czynności przekazanych do jego kompetencji na podstawie odrębnych przepisów.

Jeżeli podatnik pomimo spoczywającego na nim obowiązku na wystawionej przez siebie fakturze nie umieści adnotacji „metoda kasowa” będzie obowiązany błąd ten naprawić poprzez wystawienie faktury korygującej, za pomocą której uzupełni ten dokument sprzedaży o niezbędne informacje. Takie stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej IPPP1/4512-1151/15-5/15 z 12 stycznia 2016 r.

Samofakturowanie

Stanowi ono wyjątek od zasady, iż faktura wystawiana jest przez sprzedawcę. Polega na tym, że dostawca wydaje towar lub wykonuje usługę lecz nie potwierdza tego zdarzenia żadnym dokumentem. Ustawodawca dopuścił przerzucenie tego obowiązku na nabywcę świadczenia, który wystawia fakturę samemu sobie (stąd nazwa procedury). Możliwość taka dotyczy nie tylko samych faktur lecz także ich korekt i duplikatów.

Aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę, musi on zawrzeć ze sprzedawcą umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika VAT. W umowie musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur dostawców (usługodawców) oraz zakres towarów i usług objętych tą procedurą. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej IBPP2/4512-508/15/WN z 4 września 2015 r. uznał za możliwą nawet milczącą akceptację faktury przez sprzedawcę.

Brak jest ustawowo określonego zamkniętego katalogu przypadków, w których samofakturowanie może być stosowane. Decyduje o tym wola stron.

Jest to rozwiązanie, szczególnie odpowiednie dla podatników:

• handlujących z kontrahentami unijnymi,
• dokonujących wielu drobnych zakupów u jednego bądź kilku dostawców np. przedsiębiorca budowlany często uzupełniający towary w hurtowni budowlanej niezbędne do wykończenia mieszkań,
• mających problemy z terminowym otrzymywaniem faktur od sprzedawców.

Każda faktura wystawiona w imieniu i na rachunek sprzedawcy musi posiadać wszystkie elementy wymagane przepisami dla standardowej faktury oraz adnotację „samofaktorowanie”. W świetle interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach IBPP4/443-555/13/LG z 4 lutego 2014 r. adnotacja ta może brzmieć „self – billing” - będący odpowiednikiem terminu „samofakturowanie” - jeżeli dokument wystawia podatnik z innego kraju unijnego.

Odwrotne obciążenie

Polega ono na przerzuceniu obowiązku rozliczenia VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Na pierwszy rzut oka działa tak jak samo fakturowanie. Różnica jest jednak spora, ponieważ samofakturowanie zależy od wyboru podatnika natomiast odwrotne obciążenie to w określonych przypadkach obowiązek. Znajdzie ono zastosowanie w przypadku:

1. dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 11 do ustawy o VAT np. szeregu wyrobów stalowych, aluminiowych, elektronicznych, w przypadku łącznego spełnienia poniższych warunków:
   • obydwie strony transakcji są podatnikami VAT,
   • dostawy nie dotyczą przedmiotów zwolnionych z art. 43 ust. 1 pkt 2 tejże ustawy (towary wykorzystywane wyłącznie do działalności zwolnionej, w stosunku do których nie przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia VAT z tytułu ich nabycia bądź wytworzenia lub określonych w art. 122 niniejszej ustawy (złota inwestycyjnego),
   • w przypadku dostaw sprzętu elektronicznego wymienionego w załączniku nr 11, o ile łączna wartość towarów w ramach jednolitej gospodarczo transakcji je obejmującej, bez kwoty podatku przekracza 20 000 zł,
2. świadczenia usług wskazanych w załączniku nr 14 do ustawy o VAT (w większości chodzi o usługi budowlane), po łącznym spełnieniu dwóch warunków:
   • usługodawca i usługobiorca są czynnymi podatnikami VAT,
   • usługodawca świadczy usługi budowlane jako podwykonawca.

Faktura wystawiana w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia VAT powinna zawierać dopisek „odwrotne obciążenie”. Sformułowanie to stosowane jest nie tylko w obrocie krajowym. Jest także umieszczane na dokumentach sprzedaży również w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, gdy obowiązanym do rozliczenia VAT lub podatku od wartości dodanej lub innego o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi (art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5, art. 106a ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT). Odwrotne obciążenie wystąpi zatem w przypadku świadczenia większości usług dla kontrahentów zagranicznych (dotyczy usług, które ze względu na miejsce świadczenia nie są opodatkowane w Polsce).

Faktura VAT RR

Dokumentuje zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Rolnikiem ryczałtowym jest -zgodnie z art. 2 pkt 19 ustawy o VAT – rolnik dokonujący dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub też świadczący usługi rolnicze, korzystający ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 w/w ustawy, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Rolnicy ryczałtowi zwolnieni są z obowiązku wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji nabycia i dostawy tak towarów jak i usług, dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego VAT, składania deklaracji VAT. Uprawnieni są ponadto do uzyskania zryczałtowanego zwrotu VAT z tytułu nabycia niektórych środków do produkcji rolniczej.

Czynny podatnik VAT, który nabywa produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia dla niego fakturę. Dokonuje tego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał trafia do rolnika ryczałtowego. Dokument taki winien posiadać określenie „Faktura VAT RR”. Szczegóły procedury wystawiania i jej elementów składowych uregulowane są w art. 116 ust .2-3 ustawy o VAT. Należy jednak podkreślić, że faktura VAT RR powinna być zaopatrzona w deklarację dostawcy płodów rolnych brzmiącą „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Procedura marży

Zgodnie z art. 120 ustawy o VAT jest ona stosowana w zakresie opodatkowania dostawy towarów używanych. Polega na tym, że podstawę opodatkowania stanowi nie cała kwota należna z tytułu sprzedaży lecz marża, która jest różnicą pomiędzy kwotą sprzedaży a kwotą nabycia, pomniejszoną o wielkość podatku. Sprzedawca nalicza i odprowadza VAT tylko od kwoty marży jaką naliczył. Procedura VAT marża stosowana jest również w przypadku opodatkowania usług turystyki, dostawy dzieł sztuki oraz przedmiotów kolekcjonerskich. Faktura stosowana w przypadku opodatkowania marży zawiera mniej danych niż zwykła faktura, bo jedynie określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-8 i 15-17 ustawy o VAT oraz odpowiednio określenia „procedura marży – towary używane”, „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży dzieła sztuki” , „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”. W stosunku do faktury tradycyjnej nie zawiera ona pozycji takich jak: cena jednostkowa, kwota upustów/obniżek ceny/rabatu, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości netto i kwoty podatku z podziałem na sprzedaż opodatkowaną poszczególnymi stawkami VAT i zwolnioną z niego.

Faktury podatników zwolnionych z VAT

Wyróżnić można dwa rodzaje podatników zwolnionych z VAT:

1. zwolnionych ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów (podmiotowo). Zgodnie z art. 113 ust.1 ustawy o VAT jest nim łączna wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie wyższa niż 200 000 zł ,
2. zwolnionych z VAT ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, na podstawie art. 43 ust. 1 tejże ustawy (przedmiotowo).

Podatnik prowadzący działalność zwolnioną z VAT nie ma zgodnie z art. 106b ust.2 ustawy o VAT obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej. Wyjątkiem jest sytuacja gdy nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ad. 1) Faktura od takiego podatnika zawierać powinna:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• personalia lub nazwy podatnika i nabywcy usług wraz z ich adresami,
• wskazanie przedmiotu transakcji,
• miarę i ilość dostarczonych towarów (zakres wykonanych usług),
• ich cenę jednostkową,
• kwotę należności ogółem.

Ad. 2) Faktura wystawiana przez takiego podatnika powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• nazwy podatnika i nabywcy wraz z ich adresami,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość i miarę towarów i usług,
• cenę jednostkową,
• ogólną kwotę należności,
• przepis na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

W kwestii wskazania podstawy prawnej zwolnienia z VAT zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur w stosunku do świadczenia usług zwolnionych z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT a więc m.in. ubezpieczeniowych czy udzielania kredytów faktura od podatnika je wykonującego nie musi zawierać podstawy prawnej zwolnienia.

Adam Okonkwo